Checklist functioneringsgesprek

Vooraf

1. Zorg voor actuele informatie
   Functieprofiel, gespreksverslagen en tussentijdse aantekeningen zijn belangrijk om goed beslagen ten ijs te komen. Is het functieprofiel nog volledig en actueel? Zijn er taken bijgekomen of vervallen? Wat is er terecht gekomen van de afspraken in het vorige functioneringsgesprek? Wat heeft u er zelf aan gedaan? U doet er goed aan een antwoord te geven op deze vragen voordat u met de medewerker het gesprek aangaat.
2. Neem de ziekteverzuimcijfers bij de hand
   Cijfers over ziekteverzuim zijn vaak veelzeggend. Meldt een medewerker zich geregeld een dagje ziek, dan is het goed om na te gaan of de oorzaak in het werk ligt.
   Langdurige afwezigheid als gevolg van een aanhoudende longontsteking heeft op zichzelf niets met het werk te maken maar kan er wel de oorzaak van zijn dat klussen zijn blijven liggen. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden. Weet wat u te doen staat en lees zonodig de Arbo-wet er nog eens op na.
3. Wees duidelijk en hanteer een agenda
   Geef de medewerker vooraf duidelijkheid over de gespreksonderwerpen van uw kant en nodig hem uit ook zelf onderwerpen aan te dragen. Maak gebruik van een gespreksformulier waarop u alle gesprekspunten vermeld.

Tijdens

1. Creëer een relaxte sfeer
   Steek niet onmiddellijk van wal maar neem even tijd om de medewerker op zijn gemak te stellen. Een kopje koffie of zomaar wat small talk doet wonderen. Vervolgens opent u het gesprek door het doel toe te lichten (bijpraten en afspraken maken over werkresultaten in de komende tijd) en spreekt u af hoelang het gesprek duurt.
2. Kom beide aan het woord
   Een functioneringsgesprek is pas geslaagd als beide gesprekspartners hun zegje kunnen doen. U kunt daar zelf het nodige aan doen.
3. Formuleer concrete actie-punten
   Gebruik het gespreksformulier om het gesprek te structureren. Behandel punt voor punt. Voordat u uw visie geeft, geeft u de medewerker het woord. Elk gesprekspunt sluit u af met concrete actie-punten. Formuleer de afspraken in meetbare termen.
4. Vat het gesprek samen
   Sluit het gesprek af met een samenvatting van de afspraken en actiepunten. Check of alle onderwerpen zijn behandeld en vraag de medewerker hoe hij het gesprek heeft ervaren. Trek de agenda’s voor een vervolgafspraak.

Achteraf

1. Leg alles vast in een verslag
   Leg de afspraken vast in een verslag. U kunt daarvoor het gespreksformulier gebruiken. Meestal maakt de leidinggevende het verslag maar u kunt het ook de medewerker laten doen. Zo kunt u toetsen of alle afspraken goed zijn overgekomen.
2. Voorkom dat het verslag verdwijnt in een la
   Als u het allebei eens bent met het verslag, wordt het ondertekend door u en de medewerker. Het originele exemplaar bewaart u in het personeelsdossier; een afschrift gaat naar de medewerker. Zorg ervoor dat de afspraken daarmee niet in de la verdwijnen: het gesprek heeft pas zin als het leidt tot concrete en tastbare resultaten.
3. Zoek de rode draad in de gesprekken
   Ga voor uzelf eens na of er een rode draad zit in de gesprekken die u met medewerkers voert. Komt bijvoorbeeld steeds naar voren dat mensen problemen ondervinden met klachtbehandeling, dan is een groepstraining wellicht een optie.

Bron:
Manageronline

Laat dit veld leeg

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Wat is je functie? *

Tandarts Mondhygiënist (Preventie)Assistent Overig

Controleer je inbox of spammap om je abonnement te bevestigen.