Feedback geven, hoe doet u dat?

Het wat en waarom
Feedback geven (terugkoppelen) is een van de instrumenten in de communicatie waar u als leidinggevende of opleider veelvuldig gebruik van kunt maken. Leidinggeven, begeleiden en coachen is direct of indirect richting geven aan het gedrag van werknemers. Doordat de opdrachtgever zegt wat hij/zij vindt van het gedrag van zijn/haar medewerker, kan deze laatste beter functioneren. Dit geldt natuurlijk ook andersom.

Waarom vinden we het zo moeilijk feedback te geven?
Over het algemeen zal iemand niet zo snel feedback vragen of aanvaarden. Hiervoor is een aantal redenen. Bijvoorbeeld:

• We zijn bang om te horen hoe anderen over ons denken.
• We zijn bang dat de relatie met degene op wie u kritiek/feedback geeft, verstoord wordt.
• U bent er niet zo zeker van of die ander te vertrouwen is.
• Wat zijn zijn/haar bedoelingen eigenlijk?
• Vaak ervaart u het als een bedreiging als er feedback gegeven wordt op u.
• Wij zijn bang onze onafhankelijkheid te verliezen.
• Wat hebben anderen eigenlijk met uw problemen te maken?
• Feedback die ‘ongunstig’ is, is moeilijker te accepteren dan feedback die ‘prettig’ is.

Bij feedback geven, zijn er de volgende richtlijnen:

1. Beschrijf het gedrag dat u heeft waargenomen.
Bijna altijd gaat het om iets dat u gezien of gehoord heeft. Doe dit concreet, duidelijk en feitelijk, zeg niet wat u erbij gefantaseerd heeft, maar alleen wat u heeft waargenomen.

Gebruik geen woorden als ‘altijd’ of ’telkens’ maar benoem de zaken concreet: “Gisteren zag ik jou om 11 uur binnenstappen” in plaats van “Je komt altijd te laat.”
Doe het in de ik-vorm. “Ik hoorde je vanmorgen tegen Pieter praten over mij”, in plaats van “Jij roddelt.” ‘Jij’ komt altijd aanvallend over.

2. Vertel vervolgens wat het effect van dat gedrag op u was.
“Gisteren zag ik jou om elf uur binnenstappen. Dat vond ik heel erg vervelend, want we hadden om tien uur afgesproken en moesten om half twaalf bij die klant zijn. We waren onvoorbereid én te laat en dat vind ik niet professioneel.”
Of:
“Ik hoorde je vanmorgen tegen Pieter praten over mij. Dat vond ik hartstikke rot! Als je ergens niet tevreden over bent, wil ik graag dat je het rechtstreeks tegen mij zegt.”

3. Tot slot geeft u de ander de kans om hierop te reageren.
Hij kan uitleg vragen als hij uw feedback niet begrijpt of uitleg geven over zijn gedrag. “Gisteren zag ik jou om elf uur binnenstappen. Dat vond ik heel erg vervelend, want we hadden om tien uur afgesproken en moesten om half twaalf bij die klant zijn. We waren onvoorbereid én te laat en dat vind ik niet professioneel. Wat vind jij daarvan?”
Of: “Ik hoorde je vanmorgen tegen Pieter praten over mij. Dat vond ik hartstikke rot! Als je ergens niet tevreden over bent, wil ik graag dat je het rechtstreeks tegen mij zegt. Hoe denk jij daarover?”

Deze drie stappen zijn makkelijk te onthouden met het simpele rijtje: Ik, Ik, Jij
Ik zie/hoor…
Ik vind/voel…
Wat vind jij daarvan?

Algemene tips

 

• Geef ondersteunende feedback als u positief gedrag wilt benoemen, geef corrigerende feedback als u iemand wilt corrigeren.
• Geef alleen feedback op veranderbaar gedrag. Iemand koopt er bijvoorbeeld niets voor als u hem vertelt dat je het heel irritant vindt dat hij dyslectisch is. Ook al is het waar, het zal de sfeer niet verbeteren!
• Geef feedback kort na het gebeurde. Hoe langer geleden, hoe kleiner de kans dat de ander nog weet waar u het over heeft. Maar kies het tijdstip wel goed uit: geef geen feedback in een vergadering of als u verhit bent of in de wandelgang bijvoorbeeld.
• Stel u open en kwetsbaar op, luister goed en wees eerlijk. Toon respect voor elkaar.

Bronnen:
Kennisdelen
Lancelots
Carrieretijger

Door: Lieneke Steverink-Jorna