Goede praktijkorganisatie zorgt voor minder stress en meer omzet

Praktijkorganisatie, wat houdt het in en wanneer is een praktijk goed georganiseerd? Bij veel praktijken is de organisatie nog niet optimaal en heerst er angst voor een onaangekondigd bezoek van de inspectie. Astrid Elzink-Tennekes bezoekt tandartsenpraktijken door het hele land en biedt een helpende hand bij de organisatie van de praktijk. Een verslag van haar lezing tijdens De Nationale Kennisdag voor assistenten.

Slechte praktijkorganisatie
Slechte praktijkorganisatie kost veel geld. Een goede organisatie is direct zichtbaar: De balie is netjes, geen rondslingerende gele briefjes. De wachtkamer is fris en opgeruimd, er liggen geen oude tijdschriften en het toilet is schoon. Heel belangrijk zijn de ontvangst en de serviceverlening. Door de crisis komen sommige patiënten minder vaak loopt de omzet terug en er zijn geen wachtlijsten meer. Gastvrijheid kan het verschil maken.

Als de praktijk niet goed georganiseerd is, wordt er in het team onderling vaak steeds minder gecommuniceerd, waardoor het teamgevoel soms ver te zoeken is. Respect en waardering voor elkaar mogen niet uit het oog verloren worden. Ze zorgen voor een prettig werkklimaat wat een positief effect heeft op de uitstraling van de praktijk naar de patiënt.

Om eens door de ogen van de patiënt te kunnen kijken, is het goed om een enquête af te nemen. Zo ontstaat er inzicht in de mening van patiënten over de verleende tandheelkundige zorg, maar ook over bijvoorbeeld de wachtkamer, balie en de ontvangst.

Wie neemt de praktijkorganisatie op zich?
Een organiserende rol kan weggelegd zijn voor de tandarts, mits deze er de mogelijkheid voor heeft én het leuk vindt om te doen. Ook kan er een praktijkmanager – intern of extern – worden aangesteld, die een coördinerende taak op zich neemt. Een dergelijke aanstelling kan soms leiden tot onrust en onzekerheid binnen het team. Goed overleg is noodzakelijk om dit te voorkomen.

Eigenschappen van een praktijkmanager
Een praktijkmanager is flexibel, heeft leidinggevende kwaliteiten en beschikt over het nodige organisatietalent.

Wat moet er georganiseerd worden?

• Planning afsprakenboek
  Een goede planner zorgt voor omzet. Onderzocht kan worden of de ene tandarts langer nodig heeft voor eenzelfde behandeling dan de andere, en of hierop winst te behalen is. Dit mag echter nooit ten koste gaan van de patiënt of de zorgverlening. Gouden regel bij de planning: er mag nooit een stoel leeg (zonder patiënt) zijn.
• Personeel
  Van personeelsdossiers tot inentingen, alles moet worden vastgelegd.
• Administratie
• Inkoop
  Er kan efficiënter worden ingekocht, indien hiervoor één persoon wordt aangesteld en er onderling overleg plaatsvindt. Hierbij geldt : hand op de knip en letten op extra kortingen en aanbiedingen.
• Hygiëne
  Er gelden richtlijnen (link naar de wiprichtlijnen hierachter) die nauw gehanteerd moeten worden en het is belangrijk om het overzicht te bewaren.
• Onderhoud apparatuur
  Het aanleggen van lijsten waarop wordt aangetekend wie wat doet, waar en wanneer, is erg nuttig. Afspraken kunnen meteen in de agenda verwerkt worden.
• Scholing
  Het niveau van assistentes wordt steeds hoger. Patiënten moeten ervan op de hoogte worden gesteld dat bepaalde taken worden overgenomen door assistentes, bijvoorbeeld door een bord op te hangen in de praktijk. Ook moeten mappen met certificaten en diploma’s worden aangelegd.
• Juridische zaken
  Patiënten worden steeds mondiger. Daarom is het van belang dat alles goed gearchiveerd wordt, bijvoorbeeld in de vorm van patiënten- en personeelsdossiers.
• Protocollen
  Hiermee kan een praktijk bij uitstek aantonen dat er een goede organisatie wordt gevoerd. Bekijk een video over het opzetten van protocollen

Kortom: een goede praktijkorganisatie betekent minder stress en meer omzet. Zie het als een uitdaging.

Verslag door Vera Markus voor dental INFO van de lezing EHPO; Eerste Hulp bij Praktijk Organisatie door Astrid Elzink-Tennekes op de Nationale Kennisdag.

Astrid Elzink-Tennekes is van 1973 tot 1988 werkzaam geweest als tandartsassistente. In 1986 organiseerde zij de allereerste Standbydag en richtte zij tevens het bedrijf Four Handed op. Zij was in 1988 medeoprichter van het blad Standby voor tandartsassistenten en zette tevens de eerste cursussen voor deze doelgroep op. Van 1988 tot 1996 is ze werkzaam geweest als lesassistente bij de opleiding tandartsassistente ROC te Apeldoorn. Hiernaast is ze ook nog voorlichtingsmedewerker geweest bij de ‘Sterke Tandenbus’ en dental representative bij Gaba. In 2000 richtte zij Tenel Trainingen en Congressen op en geeft sindsdien vele trainingen en cursussen. In 2009 is Astrid een samenwerking aangegaan met Henry Schein Dental. Dit bedrijf heet Dental Best Practice.