Hoe krijgt u een goed zelfsturend team?

Veel praktijkhouders beweren dat zij zelfsturend personeel hebben. Dit betekent echter niet altijd dat het personeel goed samenwerkt of een effectief team vormt. Vijf stappen om een goed zelfsturend team te krijgen.

Waarom willen praktijkhouders (onbewust) een zelfsturend team?
Als je de meeste praktijkhouders vraagt wat zij qua praktijkorganisatie het liefst willen, zullen zij vaak zeggen dat ze geen gedoe met het personeel willen. Het liefst beschikken zij over personeel dat alle problemen zelf oplost en zelf beslissingen neemt. Kortom, zij hebben behoefte aan zelfsturend personeel.

Hoe zelfsturing niet bereikt zou moeten worden
De praktijkhouders die hun personeelsleden tot een zelfsturend team willen omvormen, passen vaak het geven en nemen principe toe. Helaas doen de meeste praktijkhouders dit onbewust verkeerd door het personeel hun zin te geven om daar geen gedoe voor terug te krijgen.

Informele hiërarchie
Ook is er een groot aantal praktijkhouders dat informele hiërarchie onder de assistenten toestaat. Dit staan zij toe zodat zij zo min mogelijk tijd hoeven te besteden aan het uitvoeren van organisatorische taken. Het nadeel hiervan is dat een aantal personeelsleden bepalend wordt voor de cultuur en het personeelsbeleid binnen de praktijk. Dit resulteert veelal in een ongelijke verdeling van taken en privileges onder het personeel. De kans hierop is het grootst als de personeelsleden met een hoge hiërarchische status deze hebben verkregen op basis van hun senioriteit in plaats van hun competenties of algehele inzet.

Hoe zelfsturing wel bereikt kan worden
Zelfsturing betekent niet dat er geen hiërarchie mag bestaan. Hiërarchie onder het personeel is zelfs een voorwaarde om een team zelfsturend te maken. Deze hiërarchie moet echter wel formeel, transparant en daadkrachtig worden geïmplementeerd.
Om een team zelfsturend te maken dienen de onderstaande stappen chronologisch uitgevoerd te worden.

Stap 1: Informeren
De eerste stap die een praktijkhouder dient te nemen is het informeren van alle personeelsleden over zijn plannen om een team zelfsturend te creëren. Het doel hiervan is om de personeelsleden gelijktijdig te betrekken in de komende veranderingen zodat er zo min mogelijk verwarring ontstaat.

Stap 2: Competenties bepalen
De tweede stap voor de praktijkhouder is het bepalen van de competenties van zijn/haar personeelsleden. Dit kan gemakkelijk gerealiseerd worden met onder andere een 360 graden feedback instrument of assessments uitgevoerd door externen.

Stap 3: Selecteren personeelsleden
Nadat activiteit 2 is doorlopen dient de praktijkhouder een selectie te maken van de personeelsleden die hij bepaalde verantwoordelijkheden zou willen toebedelen. De selectie dient gebaseerd te zijn op de competenties van de individuele personeelsleden en op basis van hun algehele inzet binnen de praktijk. Als voorwaarde hierbij geldt dat de praktijkhouder het vermogen bezit om in te kunnen schatten of zijn personeelsleden competent genoeg zijn om bepaalde verantwoordelijkheden te dragen.

Stap 4: Opleiden
Wanneer de praktijkhouder een personeelsselectie heeft gemaakt van de personeelsleden die hij bepaalde taken wilt toebedelen, zal hij ervoor moeten kiezen om de personeelsleden wel of niet op te leiden.
Indien de praktijkhouder constateert dat de geselecteerde personeelsleden na het volgen van een opleiding niet competent (genoeg) zijn om een zelfsturend team te vormen, dient hij af te zien van zijn plannen om een zelfsturend team te creëren.

Stap 5: Steunen
Wanneer de praktijkhouder de bovenstaande activiteiten heeft doorlopen, rest hem alleen nog maar de taak om zijn personeelsleden de ruimte te geven om te groeien.