Hoezo afspraak?

Afspraak is afspraak. Dat geldt misschien voor u en u zou willen dat het voor anderen ook zo was. Maar regelmatig wordt u er mee geconfronteerd dat er mensen zijn die zich niet aan afspraken houden. U zal dan geneigd zijn ze dat even flink in te peperen maar dat is niet verstandig. U kunt ze beter met fluwelen handschoenen aanpakken.

Techniek
Als iemand niet heeft gedaan of geleverd wat was afgesproken, refereer dan niet aan de af-spraak en ga de ander er ook niet mee confronteren dat deze in gebreke is gebleven. Laat die persoon zelf de conclusie trekken. Doe alsof er geen afspraak was gemaakt en vraag nog een keer vriendelijk om het gewenste. Doe dat zelfs meerdere keren als het nodig mocht zijn.

Overigens, als u weet dat u te maken heeft met iemand die slordig omgaat met afspraken dan is het zaak die kennis goed te gebruiken en niet af te wachten dat het weer misgaat om daarna te komen met een confrontatie. Probeer die persoon tijdig bij te sturen door er tussentijds nog eens om te vragen. Maar doe ook dat zonder de afspraak te noemen.

Emoties
Het zijn van die zachte manieren die simpel lijken maar in de praktijk lang niet altijd even makkelijk uit te voeren zijn. Want het gaat tegen je gevoel in. Je raakt geïrriteerd als iemand zijn afspraken niet nakomt en je wordt echt boos als je daardoor ernstig gehinderd of benadeeld wordt. Allemaal emoties waar u graag uiting aan zou willen geven.

Wraak is te sterk uitgedrukt maar het zou toch wel prettig zijn de ander op een of andere manier te laten voelen wat hij aanricht. Het mooiste zou zijn deze persoon te dwingen zich aan de afspraken te houden maar helaas is dat meestal erg moeilijk. De wettelijke macht er bij halen kost doorgaans veel meer dan het oplevert.

Er zijn mildere vormen van dwang zoals het dreigen met een disciplinaire maatregel of het onthouden van beloningen maar dat kan alleen bij een lager geplaatste werknemer. Bij uw chef gaat het niet en bij een goede klant is het heel onverstandig. Wat dan overblijft is het uitspreken van een morele veroordeling. De ander de les lezen; deze op de een of andere manier laten weten dat het “geen stijl is” wat hij doet.

Effecten
Het zijn allemaal negatieve reacties die zelden het gewenste effect opleveren. Ze lokken defensieve reacties en verzet uit. Bovendien geven ze een negatieve sfeer die ook niet erg bevorderlijk is voor welwillendheid van de ander. De neiging afspraken niet na te komen zal dan eerder groter worden dan kleiner. Het is beter iedere vorm van dreigen of preken te vermijden.

Vriendelijk blijven vragen maakt de kans op resultaat groter. Maar daarmee heeft u nog geen garantie dat de ander in reactie op uw vraag de afspraak wel zal nakomen. Het is zelfs zeker dat dit niet gebeurt als de ander het niet wil of niet kan. Want een tactische wijze van communiceren verandert doorgaans niets aan onwil en onvermogen.

Motieven
Maar het herhalen van de vraag helpt wel deze problemen boven tafel te krijgen. Het kan voorkomen dat iemand steeds maar niet doet wat is afgesproken omdat deze persoon het niet met u eens is. U zou waarschijnlijk liever hebben dat dit meteen gezegd was maar het gebeurt nogal eens dat iemand dat niet doet om een conflict te vermijden.

De animo om over de onwil te praten zal er niet groter op worden zolang er een strijd gaande is over het niet nakomen van de afspraken. Dat wat is afgesproken staat dan niet meer ter discussie terwijl er waarschijnlijk zeer tegen de zin van de ander mee was ingestemd. Door uw wensen opnieuw te formuleren opent u als het ware opnieuw de onderhandelingen.

Dat is ook nodig bij mensen die niet in staat zijn te doen wat is afgesproken maar die dat niet durfden te bekennen. Die geen andere oplossing wisten dan het er op aan laten komen zodat afspraken maar steeds niet werden nagekomen. Ook voor het oplossen van dat probleem zult u de ander meer ruimte moeten geven dan dat “afspraak is afspraak” biedt.

Bron:
Managersonline.nl

Over de auteur: Lester Hoekstra is zelfstandig gevestigd als Hoekstra Psychologisch Advies. Hij geeft communicatieadviezen en coacht leidinggevenden. Daarbij maakt hij gebruik van zijn zeer uitgebreide ervaring als psychotherapeut.