behandelkamer

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

Tandarts-praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen van tandarts-praktijkhouder An Nguyen over het delegeren van het praktijkmanagement.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouder wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder An Nguyen over het delegeren van het praktijkmanagement. Met zijn persoonlijke verhaal maakt hij duidelijk, dat de rollen van zorgverlener en praktijkhouder heel goed samen kunnen gaan. En vooral ook hoe dit aan te pakken.

Persoonlijke gegevens

Praktijk:           Ardent Tandheelkunde in Hardenberg

Opzet:              Zelfstandig praktijkhouder

Omvang:          Praktijk met 4 behandelkamers

Team:              3 tandartsen, 2 mondhygiënisten, 5 (preventie) assistenten, 1 praktijkmanager

Aanleiding

In het afgelopen half jaar is An Nguyen erachter gekomen, dat zijn werk als tandarts te veel van zijn tijd en energie kostte. Daarbij heeft hij nog andere ambities buiten de tandheelkunde, welke hij ook graag wilt realiseren. Echter, het hebben van een eigen praktijk heeft voor hem heel lang betekent dat hij er ook altijd moet zijn. Zowel letterlijk – door fulltime te werken als tandarts – als ook figuurlijk. Recentelijk ervaart hij echter, dat de praktijk net zo goed kan lopen ook als je minder aanwezig bent.

Meer is niet altijd beter

An Nguyen heeft zijn praktijk Ardent opgericht in oktober 2012 anderhalf jaar na zijn afstuderen. De eerste twee jaar stonden in het teken van het ontdekken van zijn management stijl, zijn ontwikkeling als clinicus en het ontdekken van de ondernemerswereld.

Onlangs is hij van 4,5 dagen aan de stoel teruggegaan naar 4 halve dagen klinisch werk. Dit is niet geheel een vrije keuze geweest. In de afgelopen 7 jaar heeft hij zijn praktijk elk jaar weten te laten groeien in resultaat en in kapitaal. Jaarlijks heeft hij een plan opgesteld voor verdere groei. Hij was zodoende – naast zijn werk aan de stoel – ook druk bezig met de strategische planning en uitvoering. Daarnaast heeft hij buiten praktijkuren nog twee ondernemingen opgericht en onder andere een carrière als internationaal spreker opgebouwd. Zijn overtuiging was, dat meer ook altijd beter is.

Onlangs werd hij echter geconfronteerd met zijn eigen grenzen. Door zijn persoonlijke ambitie in combinatie met zijn keuze om de afgelopen jaren alles op te geven voor zakelijk succes. Nu heeft hij zich gerealiseerd en ervaren, dat het negeren van fysieke en mentale signalen uiteindelijk bij jezelf ‘terugkomen’. Zo ook bij hem, toen hij de ‘man met de hamer’ tegenkwam.

Inmiddels heeft An ervoor gekozen zijn fysieke en mentale gezondheid op de eerste plaats te zetten. Om zichzelf een leven te gunnen waarbij fysieke pijn niet ‘normaal’ is. Waarbij hij nu voor zichzelf kan kiezen door ook minder te werken.

Voorkom micro-management

Als 28-jarige startende praktijkhouder was zijn overtuiging, dat het succesvol runnen van een praktijk gelijk staat aan het weten van alles in en rondom de praktijk. Hierdoor was An vooral bezig met micro-management. Van de interne processen, het personeel, de administratie en alle andere aspecten die te maken hebben met het hebben van een eigen onderneming. En daarnaast was hij uiteraard ook 4,5 dagen per week als tandarts actief aan de stoel. En bovenop de normale druk als tandarts en praktijkhouder ervaarde hij vanaf het begin ook een enorme financiële druk voor het aflossen van zijn financiering.

 

“If you are the best at everything, you will do everything.”

 

Belemmerende overtuiging

Het dagelijks nemen van de juiste beslissingen was voor An een vereiste om de beginnende onderneming overeind te houden en te laten doorgroeien. Dit resulteerde erin, dat alle beslissingen ook via hem moesten lopen zodat hij controle hield over de processen en over de dagelijkse logistiek. Alles werd top-down geregeld.

Achteraf concludeert An echter, dat zijn overtuiging – dat hij de enige persoon zou zijn die de juiste beslissingen kon nemen voor het belang van de praktijk – hem erg heeft belemmerd. In die tijd zorgde deze overtuiging er namelijk voor dat ‘loslaten en delegeren’ voor hem geen optie was.

Business operator vs. Business owner

Tijdens een seminar van Tony Robbins werd hem pijnlijk duidelijk, dat het systeem dat hij had opgezet ervoor had gezorgd dat de praktijk ook om hem draaide. In zijn eigen praktijk was hij vooral de ‘business operator’ in plaats van de ‘business owner’. Dit onderscheid heeft An aan het denken gezet over zijn overtuiging dat hij de enige persoon zou zijn die de juiste beslissingen kon nemen. En nadat hij deze overtuiging heeft losgelaten, is hij aan de slag gegaan met het creëren van een duidelijke structuur en workflow binnen de praktijk en wel zodanig dat hij zelf afwezig kan zijn.

Concrete veranderingen

In de periode erna is An hard aan het werk gegaan zijn praktijkorganisatie en team te veranderen. Concreet heeft hij de volgende veranderingen doorgevoerd:

  • Werk aan een goed team
    Om vooral ‘business owner’ te kunnen zijn, is het samenstellen van een goed team heel belangrijk. Een goed team betekent voor An dat de sterktes van iedere medewerker daadwerkelijk worden benut. Door de juiste mensen te zoeken en te ‘empoweren’ in hun rol. En onderling vertrouwen op te bouwen door ze verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid te geven over hun beslissingen.
  • Stel een praktijkmanager aan
    Voor An was het wenselijk een manager aan te stellen, die hij zodanig kon vertrouwen voor de dagelijkse uitvoering. De praktijkmanager heeft daarbij een duidelijk takenpakket gekregen inclusief beslissingsbevoegdheid, zodat An daadwerkelijk afwezig kan zijn. Uitgangspunt daarbij is dat de praktijkmanager volledig bekend is met An’s kernwaarden en bijbehorend kernwaardengedrag.
  • ‘Hands-off’ beleid
    “If you are the best at everything, you will do everything.” Dit heeft An doen inzien om zijn persoonlijke beleid te veranderen. Van ‘hands-on’ is hij nu veel meer ‘hands-off’. Doordat hij er nu van overtuigd is, dat hij alle beslissingen niet zelf moet nemen is het ook niet meer nodig om zelf alles te weten.
  • Neem de tijd
    De acceptatie door het team van de nieuwe praktijkmanager heeft tijd nodig. Men moest wennen aan het feit, dat de dagelijkse leiding niet meer bij An lag. Het ontstane vacuüm – zoals An dit verwoordt – heeft zich na ruim een jaar vanzelf weer ‘opgevuld’. En wel zodanig, dat An aangeeft de doorgevoerde veranderingen nooit meer terug te willen draaien.
  • Alles kan worden opgelost
    Door de jaren heen heeft An ervaren en het vertrouwen opgebouwd, dat alle situaties kunnen worden opgelost. Zo ook de praktijkmanagement issues. Volgens hem is ook hier het Pareto-effect van toepassing, doordat 80% van de beslissingen kan worden opgelost door zijn medewerkers. De overige 20% is voor An om in samenwerking met zijn praktijkmanager op te lossen. Dit zorgt ervoor, dat het hem steeds beter lukt de praktijk en bijbehorende verantwoordelijkheden los te laten. Wat ook de stress wegneemt.
  • Kom met oplossingen, niet met problemen
    An heeft het hele team geïnstrueerd om verantwoordelijkheid te nemen en mee te denken. Dit komt concreet erop neer, dat problemen niet meer bij hem ‘over de schutting’ mogen worden gegooid. Hij stimuleert zijn medewerkers eerst zelf na te denken en vervolgens vooral met oplossingen te komen.

 Wat levert het op?

Bovenstaande veranderingen hebben An meer rust in zijn hoofd gegeven. Maar naast mentale rust heeft het hem ook fysieke rust opgeleverd door de gereduceerde stress en werkdruk. Doordat hij zich minder met het praktijkmanagement hoeft bezig te houden, kan hij zich beter richten op zijn patiënten en de behandelingen. Daarnaast levert het hem ook meer tijd en energie op om vooral met de strategie van de praktijk bezig te zijn, waardoor het ondernemerschap ook leuker is geworden.

Tips van An

Terugkijkend op de afgelopen jaren geeft An aan veel zaken nu anders aan te pakken. Zo heeft hij ook enkele duidelijke tips voor collega’s die dezelfde problemen ervaren of dit willen voorkomen.

  1. Bepaal vooraf je eigen motivatie
    Als je overweegt om meer te delegeren en los te laten, dan geeft An als advies om jezelf allereerst af te vragen waarom je dit zou willen. Gaat het erom dat je geen zin meer hebt in management? Wil je af van personeelszaken? Of wil je je meer concentreren op andere zaken buiten de tandheelkunde? Het antwoord hierop schept een duidelijke verwachting naar jezelf.
  2. Durf afscheid te nemen
    Het team is allesbepalend voor de mate van succes voor je onderneming en je persoonlijke leven. Terugkijkend zou An veel eerder afscheid hebben genomen van medewerkers, die niet in het team pasten.
  3. Niet zelf het wiel uitvinden
    Met de wetenschap van nu zou An direct een praktijkmanager aannemen om alle processen vanaf het begin goed in te richten. Zelf heeft hij daarentegen eerst zelf het wiel willen uitvinden. Inmiddels is hij echter van mening, dat er ook anderen zijn die veel betere ‘wielen’ al paraat hebben. Waarom hier dan niet je voordeel mee doen?
  4. Vertrouw je medewerkers
    Zoek de juiste mensen en geef ze vertrouwen. Daarbij is het volgens An heel belangrijk om jouw persoonlijke waarden goed kenbaar te maken in plaats van afgebakende regels op te leggen. Vervolgens is het een kwestie van geloof en vertrouwen leggen in het team. Door vooral ook de gedachte los te laten, dat niet iedereen erop uit is om misbruik te maken van jou of de situatie. Dat niet iedereen uit is op persoonlijk gewin en er echt mensen bestaan die het beste met jou en jouw praktijk voor hebben. Op die manier ontstaat er een zelfsturend en ondersteunend team.

 

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag.

Lees ook:
Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

/door Lees meer over: Management, Ondernemen

Tandarts, durf hulp te vragen bij het managen van je praktijk

Als je als tandarts een eigen praktijk begint, wil dat niet zeggen dat je ook gelijk een goede ondernemer bent. Aan de stoel werken is iets anders dan een praktijk managen. Hoe ontwikkel je ondernemerschap? We spraken hierover met Mariëtte Ham, businesscoach en auteur van het boek ‘Word wakker tandarts, het is een bedrijf!’

Kun je jezelf voorstellen?

“Ik ben businesscoach voor de ondernemende tandarts en mede-eigenaar van Ordentall. Dat is een kliniek voor parodontologie, implantologie, endodontologie en restauratieve tandheelkunde. Mijn man en ik zijn deze kliniek in 1989 gestart. Ik stuur hier in de kliniek zaken aan en daarnaast help ik andere tandartsen. Ik geef trainingen en coach tandartsen.
Wat ik beschrijf in mijn boek is de reis die ik tot zover heb gemaakt als niet-tandarts in tandheelkundeland.”

Wat is je achtergrond?

“Ik kom uit de kapperswereld. Daar heb ik veel ervaring opgedaan met verandertrajecten. Daarna heb ik veel businesstrainingen in het buitenland gedaan op het gebied van coachen en counselen. Het trainen en opleiden van mensen heb ik in de loop der jaren verder ontwikkeld.
Ik heb inmiddels dertig jaar ervaring in de tandheelkunde. We zijn gestart met twee praktijken en daar was het gelijk heel druk. Ik had een andere baan en had het daar naar mijn zin. Maar mijn man stond aan de stoel en er moest een soort cashflow gegenereerd worden. Je moet dan allerlei systemen opzetten en zorgen dat de boel draaiende blijft. Toen heb ik mijn baan opgezegd en ben ik de rol van manager in de praktijken gaan vervullen. Na vijf jaar hebben we de ene praktijk verkocht en zijn we doorgegaan met de kliniek. Toen hadden we vijf behandelkamers, nu vijftien met meer dan veertig medewerkers.”

Waar gaat je boek over?

“In mijn boek heb ik mijn dertig jaar ervaring opgeschreven. Het gaat om het hele traject van startende ondernemer, dat je niet weet waaraan je begint, naar nu. Wat je tegenkomt met je team bijvoorbeeld en het vallen en opstaan als je systemen implementeert. Ik gebruik veel eigen voorbeelden in het boek, maar reik ook tools aan die tandartsen kunnen gebruiken.
Ik belicht in het boek een aantal aspecten die een tandarts tegenkomt, bijvoorbeeld zijn rol in het team. Is hij de zwakste of de sterkste schakel? Een tandarts heeft er meestal voor gekozen om patiënten te behandelen. Als hij groter wil worden, dan komt het ondernemerschap om de hoek kijken. Dan moet je allerlei dingen doen en weten waarvoor je als tandarts niet wordt opgeleid.”

Kun je daar voorbeelden van noemen?

“Ik belicht in het boek bijvoorbeeld de werkomgeving. Is die werkomgeving inspirerend voor de medewerkers? Wil je dat je medewerkers zich ontwikkelen? Of is het een werkomgeving waar alleen maar gewerkt wordt? Is het team zelfsturend of een ongeleid projectiel? Is de visie van de organisatie duidelijk voor het team? En hoe zorg je ervoor dat een patiënt reclame voor je maakt? Als elke patiënt ervoor zorgt dat je er vier nieuwe patiënten bij krijgt, dan kun je je praktijk verder uitbreiden. En is er een leven buiten de praktijk? Zorg ervoor dat je je werk niet mee naar huis neemt en thuis niet mee naar je werk. Door de verschillende rollen die je vervult gescheiden te houden, kun je werk en privé in balans houden.”

Is je boek vooral bedoeld voor tandartsen die net beginnen of voor tandartsen die voelen dat ze vastlopen?

“Eigenlijk is het boek voor alle tandartsen. Ik wil inspireren en tandartsen uitnodigen om stappen te zetten naar een praktijk waar het mogelijk is om meer omzet te genereren, autonomie te bewaren en vrijheid te creëren. Dat wil niet zeggen dat je niet meer hoeft te werken. Waar het om gaat is: hoe ga je met je team om en hoe zorg je ervoor dat je medewerkers ook bepaalde verantwoordelijkheden krijgen. Je moet kaders kunnen stellen. En je moet ook naar jezelf kijken, hoe jij zelf werkt in de organisatie. Welke energie straal je uit en welk effect heeft dat op je mensen? Daar ben ik ook als businesscoach mee bezig.”

Wat is er voor een tandarts anders dan voor een andere ondernemer?

“Een andere ondernemer heeft er meestal voor gekozen om te ondernemen en ziet overal kansen in de markt. De tandarts heeft er voor gekozen om mensen te helpen om hun mond gezond te krijgen. Vaak is ondernemen dan bijzaak. Een tandarts weet niet altijd wat ondernemen precies inhoudt. Als je echt een ondernemer bent, dan is dat je passie, dan wil je ook dingen opzetten en uitproberen en neem je risico’s.
De jongere generatie tandartsen gaat er al heel anders mee om. Als een jonge tandarts nu een praktijk opzet, dan doet hij onder andere marktonderzoek.”

Welke problemen kom je in de praktijk vaak tegen bij tandartsen?

“Dat een tandarts vaak zijn eigen obstakel is! Hij wordt nogal eens geleid door de omstandigheden en maakt niet de keuze wat hij nu echt wil. Mijn ervaring is dat een team vaak geen koers heeft, omdat de missie en visie niet helder zijn. Er is dan weinig of geen structuur in alle lagen van de organisatie. Er moet heel veel gebeuren in een organisatie om er voor te zorgen dat alles in een flow loopt. Als er bijvoorbeeld niet op de goede manier gecommuniceerd wordt, ontstaat er onrust in het team.
Wat ik ook ervaren heb, is dat tandartsen de neiging hebben om achterover te leunen en te wachten totdat de storm voorbij is. Een bedrijf heeft ook een levenscyclus. Daar moet je als ondernemer rekening mee houden. Als je begint met een bedrijf, dan gebeurt er heel veel, je moet zorgen dat je cashflow krijgt. Op een gegeven moment krijg je meer mensen en dan moet je management opgezet worden. Er moeten andere mensen ingeschakeld worden die jou gaan helpen, zodat je bedrijf kan groeien op allerlei vlakken. Dat kan binnen het team zijn, maar dat kan ook extern zijn.”

Heb je tips voor praktijkeigenaren?

“De belangrijkste tip is: durf hulp te vragen. Tandartsen vragen liever geen hulp. Ze zoeken naar de meest simpele oplossing en die is er niet. Als een tandarts bij mij aanklopt, is hij vaak al over zijn eigen grens gegaan.
Nog een tip: denk in oplossingen, er is meer mogelijk dan je denkt. Als je bijvoorbeeld het regelwerk niet wilt doen, dan moet je iemand aannemen die dat wel goed kan. Het slurpt energie als je steeds dingen moet doen die je niet liggen. Je moet heel goed bedenken welke werkzaamheden je graag wilt doen en hoe je daar invulling aan gaat geven. Er zijn bijvoorbeeld tandartsen die zich graag in een bepaalde richting willen ontwikkelen, maar zich tegen laten houden omdat het zo druk is in de praktijk. Als jij heel graag kroon- en brugwerk doet, plan dit dan een aantal keer in de week in en laat via je website of social media weten dat dit je specialisme is. Neem dan bijvoorbeeld iemand aan die de controles kan doen.”

Interview door Yvette in ’t Velt met Mariëtte Ham, businesscoach en auteur van het boek ‘Word wakker tandarts, het is een bedrijf! Je praktijk als onderdeel van je ideale leven’.

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Opinie, Thema A-Z
Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

Tandarts-praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Vincent Guicherit over het onderscheidend positioneren van de praktijk.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouders wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Vincent Guicherit uitgeschreven over het onderscheidend positioneren van de praktijk.

Persoonlijke gegevens

Naam:              Vincent Guicherit

Praktijk:           Idente Mondzorg in Gorinchem

Opzet:              Enig praktijkhouder

Situatie:           Praktijk met 3 behandelkamers

Aanleiding

Vincent Guicherit besteedt veel aandacht aan het maken van video’s. Onder andere voor zijn patiënten na het intakegesprek, maar ook voor zijn praktijkwebsite ter promotie van zijn zorgverlening. Op die manier onderscheidt tandarts Guicherit zich duidelijk van andere tandartsen en praktijken. Een mooie aanleiding om hem te vragen naar zijn beweegredenen, ervaringen en tips.

Creëer een mening

Als startpunt voor het onderscheidend positioneren van jezelf als zorgverlener of jouw praktijk, vindt tandarts Guicherit het heel belangrijk om als tandarts een eigen mening te hebben. Hij verwoordt dit als volgt:

“Als je je onderscheidend wilt positioneren, dan moet je een mening hebben. Over de mondzorg en over hoe dingen beter kunnen. En moet je niet bang zijn ook je mening te laten blijken. Heb je geen mening, zorg dan dat je er één hebt.”

Het hebben – of creëren – van een eigen mening is wat hem betreft dus een must voor het onderscheidend positioneren van je praktijk. “Wil je geen mening hebben, vergeet dan het onderscheidend positioneren.”

Keuzevrijheid patiënt

Tandarts Guicherit benadrukt vervolgens, dat patiënten keuzevrijheid hebben. Deze keuze is volgens hem echter beperkt, doordat hij van mening is dat de gemiddelde, moderne tandartspraktijken allemaal op elkaar lijken. Zo zegt hij: “De marketing van deze praktijken is vooral gebaseerd op verleiding via de praktijkwebsite, wat terugkomt in foto’s van lachend personeel, mooie wachtkamers, gratis parkeren en een centrale ligging. Aanvullend doen sommige praktijken veel aan het verwerven van goede recensies en dat is het wel zo’n beetje.”

Kortom, er wordt veel gecommuniceerd vanuit praktijken over de uitstraling en etalage-informatie en er wordt maar weinig inhoudelijk gecommuniceerd over de zorgverlening. Met deze constatering is tandarts Guicherit van mening, dat patiënten maar weinig – en niet de juiste – ‘tools’ hebben om een goede keuze te kunnen maken voor hun zorgverlener.

Vandaar dat hij ervoor heeft gekozen op zijn praktijkwebsite – zie ook: – veel informatie te plaatsen over waar patiënten op moeten letten bij de keuze voor een tandarts. Dit uiteraard ook met als doel patiënten inhoudelijk beter te informeren over zijn zorgverlening, zodat zij wel de ‘tools’ in handen krijgen voor zichzelf een juiste keuze van zorgverlener te kunnen maken.

Nadelen

Door zich heel duidelijk te positioneren en uit te gaan van wie hij is, krijgt tandarts Guicherit vooral de patiënten die daarbij passen. Wat dus het resultaat is van het maximaal informeren van patiënten. Het verkondigen van je mening via uitgesproken teksten en video’s heeft echter ook nadelen, namelijk alle nadelen die je kunt ondervinden zodra je ‘je kop boven het maaiveld uitsteekt’.

Collegiale tips

Voor collega tandartsen, die zich ook graag onderscheidend willen positioneren heeft tandarts Guicherit de volgende tips:

  1. Wees niet bang je te onderscheiden van je collega’s. Wees niet bang om te zeggen dat je dingen anders doet. Wees niet bang voor scheve gezichten. Wil je met iedereen goed vrienden zijn, onderscheid je dan vooral niet.
  2. Profileer jezelf zo, dat je de patiënten trekt die bij jou en jouw praktijk passen. Stop met het behandelen van iedereen, als je geen ‘bulk’ praktijk wilt zijn.
  3. Houd je praktijk overzichtelijk. Niet meer dan vijf behandelkamers. Zo voorkom je massaliteit, vervreemding en heb je meer tijd voor je patiënten.
  4. Stop met het onnodig verwijzen van patiënten. Laat je niet wegzetten als ‘algemeen practicus’, maar doe de tandheelkunde in volle omvang. Patiënten houden er niet van verwezen te worden. En als het dan toch moet, ga je altijd mee met je patiënt en leer je ervan.
  5. Luid en duidelijk communiceren – bijvoorbeeld via video’s – waar je goed in bent. Hoe meer specialistische kennis je in huis hebt, hoe interessanter je bent voor patiënten. Als je niets kunt vinden waarin je je onderscheidt, volg dan scholing in met name het buitenland – bijvoorbeeld van John Kois – om je wel te kunnen onderscheiden.

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Ondersteuning kan via ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder.

Lees ook:
Risicoanalyse voor tevreden patiënten. Verslag van lezing dr. John Kois

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

 

/door Lees meer over: Management, Ondernemen

Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Tandarts-praktijkhouders hebben veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Leren van anderen is belangrijk om verbeteringen te kunnen doorvoeren. Sjoerd Kuiken beschrijft daarom in dit artikel de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Mieke Hogerbrug over het aangaan en samenwerken in een maatschap.

Praktijkhouders zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als praktijkhouders wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Mieke Hogerbrug uitgeschreven over het aangaan en samenwerking in een maatschap.

Persoonlijke gegevens

Naam:              Mieke Hogerbrug

Praktijk:          Hogerbrug & Kloth Tandartsen in Oud-Beijerland

Sinds:               Heeft de praktijk overgenomen met een collega per 1 januari 2018

Opzet:              Vormt een maatschap met één collega tandarts

Situatie:          Praktijk met 3 behandelkamers en praktijkmanager voor 2 dagen per week

Aanleiding

Mieke heeft per 1 januari 2018 de praktijk overgenomen van een tandarts, die binnenkort met pensioen gaat. Zij heeft er bewust voor gekozen om de praktijk niet alleen over te nemen, maar met een collega tandarts. Deze collega kende zij wel (via de middelbare school en ACTA), maar er was niet sprake van een intensieve samenwerking voordat de samenwerking ontstond.

Momenteel zijn er al diverse veranderingen doorgevoerd in de praktijk en zijn er volop ideeën voor de toekomst. Een goed moment om Mieke eens te vragen naar haar ervaringen over het aangaan van een maatschap, het gezamenlijk overnemen van een praktijk en het starten van een intensieve samenwerking met een collega tandarts.

Waarom een samenwerking?

Mieke heeft zich in 2008 gedifferentieerd als tandarts gehandicaptenzorg en wilde in geen geval in haar eentje een algemene praktijk voeren. En wel, omdat zij het werken in de algemene praktijk graag wil blijven combineren met de ‘special care dentistry’. Mieke haalt ook heel veel werkplezier uit het werken met mensen met een beperking. Haar uitdaging is hierin om behandelingen tot een goed einde te brengen middels het combineren van haar kennis van allerlei facetten uit de geneeskunde, psychologie, orthopedagogiek en andere differentiaties binnen de tandheelkunde.

Daarnaast werkte zij al vele jaren in de praktijk in Oud-Beijerland, waarvan de praktijkhouder haar het aanbod deed deze over te nemen. Vervolgens is Mieke in gesprek gegaan met haar huidige maat vanuit het idee een maatschap te starten en de praktijk gezamenlijk over te nemen. Haar maat werkte destijds nog als ZZP-er in een grote groepspraktijk.

De weg naar een maatschap

Voordat de beslissing werd genomen om daadwerkelijk de praktijk gezamenlijk over te nemen, zijn Mieke en haar maat uitgebreid in gesprek gegaan. Zo geeft Mieke aan: “Mijn maat en ik zijn met elkaar gaan eten en zij had een brief geschreven met daarin onder andere informatie over hoe zij in elkaar zit, hoe haar leven eruit ziet en wat zij belangrijk vindt zowel privé als qua werk. Wij hadden elkaar al eerder ontmoet en duidelijk een goede klik, maar na deze avond raakten we niet uitgepraat. Ook onze ideeën over de praktijk en hoe deze verder te moderniseren kwamen zeer overeen.”

Uit dit voorbeeld kunnen de volgende belangrijke punten worden gefilterd:

  • Spreek duidelijk naar elkaar uit hoe je bent en wat je belangrijk vindt.
  • Bespreek niet alleen je werk situatie maar ook elkaars privé leven (want het werk is nu eenmaal onderdeel van de werk / privé balans).
  • Bespreek het heden maar zeker ook je ambities.

In de keuze om wel of niet een samenwerking aan te gaan, is het belangrijk een goede afweging te maken tussen ratio en gevoel. Naar aanleiding van dit eerste gesprek geeft Mieke ook aan: “Eigenlijk was het die avond al meteen beklonken. Die praktijk die gingen wij samen aanpakken!”

Zonder wrijving geen glans

Elke samenwerking komt zo af en toe onder druk te staan. Vooral dan zal blijken hoe sterk de samenwerking daadwerkelijk is. Ben je in staat om hier als maten sterker uit te komen of drijft het de maatschap uit elkaar. Mieke geeft aan dat er onderling nog geen conflicten zijn geweest. Wel zijn er meerdere problemen ‘langsgekomen’, waar zij als maatschap mee moesten zien te dealen. Denk aan een fulltimer die voor lange tijd arbeidsongeschikt werd, scheidingen onder het personeel, medewerkers die moesten wennen aan een andere manier van werken en nu dan COVID-19.

Om als maten op één lijn te blijven in dergelijke situaties hebben Mieke en haar maat ervoor gekozen om regelmatig buiten werkuren lange wandelingen te maken. Op deze manier kunnen ze beiden letterlijk afstand nemen van de praktijk om nieuwe plannen te bespreken of te bespreken hoe bepaalde zaken in de praktijk worden aangepakt. Daarnaast hebben de maten maandelijks een overleg met de officemanager om reguliere zaken te bespreken en voort te zetten.

Communicatie is een leerpunt

Op de vraag of er zich situaties hebben voorgedaan omtrent de samenwerking waar je van hebt geleerd en die je nu anders zou aanpakken, kan Mieke zich niet direct een voorbeeld herinneren. Wat zij wel aangeeft, is dat haar leerpunten veelal betrekking hebben op ‘communicatie’. Zo is ze zich ervan bewust om duidelijker te zijn naar haar maat en naar de officemanager – en misschien ook wel naar zichzelf – wanneer er bijvoorbeeld behoefte is om de praktijk even te kunnen loslaten. Bijvoorbeeld als er behoefte is om privé tijdelijk meer voorrang te willen geven boven de praktijk.

Tips van Mieke

Voor collega’s die overwegen – of die momenteel bezig zijn – een samenwerking aan te gaan in een maatschap heeft Mieke de volgende tips:

  • Maak vooraf een plan
    Zo geeft ze aan: “Bespreek en leg zaken vast als: Wat willen jullie? Wat zijn de wensen? En wat de toekomstplannen? Staan jullie voor hetzelfde qua tandheelkunde en kan ieder de tandarts zijn die hij of zij wil zijn? Liggen de visie en missie op één lijn en kunnen jullie ook nog een beetje lol met elkaar maken?”
  • Blijf met elkaar praten
    “Zowel qua bedrijfsvoering, maar ook om even je frustraties over praktijkzaken te uitten. Zo is het motto van mijn maat: Stoom afblazen en dan weer door!”

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Wil je graag ondersteuning hierbij, dan kan dat via ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder

Lees ook de andere artikelen in deze serie:
Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

 

 

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Samenwerken, Thema A-Z
Werken met een meerkamerplanning

Werken met een meerkamerplanning – De ervaringen van Anna Dieleman

Tandartsen en praktijken zijn vaak erg gericht op zichzelf. Daarentegen heb je als tandarts-praktijkhouders wel veelal te maken met dezelfde uitdagingen en problemen. Verder zijn wij als mensen vaak geneigd in onze eigen kaders te blijven denken en redeneren. Deze factoren maken, dat we binnen praktijken soms veel kansen laten liggen om te leren van anderen en verbeteringen door te voeren.

Dit is dan ook de aanleiding voor Sjoerd Kuiken om een serie van artikelen te schrijven, waarin de kennis en ervaringen van één tandarts-praktijkhouder over één specifiek onderwerp worden uitgelicht. In dit artikel zijn de ervaringen van tandarts-praktijkhouder Anna Dieleman uitgeschreven over het werken met een meerkamerplanning.

Persoonlijke gegevens

Naam: Anna Dieleman
Praktijk: Tandartspraktijk Dieleman in Middelburg
Sinds: Is de praktijk gestart in 2014
Opzet: Zelfstandig praktijkhouder
Omvang: Praktijk met 3 behandelkamers
Situatie: Haar man werkt als praktijkmanager (2-3 dagdelen per week)

Aanleiding

Sinds de start van de praktijk is er sprake van een enorme instroom van patiënten, waardoor de praktijk al snel uitbreidde van twee naar drie behandelkamers. Sindsdien is het een enorme uitdaging om te kunnen voorzien in de grote vraag naar tandheelkundige zorg binnen de praktijk. Hierbij heeft Anna er vanaf het begin voor gekozen om te werken volgens een meerkamerplanning.

De meerkamerplanning houdt in dat Anna’s agenda veelal over twee of drie behandelkamers is gepland. Daarbij wordt zij ondersteund door een assistente in iedere behandelkamer – die minimaal is opgeleid als preventie-assistente – en een vaste bezetting aan de receptie.

Voor- en nadelen meerkamerplanning

Als voordelen van het werken met een meerkamerplanning noemt Anna de volgende punten:

1. Veel flexibiliteit in de agenda

Wanneer je als tandarts in één behandelkamer uitloopt, wordt de ‘verloren’ tijd in de andere behandelkamer nuttig besteed door de assistente. Bijvoorbeeld door het voeren van een (onderhoudend) gesprek met de patiënt wat de behandelrelatie ten goede komt. Of alvast beginnen met mondhygiëne, het geven van mondhygiëne instructie of anesthesie. Hierdoor kun je als tandarts gelijk een ‘vliegende start’ maken bij binnenkomst in de behandelkamer en de verloren minuten snel weer inhalen

2. Het delegeren van taken

Door het delegeren van meerdere taken aan de assistenten, wordt hun baan veelzijdiger. Daarnaast wordt zo de behandelduur voor jezelf als tandarts per afspraak gereduceerd. Zo heeft Anna haar behandelduur voor een caviteit met anesthesie ingekort van 20 minuten naar 10 minuten.

3. Meer tijd per patiënt

De tijd per patiënt – besteed door de tandarts plus dat van de assistente – is meer geworden. Zo heeft de assistente ook de tijd om direct alle administratie in orde te maken. Zo wordt bijvoorbeeld het door Anna opgestelde behandelplan altijd direct omgezet naar een begroting en na toestemming van de patiënt wordt vrijwel direct een afspraak ingepland. Verder is er over het algemeen voldoende tijd voor het reinigen van de kamer en het voorbereiden voor de volgende patiënt.

4. Voldoende spoedtijd

Doordat er ruimte wordt gehouden tussen afspraken op een behandelkamer, is er ook voldoende tijd beschikbaar voor het inplannen van spoed afspraken gedurende de dag. Het is dus niet meer nodig om bijvoorbeeld einde ochtend of einde dag een spoedblok te reserveren.

5. Werken met een veelzijdig team

Het werkt plezierig om met een veelzijdig team te werken. Doordat veel taken worden gedelegeerd is er veel uitdaging en afwisseling voor zowel Anna als ook voor de assistenten.

Aandachtspunten bij meerkamerplanning

Planning afspraken luistert nauw

Het plannen van de afspraken op een meerkamerplanning luistert erg nauw en sommige punten vragen ook extra aandacht. Zo werkt Anna deels met een microscoop, een intra-orale scanner en worden kronen in huis met Cerec-apparatuur vervaardigd. De uitdaging is om elke behandelkamer zo veel mogelijk gelijkwaardig uit te rusten, maar deze apparaten zijn gebonden aan één behandelkamer. Het inplannen van afspraken waarbij één van deze apparaten wordt gebruik, vraagt dan ook meer aandacht. En het dagelijks voorafgaand aan de eerste patiënt doornemen van de agenda is voor Anna een heel belangrijk moment om eventuele fouten uit de planning te filteren.

Gelijkwaardig opleiden assistenten

Verder is het ook belangrijk om alle assistenten zo gelijkwaardig mogelijk op te leiden. Als niet alle assistenten dezelfde classificatie en diploma’s hebben, kunnen niet alle taken aan iedereen worden gedelegeerd. Dit kan ertoe leiden dat de ene assistente zwaarder wordt belast of dat er minder variatie in het werk is.

Individuele pauzes

Binnen de meerkamerplanning wordt gedurende de ochtend of de middag geen pauzetijd voor het gehele team ingepland. Zoals eerder al aangegeven, wordt er ruimte tussen afspraken binnen één behandelkamer aangehouden. Voor elke assistente is er dus tijd beschikbaar om individueel pauze te nemen. Soms is de tijd er niet, maar vaak wordt deze ook niet genomen onder het mom van ‘er is nog veel te doen’. Anna geeft aan hier actief op te moeten blijven toezien.

Hoe meer variatie, hoe ingewikkelder het plannen

Bij het verder ontwikkelen van de meerkamerplanning geeft Anna aan te veel wensen in haar planning te hebben doorgevoerd, waardoor het geheel te ingewikkeld werd. Een risico volgens haar is dus om te veel variatie aan te brengen. Denk aan de verschillende eisen per tandarts over de tijd per behandeling, tandartsen die bepaalde behandelingen niet – willen – doen, assistenten die verschillend zijn opgeleid en werkdagen die op verschillende tijden beginnen of eindigen. Hoe meer variatie, hoe ingewikkelder het plannen. Aandachtspunt volgens Anna is om dus voor eenvoud te gaan.

Persoonlijke aandacht voor patiënten

De ervaring van Anna is, dat er binnen een meerkamerplanning veel persoonlijke aandacht is voor patiënten – dit in tegenstelling tot de veel gehoorde veronderstelling dat een meerkamerplanning juist ten koste gaat van de aandacht. Deze aandacht wordt gegeven door zowel de tandarts als de assistenten. Denk aan de geruststellende woorden tijdens het inwerken van de anesthesie – de patiënt hoeft namelijk niet meer terug naar de wachtkamer – en na de behandeling is er ook alle tijd om te recoupereren en de assistente heeft tijd om mee te lopen naar de receptie om aldaar afscheid te nemen of de patiënt aan de receptioniste over te dragen voor het maken van een vervolgafspraak. Niet iedere assistente heeft het echter in zich om een gesprek met de patiënt aan te gaan. Volgens Anna is dit ook een kwestie van de assistenten ‘trainen’.

Verder is het nu met de corona Leidraad fijn om over meerdere behandelkamer te werken. Patiënten wachten namelijk gedeeltelijk in de behandelkamer op de komst van de tandarts, waardoor de wachtkamer minder bezet is. Zo is de patiëntveiligheid beter gegarandeerd en kan de behandelaar ‘gewoon’ doorwerken.

Tips van Anna

Vanuit haar ruime ervaring in het werken met een meerkamerplanning raadt Anna af om in de volgende situaties met een meerkamerplanning te werken:

  • Wanneer je als tandarts veel lange behandelingen doet.
  • Zo geeft Anna aan, dat wanneer zij heel lang en geconcentreerd bezig is geweest met een behandeling het ook erg intensief is om direct met een volgende lange behandeling te starten. In die situaties binnen een éénkamerplanning is het laten inwerken van anesthesie of het maken van röntgenfoto’s juist een ‘rustmoment’.
  • Wanneer je aan het afbouwen bent of niet goed tegen grote werkdruk kunt. Anna geeft aan dat een meerkamerplanning heel fijn werkt voor haar, maar ook intensief is (“Je moet altijd ‘aan’ staan”).
  • Als je geen zin hebt om grote investeringen – ook in tijd en scholing – te doen.
  • Als je heel erg control-freak bent en weinig of geen vertrouwen in de handen van je team kunt leggen.

Daarnaast heeft Anna de volgende tips voor collega’s die overwegen – of die momenteel bezig zijn – om over te stappen naar een meerkamerplanning:

  • Bedenk goed wat bij je past en ga niet zomaar beginnen met een meerkamerplanning. Wil je lekker efficiënt doorwerken of ben je meer iemand die het niet erg vindt om uit te lopen en om soms even te wachten op een anesthesie die in moet werken?
  • Kun je goed mensen opleiden en het vertrouwen in hun handen leggen? Zo nee, dan adviseert Anna om niet met een meerkamerplanning te werken.
  • Vind je het leuk om een groter team aan te sturen? Zo ja, dan past een meerkamerplanning hier goed bij.

Tot slot, heeft Anna nog het advies om je als tandarts-praktijkhouder goed te laten begeleiden gedurende de verandering. Een goede blauwdruk en implementatie van deze manier van werken betaalt zich uit in zeer veel werkvreugde, waarbij het erg belangrijk is om het gehele team vanaf het begin ‘mee te nemen’ in deze verandering door ze deelgenoot en mede verantwoordelijk te maken voor deze transitie. Alleen dán lukt het om op een relatief makkelijke manier te switchen.

Door: Sjoerd Kuiken, Kuiken Praktijkmanagement
Wil je ondersteuning? De ambitie van Sjoerd Kuiken is om praktijken succesvol te maken. Juist die tandartsen – die ook ambities hebben met hun praktijk – help ik graag. Wil je graag ondersteuning hierbij, dan kan dat via:
– ‘Think Forward’ persoonlijke training als tandarts-praktijkhouder

Tandartspraktijk Dieleman heeft in het verleden de meerkamerplanning geïmplementeerd in samenwerking met PDI (Business Model).

Bekijk ook de video: Meer rendement in de praktijk – opstellen blokplanning en het document Zelf een blokplanning opstellen in de Dental Management Toolkit

Lees ook:
Samenwerken in een maatschap – De ervaringen van Mieke Hogerbrug

Onderscheidend positioneren mondzorgpraktijk – De ervaringen van Vincent Guicherit

Delegeren van het praktijkmanagement – De ervaringen van An Nguyen

ISO-certificering van de mondzorgpraktijk – De ervaringen van Matthijs Genders

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
samengaan-ANT-en-KNMT

KNMT en ANT verkennen samengaan

KNMT en ANT starten met een verkenning van mogelijkheden om de belangen van tandartsen en tandarts-specialisten als collectief te verenigen en te behartigen. “De huidige COVID-19 crisis, maar ook de dreigingen voor de toekomst van tandheelkundige zorg, vragen om sterke positionering van de beroepsgroep en één slagkrachtige vereniging”, zeggen de KNMT en ANT op hun website.

Bundeling van krachten en middelen

In de afgelopen moeilijke en hectische weken hebben de besturen van KNMT en ANT intensief samengewerkt in de alliantie van mondzorgkoepels. “Dat heeft over en weer niet alleen tot veel begrip geleid, maar ook tot het inzicht dat onze eenheid de enige uitweg biedt om de mondzorg door deze crisis te loodsen. Een bundeling van krachten en middelen van beide organisaties is cruciaal om te zorgen dat we de belangen van de leden en die van patiënten op de juiste wijze kunnen behartigen”.

“Uit de vele gesprekken met leden en de recente gesprekken tussen beide verenigingsbesturen is naar voren gekomen dat het beroep van tandarts in de kern geen onderscheid of onoverkomelijke verschillen kent tussen KNMT- en ANT leden. Het samengaan doet daarom recht aan de intenties en ambities van beide verenigingen.”

Komende periode

In de komende tijd verkennen de besturen van de beide beroepsverenigingen een voorstel tot samengaan. Hierbij wordt ook onderzoek gedaan naar een passende juridische vorm. Zodra er een bestuurlijk akkoord is bereikt, wordt het voorstel op de agenda van de AV’s van beide beroepsverenigingen geplaatst.

Bekijk hier de brief aan de ANT- en KNMT-leden over de verkenning van samengaan 

NVM-mondhygiënisten

NVM-mondhygiënisten-voorzitter Manon van Splunter-Schneider noemt de verkenning in Mondzorgforum op Facebook “een mooie ontwikkeling.” De beroepsvereniging voor mondhygënisten heeft in de afgelopen periode samen met de KNMT, ANT en ONT intensief samengewerkt in de alliantie van mondzorgkoepels.

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Samenwerken, Thema A-Z

Tips: werken in de mondzorg in coronatijd

Tijdens de coronacrisis is er veel onzekerheid: alles loopt nu anders dan wat we gewend zijn. Er is onzekerheid over onze gezondheid, over het voorbestaan van de praktijk en over de zorgverlening aan patiënten. Hoe manage je je praktijk door de coronatijd? Wat is hierbij belangrijk?

Sjoerd Kuiken hield in de afgelopen weken brainstormsessies met tandartsen hierover. De uitkomsten hiervan heeft hij vertaald naar praktische tips voor tandarts-praktijkhouder voor het werken in de coronatijd.

Zekerheid en zingeving

Twee behoeften van medewerkers zijn onder andere de behoefte aan zekerheid en de behoefte aan zingeving. De eerste behoefte heeft bijvoorbeeld betrekking op zekerheid over het inkomen, zekerheid om ergens bij te horen en zekerheid van een vaste dagindeling. De zingeving gaat over de behoefte van medewerkers om met hun werk ook iets te kunnen betekenen voor anderen. Denk aan het verhelpen van iemands pijn of angst. Door de huidige crisis staat de ‘zekerheid’ echter erg onder druk. De ‘zingeving’ daarentegen krijgt een enorme boost, doordat we in deze moeilijke tijd juist veel voor onze naasten kunnen en willen betekenen.

Nauwelijks/geen angst bij medewerkers

De meeste praktijken zien dat medewerkers niet of nauwelijks angstig zijn om aan het werk te gaan in de praktijk in deze tijd. Uiteraard onder de voorwaarde dat aanvullende hygiëne maatregelen worden genomen. In enkele gevallen vertelden tandartsen tijdens de brainstormsessies, dat medewerkers wel angstig zijn. Dit kwam dan vaak voort uit een bijzondere situatie, zoals een medewerker die thuis een jong kindje heeft met gezondheidsklachten of een medewerker die thuis ook zorgdraagt voor haar bejaarde schoonmoeder.

Communicatie met patiënten

Veel mondzorgpraktijken hebben in de laatste weken hun patiënten geïnformeerd over de praktijksluiting en vervolgens de opstart. Uit de brainstormsessie bleek ook dat er veel praktijken contact hebben opgenomen met – een deel van hun – patiënten om hen te steunen of te begeleiden in deze lastige tijd.
Vanuit meerdere praktijken zijn tijdens de brainstorm sessies de ervaringen gedeeld vanuit het telefonische contact met patiënten. Algemene ervaringen hierin zijn, dat:

  • Patiënten hebben veel begrip voor het annuleren van de behandelingen.
  • Patiënten veel vertrouwen hebben in de algemene infectiepreventie maatregelen in de praktijk.
  • Patiënten verwachten dat er aanvullende maatregelen worden genomen op dit punt als gevolg van de coronacrisis.
  • Patiënten geen angst hebben om weer in de behandelstoel plaats te nemen.

Praktische tips

Op basis van mijn ervaringen uit de brainstormsessies geef ik je graag enkele tips mee voor het werken in deze tijd:

  1. Uit de sessies blijkt dat het voor tandarts-praktijkhouders belangrijk is om aandacht te hebben voor de onzekerheid die er kan heersen onder de medewerkers, nu het werk in de praktijk weer hervat is.
  2. Communiceer proactief naar patiënten. Het is goed om in je communicatie aandacht te geven aan mogelijke vragen of bezwaren die er vanuit patiënten kunnen opkomen. Denk hierbij aan duidelijke informatievoorziening via je praktijkwebsite, in het telefonisch contact met patiënten en bij binnenkomst in de praktijk.
  3. Het is belangrijk om patiënten actief te informeren over welke aanvullende maatregelen in de praktijk zijn genomen. Ook is het belangrijk om duidelijk te zijn naar patiënten over wat je van hen vraagt tijdens een praktijkbezoek.

Door: Sjoerd Kuiken – www.kuikenpraktijkmanagement.nl

Bestel nu: Stickers en posters met info en routing patiënten in coronatijd
Kuiken Praktijkmanagement heeft diverse toepassingen ontwikkeld voor de mondzorg, zoals informatieposters, ‘houd afstand’-stickers en handdesinfectie bordjes. Dit alles voor een goede informatievoorziening en routing van patiënten in jouw praktijk.

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Personeel

Reacties mondzorg op advies voor opschorten niet-spoedeisende mondzorg

Zondagmiddag adviseerden de mondzorgkoepels KNMT, ANT, NVM en ONT  en ook de Vlaamse beroepsverenigingen VBT en VVT hun leden om met ingang van maandag 16 maart 2020 en in ieder geval tot 6 april 2020 de reguliere zorgverlening op te schorten en over te gaan op het uitsluitend behandelen van spoed bij niet-coronapatiënten. Hoe reageert de mondzorg?

KNMT-voorzitter Wolter Brands op NPO Radio 1

KNMT-voorzitter Wolter Brands was op maandagochtend 16 maart op NPO Radio 1 om toelichting te geven rondom het advies om niet-spoedeisende mondzorg op te schorten. Brands legde uit wat spoedgevallen zijn en waarom de mondzorg juist een bijzondere positie inneemt vanwege het werken met aerosolen.

Op de vraag: Zijn tandartsen het eens met uw advies, antwoordde Brands: ” Ik krijg een enorme partij fan-mail, vooral uit het Zuiden. Ik had toch even gedacht dat is toch wel schrikken. Ik heb uitgebreid overlegd met VWS, wat moeten we nou. We hadden zowiezo al een beetje het probleem van de mondkapjes, daar raakten we doorheen. Er werd ons gezegd, ga maar alleen spoedgevallen doen. Dat alles bij elkaar hebben we gezegd: we gaan een advies uitbrengen. En een advies is ook niet meer dan een advies: het is geen verplichting, dat kunnen wij de tandartsen niet opleggen (….) Dit is een sociale verantwoordelijkheid, de sociale isolatie die het kabinet propageert. Wij zeggen kijk eens wat voor situatie je in een tandartspraktijk krijgt, en weeg daar tegenaf, en maak je eigen keuze daarin.”

“Maar als ik naar de reacties kijk die ik gekregen heb, dan zullen de meeste tandartsen zeggen: dat volgen wij op, uit maatschappelijke verantwoordelijkheid.”

Mondzorgforum: 92% van mondzorgprofessionals is voor opschorten

Nog voordat door minister Bruno Bruins en minister Arie Slob de sluiting van scholen, kinderopvang horeca en sportclubs bekend maakte, plaatste het Mondzorgforum op Facebook een Poll met vraag:
Denk je dat het verstandiger is om te gaan sluiten voor reguliere zorg?

275 mondzorgprofessionals (tandartsen, mondhygiënisten en assistenten) vulden de poll in en gaven de volgende antwoorden:

  • Ja – 92 %
  • Nee – 7 %
  • Geen mening – 1 %

De overgrote meerderheid is dus voor het advies van de beroepsverenigingen om niet-spoedeisende zorg op te schorten.

Zorgen zzp’ers

Veel mondzorgprofessionals werken als zzp’ers en maken zich zorgen over hun financiële situatie. In de Facebookgroep Mondzorgforum plaatste een mondhygiënist een link naar de petitie zzp’ers hebben ook recht op óók recht op financiële bijstand na de coronacrisis Deze petitie is voor zzp’ers in alle beroepsgroepen.

Minister Eric Wiebes van Economische Zaken vertelde in het televisieprogramma WNL op Zondag dat zzp’ers niet hoeven te rekenen op extra financiële steun vanuit de overheid vanwege het coronavirus. “Het zal voor heel veel zzp’ers een teruggang in inkomsten betekenen. Daar hebben zij ook een beetje zelf voor gekozen”, zei Wiebes. Wel kunnen alle ondernemers, dus ook de zzp’ers, het betalen van hun belastingen uitstellen. Zij kunnen geen gebruik maken van de uitbreiding van de werktijdverkorting. Het kabinet bekijkt of er extra financiële middelen nodig zijn. “We kijk wat er nog kan”, zie Wiebes in het TV-programma.

Een praktijkhouder kan bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) vanwege minder werk een vergunning voor werktijdverkorting aanvragen om tijdelijk de arbeidsduur van medewerkers eenzijdig te verlagen. Zo worden de loonkosten (gedeeltelijk) gecompenseerd.

Reacties op social media

Een greep uit de reacties in de mondzorg op social media.

Beekmans Tandartsen op Twitter:

Het lijkt altijd onmogelijk totdat het gedaan is.

Beekmans-tandartsen

Retweet van mondhygiënist Lieneke Steverink-Jorna:

Denken jullie ook steeds, waar heb ik me in vredesnaam de laatste jaren druk om gemaakt? Alles is ineens in perspectief geplaatst als t om onze gezondheid gaat….

Babette-van-Veen

Veel praktijken plaatsten berichten over het verlenen van acute zorg, zoals Tandheelkunde Nelles:
Tandheelkunde-Nelles

 

Bron:
Mondzorgforum
Radio 1
Nu.nl
KNMT

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Praktijkhygiëne, Thema A-Z

Podcast: Als je ervaart dagelijks geleefd te worden: multitasken werkt niet

Met het verhogen van de efficiëntie vanuit de agendaplanning en binnen de behandelkamer wordt het voor stoelassistenten steeds lastiger om gedurende de werkdag ook de werkzaamheden in de sterilisatieruimte uit te voeren. Hierdoor zie ik binnen grotere praktijken – en soms ook al bij relatief kleinere praktijken – de ontwikkeling naar de intrede van een omloop assistente.

Uiteraard is dit een extra kostenpost voor de praktijk. Daarnaast ben ik van mening, dat een betere focus en afbakening van de verschillende werkzaamheden – iets wat dus bereikt kan worden met een omloop assistente – ook tot een hogere efficiency kan leiden. Dit zorgt namelijk voor rust. Niet alleen in de behandelkamer, maar ook in het hoofd. Vooral omdat veel medewerkers in de tandartsenpraktijk ervaren geleefd te worden.

Beluister hier de podcast of lees de tekst van de podcast van Sjoerd Kuiken hieronder.

Wat bedoel ik nu eigenlijk precies?

Met meer focus vanuit de stoelassistente bedoel ik dat zij meer in de behandelkamer aanwezig is en zich alleen nog maar haar aandacht hoeft te richten op wat daar moet gebeuren. En dus niet tegelijkertijd hoeft te denken aan het aanzetten van de thermodesinfector, het opnemen van de telefoon of het doen van de bestellingen.

In die situaties waarbij focus ontbreekt, wordt er vooral veel ‘gemultitaskt’. Dit voorbeeld voor de stoelassistente is vergelijkbaar met de werkzaamheden aan de balie. Of voor de praktijkmanager op kantoor. Ook tandartsen zie ik regelmatig allerlei andere taken afhandelen tussen – of soms zelfs tijdens – behandelingen. We multitasken wat af met elkaar in de tandartspraktijk.

Multitasken

De term ‘multitasken’ wordt vaak in positieve zin gebruikt voor medewerkers die in staat zijn ‘alle ballen in de lucht te houden’ gedurende de werkdag. Onderzoek wijst echter uit, dat multitasken helemaal niet werkt. En dat multitasken vooral zorgt voor stress en onrust. Ook wel het gevoel, dat je de hele dag ‘wordt geleefd’.

Het werkgeheugen in ons brein is namelijk helemaal niet in staat meerdere dingen tegelijk te doen. De volgende test levert het bewijs hiervoor. Tel zelf van 1 t/m 10 en meet de tijd. Doe hetzelfde met het opnoemen van de letters a t/m j. Als je deze twee reeksen vervolgens tegelijk wilt opnoemen, dus 1a, 2b, 3c, etc. en ook hiervan de tijd opmeet, zul je ervaren dat je in dit laatste geval vier tot vijf keer zo lang bezig bent als wanneer je de twee lossen reeksen apart opzegt. Kortom, het bewijs dat multitasken niet werkt.

Zoals gezegd zit het knelpunt in ons werkgeheugen. Het is veel beter om werkzaamheden niet te onderbreken. Dus eerst het ene afronden, voordat we doorgaan met het andere. Resultaat is dat we zodoende efficiënter werken. Maar tevens is het resultaat, dat dit veel minder fouten en minder stress oplevert.

Afleiden

Probleem is echter, dat we zelf vooral de neiging hebben ons af te laten leiden. Ons brein wordt verleid te schakelen naar nieuwe dingen. Om bijvoorbeeld op onze mobiel te kijken, een e-mail tussendoor te gaan beantwoorden of om even in de sterilisatieruimte te gaan kijken. De uitdaging is dus je niet te laten verleiden andere werkzaamheden tussendoor te doen. Het is vooral belangrijk focus te behouden en werkzaamheden eerst volledig af te ronden.

Zoals ik al heb gezegd is mijn advies voor praktijken om iedere medewerker veel meer focus te laten leggen op de eigen taken. En om taken niet naast elkaar of tegelijk uit te voeren. Dit is inefficiënt en zorgt voor een grotere kans op fouten. Niets is ook zo efficiënt als taken in één keer goed uitvoeren.

Single-tasker

Mijn advies is dus om vooral een ‘single-tasker’ te worden. Dit kun je voor jezelf versterken door de werkdag in blokken in te delen. Niet alleen een blokplanning voor de agendaplanning kan hierin werken, maar dus ook een blokplanning voor de balie, de omloop assistente of de praktijkmanager. Denk bijvoorbeeld aan blokken voor het verzetten van afspraken, het verwerken van de post en het nabellen van openstaande facturen. Daarnaast is het advies alle ‘tussendoor’ verleidingen zo veel mogelijk te blokkeren. Zet bijvoorbeeld telefoon en e-mail op bepaalde tijden uit. Of doe de deur dicht als je een blok kantoortijd efficiënt wilt besteden.

Nogmaals, wordt een single-tasker. Door vooral te focussen en af te bakenen. Dit zorgt voor minder fouten en minder stress. Op deze manier krijg je ook eerder de taken af, die hoge prioriteit hebben en zul je ervaren minder geleefd te worden.

Door: Sjoerd Kuiken – www.kuikenpraktijkmanagement.nl
Sjoerd is gespecialiseerd in het optimaliseren van de praktijkvoering. Gericht op een hoge kwaliteit van zorg, een omgeving waar met plezier en enthousiasme wordt gewerkt en die financieel gezond is.

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Thema A-Z, Werken met plezier
Beste-voor-de-praktijk

Podcast: Waarom je niet altijd doet wat het beste is voor je praktijk?

Het komt nog regelmatig voor, dat ik in overleg ben met een tandarts-praktijkhouder over te nemen beslissingen in de praktijk. Denk aan het wel of niet aannemen van een nieuwe mondhygiënist, het wel of niet overstappen op een meerkamerplanning of het wel of niet uitbreiden van de praktijk.

Er is altijd de keuze om iets niet te doen en niemand verplicht je om iets wel te doen. Oftewel, als tandarts-praktijkhouder kun je elke keuze voor 100% zelf maken. Waarom worden er dan toch nog keuzes gemaakt die niet het beste resultaat voor de praktijk opleveren?Podcast door Sjoerd Kuiken.

Beluister hier de podcast of lees de tekst van de podcast van Sjoerd Kuiken hieronder.

Glazen bol

Voor alle duidelijkheid. Bij iedere (bedrijfskundige) beslissing is uiteraard vooraf niet exact te zeggen wat de impact van de beslissing is op de toekomst. Anders hadden we wel een glazen bol. Wat we wel kunnen doen is voorafgaand aan het nemen van de beslissing een goede afweging te maken. Klinkt als een open deur, maar is wel degelijk een interessante vraag als je daar verder op inzoomt. Want wat weeg je dan eigenlijk af? En waar houd je rekening mee?

Praktijksituaties

Ter verduidelijking hiervan wil ik je enkele situaties voorleggen waar ik in de afgelopen tijd tegenaan gelopen ben:

  • Praktijksituatie: “Er is een nieuwe tandarts aangenomen, die eigenlijk niet goed past in het team. De samenwerking verloopt ook niet lekker en patiënten blijken niet altijd tevreden te zijn. Maar ja, anders zou ik een lege behandelkamer hebben op dinsdag en woensdag.”
  • Praktijksituatie: “Als je mij vraagt, wat ik het liefste doe? Dan had ik gewoon weer mijn oude vertrouwde praktijk met drie behandelkamers. In plaats van dit grote pand met acht behandelkamers. Dan kan ik mij bezighouden met wat ik echt leuk vind, namelijk orthodontie.”

In beide situaties zijn in het verleden keuzes gemaakt door de tandarts-praktijkhouder, waar hij of zij op dit moment dus niet gelukkig mee is. Nogmaals, niemand heeft een glazen bol en kan de volledige consequenties overzien van een beslissing. Maar je kunt hier wel lering uit trekken. Ik ben namelijk van mening, dat het in deze situaties ontbrak aan twee dingen. Het ontbrak aan visie en durf.

Waarom een visie?

Bij elke bedrijfskundige keuze zou de afweging moeten zijn of deze wel of niet bijdraagt aan de door jou gewenste praktijk. Jouw droompraktijk moet dat stipje op de horizon zijn, waar je naartoe werkt. En elke beslissing moet jou en de praktijk dus eigenlijk dichter daar naartoe brengen.

Ik snap wel dat dit een theoretische benadering is, die niet voor 100% kan worden nageleefd. Maar zo zou het wel moeten zijn. Reden waarom dit niet lukt in praktijken is, omdat de volgende zaken ontbreken:

1. Visie ontbreekt

De tandarts-praktijkhouder heeft (nog) niet goed nagedacht over hoe zijn of haar droompraktijk eruit ziet. Of eigenlijk anders: men weet het vaak wel, maar heeft dit niet helder op papier of in gedachte uitgewerkt. Een helder stipje op de horizon ontbreekt.

2. Lange termijn afweging ontbreekt

In eerdergenoemde praktijksituatie is ervoor gekozen om de hogere kamerbezetting te stellen boven de kracht van het team. Alternatieve keuze is namelijk om tijdelijk niemand aan te nemen en nog even verder te zoeken naar een geschiktere kandidaat. Oftewel, op korte termijn een behandelkamer bezetten op dinsdag en woensdag heeft voorkeur gekregen boven het samenstellen van een goed team. De kamerbezetting is korte termijn en de team samenstelling is lange termijn.

Uitdaging is om bij iedere afweging vooral het hoogste belang te geven aan wat voor de praktijk op de langere termijn het beste is. Wat in sommige gevallen betekent, dat op korte termijn een ‘verlies’ wordt genomen of een ongemak wordt ervaren, omdat deze beslissing het beste is voor de praktijk op langere termijn. Als elke keuze op deze manier wordt afgewogen, ben je pas echt aan het bouwen aan je eigen droompraktijk.

En waarom durf?

Hiermee kom ik automatisch op mijn tweede punt, namelijk dat er naast ‘visie’ ook ‘durf’ nodig is. Het vergt namelijk enige durf om allereerst een visie uit te spreken. Met het uitspreken en kenbaar maken ervan leg je jezelf er namelijk ook op vast. Je committeert je eraan. Hoewel dit juist als positief punt gezien moet worden – en ik dit dus ook altijd adviseer om te doen – wordt het tegelijkertijd soms ook als beangstigend ervaren. Nu kunnen anderen je namelijk ergens op afrekenen. Vervolgens vergt het veel durf om een lange termijn afweging voorrang te geven boven een korte termijn oplossing.

Of denk aan de durf die er nodig is om een verkeerde beslissing terug te draaien en bijbehorend verlies te nemen. Dit is vaak voor de langere termijn het beste om te doen. Maar dat vergt dus ook wel veel ‘durf’.

Wat is het gevolg?

Het ontbreken van ‘visie’ en ‘durf’ merk je niet direct op in een praktijk. Dit komt echter snel genoeg aan het licht als blijkt dat er beslissingen worden genomen waar de praktijk op langere termijn niet beter van wordt. Handel dus bij voorkeur vanuit ‘dat stipje op de horizon’.

Dat stipje op de horizon hoeft niet een wollig verhaal te zijn. Want zo wordt het opstellen van een visie vaak ervaren en wordt er ook vaak invulling aan gegeven. Resultaat is vervolgens dat zo’n ‘wollige’ visie niets bijdraagt. De uitdaging is juist om de visie zo concreet, praktisch en eenvoudig mogelijk te houden, waarbij je als tandarts-praktijkhouder vooral je persoonlijke voorkeuren als uitgangspunt neemt. Daarvoor heeft Kuiken Praktijkmanagement een algemene vragenlijst opgesteld om tandarts-praktijkhouders hiermee op weg te helpen.

Zelf aan de slag gaan?

Wil je hiermee zelf aan de slag gaan. Stuur een mail aan sjoerd@kuikenpraktijkmanagement.nl Hij zal je een (verkorte) vragenlijst toesturen.

Door: Sjoerd Kuiken – www.kuikenpraktijkmanagement.nl
Sjoerd is gespecialiseerd in het optimaliseren van de praktijkvoering. Gericht op een hoge kwaliteit van zorg, een omgeving waar met plezier en enthousiasme wordt gewerkt en die financieel gezond is.

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
Podcast: De kracht van reflectie

Podcast: De kracht van reflectie

Reflecteren is één van de belangrijkste vaardigheden die je als praktijkeigenaar of  praktijkmanager onder de knie moet hebben. Het helpt je groeien in je functie maar ook als persoon.

Wat is reflecteren precies en hoe doe je dit? Hierover vertelt Anna Berends in haar podcast.

 

Podcast door: Anna Berends van Loenen.

/door Lees meer over: Kennis, Management, Ondernemen
Waarom een plan goed werkt - meer regie over je eigen praktijk

Waarom een plan goed werkt: meer regie over je eigen praktijk

Het is bekend, dat tandarts / praktijkhouders steeds meer werkdruk ervaren van het voeren van een eigen praktijk. Zo erg zelfs, dat sommigen zich soms bevrijd voelen met de verkoop van hun praktijk. Of dat een burn-out bijna welkom is. Dan is het hoogste tijd het heft in eigen hand te nemen.

Het is bekend, dat tandarts / praktijkhouders steeds meer werkdruk ervaren van het voeren van een eigen praktijk. Zo erg zelfs, dat sommige jonge tandarts / praktijkhouders zich soms bevrijd voelen met de verkoop van hun praktijk. Of dat een burn-out bijna welkom is, omdat het signaal ‘je hebt te lang datgene gedaan wat je eigenlijk niet wilt’ niet meer genegeerd kan worden. Dan wordt het hoogste tijd het heft in eigen hand te nemen.

De werkdruk is (te) hoog

Het is een gegeven, dat de werkdruk rondom de praktijkvoering van een tandartsenpraktijk enorm is toegenomen. Enerzijds is de administratieve last binnen de gezondheidszorg toegenomen. Anderzijds ben je als tandarts / praktijkhouders ook nog werkgever van een MKB-onderneming met alle bijbehorende eisen vanuit wet- en regelgeving.

Deze hoge werkdruk op het vlak van praktijkmanagement zorgt er vaak voor, dat het alle energie ‘wegzuigt’ bij de tandarts / praktijkhouder. De pijn ligt overduidelijk op dit terrein, maar ook de sleutel tot de oplossing.

De regie in eigen hand nemen

Er worden in de politiek debatten over gevoerd en uitgebreide lobby’s in gang gezet, maar de regel- en werkdruk binnen de zorg zal (waarschijnlijk) niet snel verminderen. Als je het anders wilt gaan doen, ligt de oplossing des te meer bij jezelf. Jij neemt de regie weer in eigen handen. En dat is maar goed ook, want alleen jij kunt bepalen hoe jouw werkzame leven eruit zou moeten zien.

Niemand anders dan jij bepaalt de richting van jouw praktijk, en misschien nog wel belangrijker de invulling van jouw werkzame leven. Daarvoor zul je voor jezelf wel helder moeten hebben wat voor jou belangrijk is. Wat geeft jou energie. Advies is om jouw persoonlijke toekomstbeeld als leidend te nemen in de toekomst van de praktijk. Bijvoorbeeld door goed na te denken over de vraag:

“Wat gaan we met de praktijk doen en waarom gaan we dat doen?”

Inside – out is de weg

Nogmaals, om te bepalen welke richting je op wilt met de praktijk, is het belangrijk allereerst te weten wat voor jou persoonlijk belangrijk is. Start dus vanuit je eigen passies en talenten en werk dat door naar de visie van je praktijk. Alleen in deze volgorde zul je in staat zijn je praktijk zodanig te organiseren, dat je weer bevlogen aan het werk zult zijn.

Ditzelfde geldt dus ook voor de beslissingen die je neemt rondom de praktijkvoering. Ook hier is het belangrijk om van binnen naar buiten te werken (‘inside – out’). Regelmatig stellen tandarts / praktijkhouders mij vragen als: ‘Mijn collega doet jaarlijks functioneringsgesprekken. Moet ik dat ook gaan doen?” Advies is dus, dat je alleen dingen doet waar je zelf voor gekozen hebt (tenzij wetgeving stelt dat iets verplicht is uiteraard). En waar je voor kiest, omdat je van mening bent dat het een toegevoegde waarde oplevert voor jou of voor de praktijk. Door te redeneren vanuit ‘inside – out’ bepaal jij weer wat goed is voor jou en voor de praktijk.

Waarom een plan

Jouw antwoorden op deze vraag zijn jouw uitgangspunten voor het organiseren en verbeteren van de praktijk. Hier goed over nadenken is om de volgende redenen van onschatbare waarde:

  • Het geeft richting en doelen
    Als je weet wat het leven voor jou meer dan de moeite waard maakt, weet je ook waar je al je energie op moet richten.
  • Eerst geloven en dan zien
    Het bepalen van jouw richting zorgt voor focus.
  • Als anker in moeilijke tijden
    Richting en focus is ook heel prettig om alles weer ’terug op de rails te krijgen’ in moeilijkere tijden.
  • Als voorbehoedmiddel tegen burn-out en depressie
    Als je weet wat je wilt en hiernaar leeft, dan is een burn-out of depressie vaak ver weg.

Van missie en visie, naar doelen, naar acties

Stilstand is achteruitgang. En als leider heb je straks een duidelijk beeld op de wat- en waaromvragen. Dit kun je vastleggen in je missie en visie. Echter, dit is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Het opstellen van een missie en visie is namelijk heel lastig. Zo lastig zelfs, dat tandarts / praktijkhouders hier soms op blijven ‘hangen’. Misschien wel omdat hun passie hier helemaal niet ligt.

Hetgeen je vooral wilt bereiken vanuit de missie en visie, is dat je in beweging komt. Dat jouw ideeën (jouw antwoorden op de wat- en waaromvragen) gerealiseerd gaan worden. In dat geval is het advies de missie en visie over te slaan en direct concreet te worden. Namelijk door het opschrijven van je doelen en zodoende te komen tot concrete acties.

Conclusie

Een plan zorgt voor richting en geeft houvast. Belangrijkste advies is een plan te hebben met je praktijk – tenzij je volkomen tevreden bent met de huidige situatie en hier niet aanvullend energie in hoeft te steken om dit zo te behouden. Maar wel een plan dat voortkomt uit je persoonlijke ambities, wensen en drijfveren. Want alleen dan zul je ook de bereidheid hebben het plan daadwerkelijk te gaan realiseren. Wees dus ook eerlijk en realistisch naar jezelf bij het opstellen van het plan.

 

Door: Sjoerd Kuiken – eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement en mede eigenaar van de Dental Management Toolkit. Via de Dental Management Toolkit worden praktische protocollen en formulieren aangereikt aan praktijken om zich te conformeren aan geldende wet- en regelgeving en de praktijk verder te helpen. Download ook het Voorbeeld praktijkplan

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
werk - laptop

Waar te beginnen om efficiënter te werken?

Er wordt tegenwoordig steeds vaker geschreven en gesproken om efficiënter te werken in de praktijk, omdat dit het rendement kan verhogen. Aangezien dit steeds meer onder druk komt te staan door de stijgende kosten. Veel praktijken stellen mij de vragen: “Hoe pak ik dat aan, efficiënter werken? En waar te beginnen?” Het antwoord op deze vragen wordt gegeven via het ‘doe-iets’ principe.

Het ‘doe-iets’ principe

Veel praktijken hebben tegenwoordig dus de wens om efficiënter te werken. En stellen mij dan ook vaak de vraag hoe dit aan te pakken. Daarnaast valt mij op, dat veel praktijken niet tot nauwelijks winst weten te behalen op dit terrein. De wens om efficiënter te werken wordt wel uitgesproken, maar er wordt ook regelmatig nauwelijks actie ondernomen. En daarom mijn advies het ‘doe-iets’ principe na te leven.

De reden – dat praktijken geen actie ondernemen – wordt veelal ingegeven door de onzekerheid over waar te beginnen. En het ontbreken van inspiratie en motivatie. Daarnaast is er altijd wel iets te doen en op te pakken in de praktijk, wat als argument kan worden gebruikt het project ‘efficiënter werken’ nog even uit te stellen. Dit is alleen zo zonde, want alle gemiste omzet kun je op een later moment nooit meer (alsnog) realiseren.

Inspiratie → Motivatie → Actie

Bovenstaande kan worden weergegeven als het lineaire verband, dat inspiratie tot motivatie leidt wat vervolgens tot actie leidt.

Waar te beginnen om efficiënter te werken

Echter, het ‘doe-iets’ principe ziet deze drie zaken niet in een lineair verband, maar in een circulaire relatie.

het ‘doe-iets’ principe

Dit houdt in, dat het ondernemen van actie dus juist tot inspiratie en vervolgens tot motivatie leidt. En ga zo maar door. Oftewel, ook al is er onzekerheid over waar te beginnen, begin gewoon met het zetten van de eerste stap.

Het is als het lopen van een marathon

Het is vergelijkbaar met het lopen van een marathon. Het kan je nogal onzeker maken, als je vooraf nadenkt over alle 42 kilometers die voor je liggen. Maar als je gewoon begint met de eerste kilometer, je geïnspireerd raakt door het publiek en je motivatie toeneemt, kun je zo maar na 4,5 uur ineens een hele marathon hebben gelopen.

Falen bepaalt de mate van succes

De onzekerheid om te beginnen wordt natuurlijk mede veroorzaakt, doordat het niet helemaal duidelijk is welke resultaten de acties zullen leiden. Logisch uiteraard, want niemand heeft een glazen bol. Met het zetten van de eerste acties, zullen dus ook zeker dingen misgaan. Of misschien niet direct helemaal misgaan, als wel dat niet 100% het gewenste resultaat wordt behaald. Sterker nog, ik kan je verzekeren dat je als praktijk nooit 100% efficiënt zult werken. Mijn advies is dan ook, dat efficiënt werken als een proces doelstelling wordt gezien in plaats van een prestatie doelstelling. Oftewel, een praktijk kan altijd efficiënter werken en het gewenste doel zul je namelijk nooit bereiken. Wat natuurlijk ook helemaal niet erg is.

Falen en fouten maken horen dus gewoon bij een proces van efficiënter werken (zoals fouten maken bij elk verbeterproces hoort). Mijn advies aan iedere praktijk is dan ook hier goed bewust van te zijn. En wel omdat de mate van succes zelfs wordt bepaald door hoe vaak je als praktijk ergens in hebt gefaald. Ergens beter in worden is gebaseerd op ontelbaar vele kleine mislukkingen. De groei van de praktijk kun je dan ook het beste zien als de continue zoektocht naar iets minder imperfect zijn.

Tips uit de praktijk

Om als praktijk efficiënter te gaan werken, is mijn belangrijkste advies dus vooral in actie te komen. En vooral heel veel kleine mislukkingen te ondergaan, zodat de praktijk vanzelf beter wordt. Dit neemt niet weg, dat ik vanuit mijn ervaring wel enkele tips kan geven waar je je wellicht op kunt richten. Hieronder dan ook een opsomming van enkele praktische tips gericht op de efficiëntie in de praktijk:

  • Een efficiënte agendaplanning is eerste prioriteit van de baliemedewerker.
    Mijn ervaring is, dat baliemedewerkers altijd druk kunnen zijn met allerhande werkzaamheden aan de balie. Daarnaast is de baliemedewerker één van de weinige personen in de praktijk, die tijd kan vrijmaken een efficiënte agendaplanning te realiseren. Van belang is dan ook, dat dit als eerste prioriteit wordt onderkend voor de balie en hier dagelijks tijd aan wordt besteed.
  • Patiënten actief krijgen en houden.
    Binnen sommige praktijken is het percentage actieve patiënten laag, terwijl een vaste controle frequentie juist kan zorgen voor continuïteit in de agenda (naast het feit dat een preventieve aanpak uiteraard goed is voor de mondgezondheid van de patiënt). Een strak protocol voor het oproepen van patiënten, zodat patiënten nooit ‘uit beeld geraken’ draagt hieraan bij.
  • Laat de agenda niet bepalen door de wensen van de patiënt.
    Binnen veel praktijken wordt bij het plannen van afspraken de wensen van de patiënt als uitgangspunt genomen. Waarbij ik je kan verzekeren, dat deze wensen geen rekening houden met de efficiëntie in de praktijk. Advies is dan ook een efficiënte agendaplanning als eerste uitgangspunt te nemen om de wensen van de patiënt hier vervolgens zo goed mogelijk in te schikken. Zo lang vorm van communiceren door de baliemedewerker uitstekend is, zal de patiënt dit ook gewoon als een goede service ervaren.
  • Bundel de werkzaamheden zo veel mogelijk.
    Binnen praktijken gaat er veel tijd verloren, doordat werkzaamheden ‘even’ tussendoor worden gedaan. Denk aan het opruimen van de sterilisatieruimte of het doen van bestellingen. Effect hiervan kan zijn, dat een tandarts op die momenten zonder assistentie aan het werk is in de behandelkamer. Iets wat inefficiënt is. Advies is dan ook dat de ‘overige’ werkzaamheden zo veel mogelijk worden ‘opgespaard’, zodat deze vervolgens in één keer kunnen worden afgehandeld.

Conclusie

De wens om efficiënter te werken en zodoende meer rendement te behalen in de praktijk moet je zien als een procesdoelstelling. De praktijk zal het gewenste doel – 100% efficiënt werken – namelijk nooit bereiken. En fouten maken is een gegeven bij ieder verbeterproces, dus ook bij het proces van efficiënter werken. Sterker nog, de mate van succes wordt zelfs bepaald door hoe vaak je als praktijk ergens in hebt gefaald. Vanuit dat gegeven is het advies om vooral in acties te komen, ondanks dat er onzekerheid is over de uitkomsten en de effecten van de ingezette acties. Het ‘doe-iets’ principe zegt namelijk, dat het ondernemen van actie ook tot inspiratie en vervolgens tot motivatie leidt.

Bron:
‘De edele kunst van not giving a f-ck’ van Mark Manson. (Lev., 2017.).

Door:
Sjoerd Kuiken, eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement. Hij adviseert en begeleidt tandartsen in het opzetten van een succesvolle praktijk: financieel gezond, kwalitatieve zorg, prettige werksfeer en professionele mentaliteit. Ook is hij initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO. Deze Toolkit biedt online protocollen, video’s en tips, met informatie én praktische oplossingen voor praktijken.

 

 

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Thema A-Z, Werken met plezier
De 6 beginnersfouten van de startende leidinggevende

De 6 beginnersfouten van de startende leidinggevende

Leidinggeven is een dagtaak en vraagt om kennis en vaardigheden. Leidinggeven is voor veel mensen een aantrekkelijk vooruitzicht en wanneer de kans zich aandient zeg je natuurlijk ‘ja’. Het blijkt dat de meeste leidinggevenden niet zijn opgeleid in het leidinggeven. Fouten zijn dan snel gemaakt. Ik neem je graag mee in de top 6 van beginnersfouten van leidinggevenden.

1. Jij denkt dat je alles weet

Het werk van een professional is wezenlijk anders dat van een manager/leidinggevende. Leidinggeven is een vak en een vak kun je leren. Dit betekent dat je als beginnende leidinggevende een lerende houding mag aannemen en je echt niet alles hoeft te weten. Sterker nog, het is uiteindelijk de bedoeling dat je gebruik maakt van de diverse talenten en expertises in je team. Je wordt er in ieder geval niet sympathieker van als je rondloopt met een houding ‘ik weet alles wel’. Zorg ervoor dat je een helikoperview ontwikkelt en maak gebruik van ieders expertise.

2. De koffie kopjes opruimen hoort plotseling niet meer bij jouw taken

Als vervolg op het eerste punt is je gedrag als leidinggevende bepalend of je de collega’s in je team een bijdrage willen leveren aan de het behalen van de doelstellingen of niet. Rondlopen en gedragen als baasje wordt tegenwoordig niet meer geaccepteerd. In het verleden was de top/down houding heel normaal. “ik ben de baas en jij luistert’. Uit hersenonderzoek is duidelijk gebleken dat angst voor de leidinggevende een negatief effect heeft op het totale functioneren. De huidige generatie accepteert deze houding niet meer. Ze willen gewaardeerd worden en een bijdrage leveren aan de organisatie waar zij werken. Met waardering, complimenten, feedback en duidelijke instructies ga je veel meer bereiken. Jij wilt dat je teamleden zich vertrouwt voelen en zich durven uiten bij jou, dat ga je niet bereiken met een groot ego.

3. Je mensen niet goed leren kennen

Als leidinggevende is het erg belangrijk om je teamleden goed te kennen. Kom je vanuit het team in een leidinggevende positie terecht of kom je als nieuwe leidinggevende in een onbekend team, investeer tijd in je collega’s, ga gesprekken met ze aan, praat met ze over werk maar ook over wie ze privé zijn. Wie zijn ze echt, wat vinden ze belangrijk in het leven. Wat drijft ze om elke dag naar de praktijk te komen, wat drijft ze om het thuis allemaal op orde te hebben. Hoe meer je van elkaar weet, hoe beter je met elkaar om kunt gaan. Het DISC model is hier een prachtig handvat voor.

4. Last hebben van het Horn/Halo effect

Als leidinggevende is het belangrijk om objectief naar je collega’s te kunnen kijken om zo goed sturing te kunnen geven, maar dat is moeilijk en er is een grote kans dat we last hebben van het halo- of horneffect. Het halo-effect (stralenkrans) wil zeggen dat wanneer een collega op één criterium of eigenschap goed scoort, we geneigd zijn het totale functioneren als positief te beoordelen. Ditzelfde geldt voor het horn-effect, wanneer een collega op één criterium of eigenschap slecht scoort zijn we geneigd om het totale functioneren als negatief te zien. Probeer objectief te zijn naar al je collega’s, ook al klik je met de een meer dan met de ander.

5. Geen vaste overlegmomenten met je werkgever

Om een team goed aan te kunnen sturen en het beste uit je medewerkers te kunnen halen moet je weten welke koers de praktijk wil varen. Wat zijn de doelstellingen voor de korte en lange termijn? Wat speelt er op de achtergrond, waar is aandacht en focus nodig? Welke visie wordt er ontwikkelt voor de toekomst? Welke feedback heeft je werkgever voor jou of voor je team? Welke feedback heb jij voor werkgever? Zorg voor vaste contactmomenten met je werkgever. Het is ontzettend belangrijk om samen op één lijn te zitten en zo de koers van de praktijk te bepalen. De dingen even snel in de wandelgangen bespreken is vragen om ellende.

6. Gebrek aan duidelijke kaders

Het klinkt misschien tegenstrijdig maar de meeste werknemers hebben behoefte aan duidelijkheid en richting. Zorg voor duidelijke kaders en spelregels en deadlines. De kaders geven de grenzen aan waarbinnen je collega’s zich kunnen bewegen en die vaak in overeenstemming zijn met de kernwaarden van de praktijk. De spelregels kunnen per taak verschillen. Bij goed leiderschap hoor je zo min mogelijk spelregels op te stellen maar wel hele duidelijke kaders. Laat iedere collega het spel (de taak) om zijn/haar manier spelen zolang het spel binnen de kaders gespeeld wordt. Jij hoeft als leidinggevende alleen maar te zorgen dat iedereen binnen de kaders speelt. Scheelt je een hoop tijd.

Leidinggeven is een dagtaak, je hebt een helikopter view nodig, mensenkennis en empathie. Je moet objectief zijn en durven aanspreken, feedback geven, doelen stellen en delegeren. Besef dat leidinggeven tijd kost en je dit niet even naast je werk kunt doen wanneer je het goed wilt doen. Een coachende leider is een leider die gelijk is aan zijn collega’s maar op cruciale momenten beslissingen kan nemen die goed zijn voor de praktijk zonder dat je collega’s over je heen vallen.

‘ Leidinggeven is een dagtaak’. T. Smit

Door:
Thalita Smit, van Smit en Cornelder Bedrijfstrainingen. Dit bedrijf ontwikkelt het commercieel vermogen van niet-commerciële mensen in de paramedische- en zorgsector.

 

 

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
Nuttige KPI’s voor effectief managen tandartspraktijk

Nuttige KPI’s voor effectief managen tandartspraktijk

Als eigenaar van een tandartspraktijk is het belangrijk om ook de zakelijke kant van de praktijk goed te managen, en om te zien of er efficiënt en effectief wordt gewerkt. Aan de hand van verschillende KPI’s (key performance indicators) kan goed worden gezien hoe de praktijk ervoor staat. Het is daarom raadzaam om de volgende KPI’s goed in de gaten te houden:

  1. Behandelkosten per uur
    Hoeveel kost het om open te zijn als praktijk? En hoeveel moet er worden verdiend om het break-even punt te bereiken?
  2. Inkomsten per uur, per patiënt
    Een overzicht van het gemiddelde inkomen per uur, per patiënt, helpt met het bepalen of er veranderingen nodig zijn, bijvoorbeeld in de duur van afspraken of de kosten van een behandeling. Hiernaast is het slim om ook te kijken naar het bedrag dat medewerkers opleveren, om te kijken of zij efficiënt werk leveren.
  3. Bezettingsgraad
    Worden alle mogelijke afspraken gevuld? Zo niet, dan kan het nuttig zijn om de openingstijden aan te passen of meer patiënten te werven. Mochten alle opties juist ver vooraf vol zitten, dan kan het slim zijn om te kijken naar uitbreidingsmogelijkheden om meer nieuwe patiënten te kunnen verwelkomen.
  4. Aantal nieuwe patiënten dat vaste klant wordt
    Als een groot aantal nieuwe patiënten na de eerste afspraak vaker terug komt bij de praktijk is dit een goed teken.
  5. Percentage van omzet naar personeelskosten
    Dit kan een indicatie zijn dat er meer of minder personeel moet worden aangenomen.
  6. Percentage van omzet naar materialen
    Mocht dit percentage hoog zijn dan kan het zo zijn dat er bijvoorbeeld (te) grote voorraden worden ingeslagen. Het is raadzaam om dit in de gaten te houden.
  7. Wachttijden
    De tijd dat patiënten gemiddeld moeten wachten voor hun afspraak, vanwege uitloop of andere redenen, moet goed in de gaten worden gehouden. Bij lange wachttijden is de kans groot dat patiënten niet tevreden zijn. Daarnaast zijn lange wachttijden een indicatie dat afspraken bijvoorbeeld ruimer moeten worden ingepland.

Bron:
Dentistry.co.uk

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
Hoe kun je als tandarts inspringen op nieuwe ontwikkelingen in de zorg?

Hoe kun je als tandarts inspringen op nieuwe ontwikkelingen in de zorg?

Er komt veel op tandartsen af, onder andere door verschuivingen in de zorg. Rob Barnasconi en Fleur Verstegen gaven tijdens Praktijk Anno Nu 2018 een workshop hierover en legden de aanwezigen een aantal stellingen voor.

Ontwikkelingen

Tandarts is een ingewikkeld vak, waar erg veel bij komt kijken. Er zijn continu heel veel nieuwe ontwikkelingen in de tandheelkunde zélf, maar ook daaromheen. Het gaat dan met name om ontwikkelingen op het gebied van:

– Wet- en regelgeving
– Praktijkorganisatie;
– Zorg(markt).

Zorg

In de zorg zien we op het ogenblik zes ontwikkelingen, namelijk:

  1. Verschuiving van de zorg uit het ziekenhuis; bij dermatologie en oogheelkunde was dit al langer het geval, nu gebeurt het ook regelmatig met kaakchirurgie dat er voor gekozen wordt om (een deel van) deze zorg buiten de muren van het ziekenhuis te leveren;
  2. Toename van het aantal focusklinieken (hangt samen met punt 1);
  3. Toename van ketenvorming in de eerstelijnszorg;
  4. Netwerkgeneeskunde: samenwerking tussen verschillende disciplines rondom een patiënt;
  5. Resultaatbekostiging, dus bekostiging op basis van de kwaliteit die je hebt geleverd;
  6. Nieuwe, bredere definitie van gezondheid (‘positieve gezondheid’, van Machteld Huber).

Positieve gezondheid

In het concept ‘positieve gezondheid’ wordt gezondheid niet meer gezien als de af- of aanwezigheid van ziekten, maar als het vermogen van mensen om met de fysieke, emotionele en sociale levensuitdagingen om te gaan en zoveel mogelijk de eigen regie te voeren. In deze visie is gezondheid niet langer meer strikt het domein van de zorgprofessionals, maar van ons allemaal.

Verschuiving van zorg

Op het eerste punt, verschuiving van de zorg, werd tijdens de workshop verder ingegaan.

De uitgaven aan medisch-specialistische zorg mogen de komende jaren nog maar beperkt groeien. Dit staat in het bestuurlijk hoofdlijnenakkoord voor medisch-specialistische zorg. Ziekenhuizen staan daarmee voor de uitdaging om de stijgende zorgvraag eveneens te beperken. Daarbij wordt de vraag gesteld welke zorg nog geboden dient te worden binnen het ziekenhuis, en welke zorg elders geboden kan worden. Aangezien kaakchirurgie in het algemeen geen speerpunt is van het ziekenhuis, én raakvlakken heeft met de eerste lijn, ligt een beweging buiten de muren van het ziekenhuis voor de hand. Kaakchirurgen bevinden zich daardoor niet alleen meer in ziekenhuizen, maar ook steeds vaker daarbuiten in een eigen praktijk, in een tandartsenpraktijk of in een privékliniek. Uit een onderzoek is gebleken dat nog maar 50% van de kaakchirurgen daadwerkelijk er waarde aan hecht om onderdeel te zijn van het ziekenhuis.

Stelling 1: Het sluiten van ziekenhuizen raakt ons als tandartsen.

Hier was het merendeel van de aanwezigen het mee eens. Als je bijvoorbeeld naar een kaakchirurg wilt doorverwijzen en er is geen ziekenhuis meer, dan wordt het lastig. Kaakchirurgen vestigen zich dan vaak elders.

Stelling 2: Een substantieel deel van de MKA-werkzaamheden kan prima in de eerste lijn worden uitgevoerd.

Hiermee was twee derde van de aanwezigen het eens. Een groot deel van de werkzaamheden van de kaakchirurg zou in een tandartsenpraktijk gedaan kunnen worden. Men vraagt zich wel af hoe het dan met de vergoeding gaat. Nu is het zo dat kaakchirurgie onder de basisverzekering valt. De MKA-chirurg zou ingewikkeldere ingrepen moeten doen en geen kleine ingrepen als verstandskiezen verwijderen. Een MKA-chirurg zou ook deel uit kunnen maken van een tandartspraktijk.

Stelling 3: Een multidisciplinair mondzorgcentrum spreekt mij aan.

De meeste aanwezigen waren het hier mee eens. Er werd een filmpje getoond van een tandheelkundig centrum in Amersfoort dat ook ruimte biedt aan een kaakchirurg, orthodontist, parodontoloog, implantoloog, fysiotherapeut en logopedist. Dit soort concepten zouden antwoord kunnen geven op de huidige problemen, zoals dat er in delen van het land een tandartstekort is. Als de regeldruk minder zou worden, zouden tandartsen ook meer tijd hebben om aan de stoel te zitten. Ook kan regeldruk een reden zijn dat tandartsen liever bij een keten werken in plaats van een eigen praktijk beginnen.

Stelling 4: Mondzorg onder één dak is de beste garantie voor goede en betaalbare mondzorg.

Samenwerking onder één dak met mondhygiënisten werd door de meeste aanwezigen een goede zaak gevonden. Vraag is hoe het moet als het niet onder één dak plaatsvindt.

Tips

De workshop werd afgesloten met de volgende tips:

  • Neem geen afwachtende houding aan, maar vertaal de ontwikkelingen naar kansen voor je eigen praktijk.
  • Als een multidisciplinair centrum je iets lijkt, spreek dan eens met ervaringsdeskundigen.
  • Declareren van specialistische zorg binnen je praktijk is mogelijk met een WTZi-toelating voor medisch specialistische zorg.

Tekening ik zie er geen gat meer in

Verslag door Yvette in ’t Velt van de workshop ‘Help! Ik zie er geen gat meer in’ door Rob Barnasconi en Fleur Verstegen tijdens Praktijk Anno Nu 2018.

Rob Barnasconi is tandarts in Beverwijk, partner bij VvAA en bestuurder van het KNMT-Fonds Mondgezondheid. Fleur Verstegen is consultant bij VvAA. Zij deed een bachelor Bedrijfskunde, een master HRM en een master Gezondheidsrecht.

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
tandarts, assistent

Dicht op elkaar samenwerken vergt meer dan alleen een frisse adem

De ideale samenwerking bereiken binnen de tandartspraktijk? Een perfect op elkaar ingespeeld team wat elkaar compleet aanvult? Nooit meer ergernissen of onenigheid binnen de praktijk? De informatie en tips uit dit artikel helpen je in elk geval een eind op weg.

De ideale samenwerking

De ideale samenwerking is er één waarbij alle teamleden elkaar door en door kennen en altijd precies van elkaar weten wat de ander bedoelt. Het team is perfect op elkaar ingespeeld en vult elkaar compleet aan. Er zijn geen onderlinge ergernissen en mocht dat toch eens voorkomen dan wordt dat direct op een nette en rustige manier uitgesproken.

Theoretisch ideaal, in de praktijk niet realistisch en haalbaar. Hoe dit komt? Wij mensen hebben te maken met individuele belangen die niet altijd stroken met het gezamenlijke belang, met emoties en gevoelens, met irritaties en daarnaast zijn we niet altijd even handig in onze (non-verbale) communicatie. Dicht op elkaar samenwerken brengt een aantal risico’s met zich mee. Helemaal als er geen mogelijkheid is om even afstand te nemen op momenten dat bij elkaar in de buurt blijven de sfeer niet bevordert. Niet te doen natuurlijk in de tandartspraktijk…

Geen robots, maar mensen

Stel je eens voor dat er een geheel geautomatiseerde tandartspraktijk bestond, Dental Automatic, met robots in plaats van medewerkers. Alles is zo goed op elkaar afgesteld dat Dental Automatic letterlijk en figuurlijk als een geoliede machine loopt. Geen persoonlijke belangen, gevoelen, irritaties en miscommunicatie. Klinkt ideaal en wellicht zijn er patiënten die erg blij zijn met Dental Automatic.

Wees niet bang, je hoeft niet te vrezen voor de toekomst van jouw baan in de mondzorg. Het overgrote deel van de patiënten zal iets missen: de persoonlijke benadering en dus de “gewone mens”. Toch wel fijn, dat we geen robots zijn! Hoe zorgen we er voor dat wij mensen zo goed mogelijk in een team met elkaar kunnen samenwerken?

Creëer een feedbackcultuur

Helemaal als je zo dicht op elkaar samenwerkt als in de tandartspraktijk, is het van groot belang dat irritaties niet hun eigen leven gaan leiden of opstapelen. Zo snel mogelijk elkaar feedback geven en ergernissen uitspreken dus. Binnen het team dienen duidelijke afspraken te zijn over de manier waarop men elkaar aanspreekt, feedbackregels kunnen hiervoor leidraad zijn.

Belangrijk bij het geven van feedback is het aanspreken op gedrag en niet op de persoon. Houdt het bij dat ene specifieke voorval en maak het concreet. Vertel wat iemands gedrag bij jou oproept en spreek vanuit jezelf, betrek geen anderen erbij. “Bij de laatste behandeling vond ik je veel praten, hierdoor kon ik me lastig concentreren.” komt heel anders bij iemand binnen dan “Jij praat altijd teveel, dat vinden anderen ook”.

Komt jouw feedback goed over? Check of de ander jouw feedback goed heeft begrepen en op de juiste wijze heeft opgevat. Is dat het geval, geef dan aan welk gewenst gedrag je in het vervolg wil zien. Dan weet de ander precies wat je van hem of haar verwacht.

Niet alleen feedback geven is lastig, feedback ontvangen ook. Wist je dat je gevoel feedback iets eerder ontvangt dan dat je hersenen de gesproken tekst kunnen ontvangen? Hierdoor schiet je lijf in eerste instantie automatisch in de verdediging bij het ontvangen van feedback. Dit maakt het goed feedback eerst even te laten bezinken alvorens hierop door te vragen of te reageren.

Voorbeeldfunctie leidinggevenden

De basis voor een goede samenwerking is vertrouwen en veiligheid. In een omgeving waar dit op orde is durven medewerkers elkaar aan te spreken en staan ze meer open om zelf aangesproken te worden. Medewerkers durven fouten te maken en nemen daardoor eerder initiatief. Leidinggevenden hebben hier een grote rol in. Om ervoor te zorgen dat medewerkers op de juiste manier met elkaar omgaan. Elkaar aanspreken en dat ook nog eens op de juiste manier doen. De voorbeeldfunctie van de leidinggevende is groot, want daden zeggen meer dan woorden!

Samenwerking onder de loep, tijd voor elkaar

De tijd nemen om rustig de samenwerking met elkaar onder de loep te nemen is van groot belang. Hoe logisch het ook klinkt, het wordt snel vergeten of niet gedaan vanwege andere prioriteiten.

Binnen een team werken mensen met verschillende persoonlijkheden en eigenschappen die verschillende teamrollen vervullen. Een grote diversiteit hierin zorgt voor een goed functionerend team. Belangrijk is het om hier bij de werving van een nieuw teamlid rekening mee te houden. Men is geneigd iemand aan te nemen die qua persoonlijkheid lijkt op de rest van het team, om samenhorigheid te creëren. Het is echter verstandiger om het tegenovergestelde te doen, iemand aannemen met eigenschappen die in het team nog ontbreken of ondervertegenwoordigd zijn.

Het is goed om binnen een team op de hoogte te zijn van elkaars persoonlijkheden. Hoe beter men elkaar kent, hoe makkelijker het is rekening met elkaar te houden, elkaar te waarderen en de samenwerking op elkaar af te stemmen. Heel zwaar en diepgaand hoeft dit niet te gaan, het is in sommige gevallen zelfs beter de lijken in de kast te laten en vanuit het positieve met elkaar de samenwerking te bekijken. Met elkaar een ontspannen activiteit op zijn tijd doet een team ook altijd goed, vergeet dus dat (half)jaarlijkse teamuitje niet!

Door: Katja Siegers, HR Adviseur, Dental Care Professionals, biedt onder andere HR-ondersteuning op het gebied van samenwerking en teamontwikkeling.

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Samenwerken, Thema A-Z
Alle neuzen dezelfde kant op! Hoe dan?

Alle neuzen dezelfde kant op! Hoe dan?

Regelmatig wordt vanuit praktijken en tandartsen de opmerking gemaakt, dat het niet lekker loopt. En dat het zo fijn zou zijn als alle neuzen dezelfde kant op zouden staan. En of ik daarvoor kan zorgen. Waarschijnlijk herkenbaar voor veel tandartsen, terwijl het antwoord zich niet laat raden.

Mondzorg is teamwork

De mondzorg van tegenwoordig komt neer op teamwork. De zorg wordt allang niet meer geleverd door alleen de tandarts, die met één assistente op één behandelkamer aan het werk is. Bij de zorg zijn steeds meer verschillende zorgverleners betrokken, waardoor ook praktijken en teams groter worden. Het is een grote uitdaging voor de tandarts / praktijkhouder het team goed te laten functioneren, oftewel alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Waarbij praktijken tegenwoordig ook steeds vaker tegen het probleem aanlopen om snel goed personeel te werven. Volgens mij twee overtuigende redenen voor elke tandarts / praktijkhouder om alle aandacht te geven aan het team.

Zet het team centraal

Veel tandartsen schreeuwen van de daken, dat zij hun patiënten centraal zetten. Ik denk dat deze tandartsen dan hun grootste succesfactor vergeten, namelijk hun team. Patiënten zijn namelijk tevreden en worden loyaal aan een praktijk als zij ervaren dat er op een meelevende manier met hem of haar wordt omgegaan. Zij beoordelen hun ervaring op grond van de manier waarop ze als persoon zijn behandeld en niet waarop hun pijn of ziekte is behandeld. En ik denk dat positieve, persoonlijke ervaringen van patiënten veelal tot stand komen – zeker in de mondzorg, waar patiënten grote waarde hechten aan een goede vertrouwensrelatie met hun zorgverleners – door tevreden medewerkers. Anders gezegd; vooral die praktijken die een tevreden team weten te bouwen – een team met alle neuzen dezelfde kant op – gaan zich onderscheiden. Onderscheidend naar patiënten toe, maar ook onderscheidend op de arbeidsmarkt.

Hoe doe je dat?

Bij ontevredenheid binnen een team wordt er vaak van alles uit de kast gehaald om medewerkers weer tevreden te stellen. Zoals persoonlijke gesprekken, salarisverbeteringen, promotie, etc. Dergelijke maatregelen kun je zien als het manipuleren van de medewerker, wat leidt tot korte termijn tevredenheid. Echter, je wilt het liefst een tevreden, goed en loyaal team opbouwen. Daarvoor is het veel beter je medewerkers vooral weten te ‘inspireren’ in plaats van te ‘manipuleren’.

Medewerkers worden loyaal aan een werkgever vanuit de eerste behoefte om ergens bij te willen horen. Maar je wilt alleen horen bij een groep (/ praktijk), die dezelfde waarden heeft als jij zelf. Oftewel, medewerkers worden loyaal als zij geïnspireerd worden door de dieperliggende beweegredenen van de tandarts / praktijkhouder. Door Simon Sinek verwoordt in zijn boek ‘Begin met het waarom’ als je eigen ‘waarom’: een doel, een motief, een geloof waarom je als tandarts / praktijkhouder die praktijk bent gestart.

Werk van binnenuit

In plaats van het manipuleren van medewerkers of proberen te denken wat medewerkers willen, is het veel belangrijker als tandarts / praktijkhouder om allereerst duidelijkheid te creëren over je eigen waarom- nogmaals, je eigen dieperliggende doel of motief. Want medewerkers worden niet loyaal om wat je doet, maar vooral om waarom je iets doet. Om je ‘waarom’ vervolgens duidelijk te communiceren naar het team. Werk dus van binnen naar buiten.

Selecteer medewerkers niet om hun vaardigheden

Als je deze gedachte vertaalt naar het werven van nieuwe medewerkers, zal het uitgangspunt zijn om alleen nieuwe medewerkers aan te trekken die zich kunnen identificeren met het ‘waarom’ van de tandarts / praktijkhouder. Het doel is alleen mensen aan te nemen die geloven wat jij als tandarts / praktijkhouder gelooft. Mensen die zich dus geïnspireerd voelen hierdoor. Vaardigheden zijn namelijk altijd aan te leren bij medewerkers, maar hun houding en motivatie niet. Door op deze manier een groep van mensen bij elkaar te zetten, creëer je een team van gelijkgestemden. Niet van gelijkgestemde karakters, maar wel van mensen met eenzelfde doel of motief.

Wat werkt wel en wat niet

Het is dus belangrijk voor iedere tandarts / praktijkhouder duidelijkheid te creëren over je eigen dieperliggende doelen en motieven. Dit komt lang niet altijd terug binnen praktijken of is niet duidelijk. Op willekeurige praktijkwebsites zijn bijvoorbeeld de volgende teksten te lezen:

  • Een stralend, gezond gebit is ons doel!
  • Dé specialist voor uw tanden.
  • Kwaliteit en persoonlijke begeleiding staan hoog in het vaandel.
  • Onze missie is het leveren van tandheelkundige zorg op kwalitatief hoog niveau.

Dergelijke statements beschrijven veel meer ‘wat’ of ‘hoe’ een praktijk werkt, maar nog niet het ‘waarom’ van de praktijk. Samen met een praktijk heb ik gewerkt aan hun ‘waarom’ waaruit de volgende omschrijving is gekomen:

“Elkaar een lach bezorgen, zodat eenieder met plezier in het leven staat.”

Deze tekst geeft veel meer het geloof en motief van de tandarts / praktijkhouder weer, waarmee zowel medewerkers als patiënten zich kunnen identificeren.

Conclusie

Voldoen aan wet- en regelgeving, protocollen opstellen, de nieuwste materialen inkopen of een optimale agendaplanning: het zijn allemaal maatregelen om de praktijk te verbeteren. Maar geen voorwaarden voor het creëren van een team ‘met alle neuzen dezelfde kant op’. Daarvoor adviseer ik te starten met het formuleren van een duidelijke ‘waarom’ om zodoende gelijkgestemden te inspireren. Dit zorgt voor onderlinge loyaliteit. Want vooral praktijken met een super team zullen zich ook op langere termijn weten te onderscheiden in de arbeidsmarkt en naar patiënten.

Door: Sjoerd Kuiken van Kuiken Praktijkmanagement.

Sjoerd begeleidt tandartsen in het optimaliseren van de praktijkvoering. Gericht op een hoge kwaliteit van zorg, een omgeving waar met plezier en enthousiasme wordt gewerkt en een praktijk die financieel gezond is.

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
Leiderschap in de mondzorg

Leiderschap in de mondzorg

Met het groter worden van tandartspraktijken neemt de behoefte aan leiderschap toe. Maar wat is een leider eigenlijk en hoe wordt u een leider? Alex Nottingham van All-Star Dental Academy gaf tijdens het seminar Dental Practice Excellence zijn visie op leiderschap in de mondzorg.

Leider

Een leider is een persoon met visie die aan de toekomst denkt en met behulp van fantasie en/of kennis plant. Hij is altijd optimistisch over de toekomst, maar is nooit tevreden. Hij ziet altijd kansen. Hij focust zich op talenten en schakelt daarbij niemand uit. Hij heeft een zekere stelligheid over zich heen; wat hij zich ten doel stelt, zal hij behalen, hoe dan ook. Hoe wordt u een leider?

Waarom visie?

Als je aan medewerkers vraagt wat de visie van hun praktijk is, dan heeft 70% geen idee. Zij begrijpen niet wat de strategie van de praktijkhouder is. Terwijl medewerkers als ze wel weten wat de visie is, ambitieuzer te werk zullen gaan en veel productiever zullen worden. Zij weten dan waarom ze zo hard moeten werken. Ze doen het dan daadwerkelijk ergens voor. Als alle medewerkers zich achter de visie scharen, kunt u gezamenlijk uw doel bereiken. De visie beschrijft wie je bent als praktijk, waarin je gelooft. Bijvoorbeeld: wij geloven dat als je doet wat je leuk vindt, je nooit meer hoeft te werken. Beschrijf wat u wilt bereiken, wat uw doelen zijn. Communiceer dit met uw team, zodat iedereen zich op het juiste focust.

Van doel naar actie

Uw doelen zet u om in acties. Deze moeten gepland worden. Zo worden ideeën concreet. Er bestaan drie typen actieplannen, namelijk:

  • strategisch: dit gaat over de lange termijn (jaren vooruit);
  • operationeel: kwartalen, maanden;
  • tactisch: dagelijks, het behalen van het doel van de dag.

Stap voor stap

Voer verbeteringen stap voor stap door. Zet dus als het ware een parcours uit hoe je van A via B naar C komt. Dus bedenk wat u elke dag moet doen om uw doel op de lange termijn te behalen.

Hiervoor moet u wel de tijd nemen en als het ware even uit uw team stappen. Bekijk het eens vanaf een afstandje. U stelt zich op als een leider en niet als een manager. Denk, plan en leer. Dit betekent dat u beter een manager kunt aanstellen, minder zelf in de praktijk werkt en veel taken delegeert. Dit zal voor veel tandartsen en mondhygiënisten moeilijk zijn. Zij zijn meer het type ‘artiest’ dan ‘entrepreneur’. Zij willen te veel zelf doen met hun eigen handen.

Leiderschap versus management

Een leider heeft als rol om de langetermijnvisie te bedenken en in de gaten te houden. Een manager zorgt voor de implementatie ervan. De manager gaat dus over de details en ontwikkelt systemen. Een manager houdt van orde en structuur en is niet altijd een groot leider, maar heeft vaak wel de potentie om er uiteindelijk een te worden. Als leider bent u een dromer. U bepaalt de richting en u inspireert uw team. Een leider moet er voor zorgen dat de langetermijnvisie wordt behaald, terwijl de manager over het behalen van de dagelijkse doelen gaat.

Een leider is iemand die dankbaar en bescheiden is. Alles heeft hij te danken aan zijn team. De wens van een leider is niet om zelf te winnen, maar om het bedrijf te laten floreren. Een leider bijt zich vast in zijn doel en is tot alles bereid om het doel te behalen. Hij laat zich hierbij door niks in de weg staan.

Groeistadia

Een leider loodst het bedrijf door diverse groeistadia. Eigenlijk net zoals een ouder bij zijn kind doet. De groeistadia zijn: van baby- en peutertijd via puberteit naar volwassenheid. Bij de baby- en peutertijd moet u werkelijk alles zelf doen en bent u overal verantwoordelijk voor. Vervolgens gaat uw bedrijf door naar de puberteit, waarbij u al meer kunt loslaten. U gaat meer delegeren, maar in de opgestarte systemen gaat er nog wel eens wat mis. U bent bezig met brandjes blussen. In de volwassenheid is uw bedrijf uitgegroeid naar iets wat zichzelf runt en zich naar uw visie heeft gevoegd. U bent niet meer uw werk, uw werk is uw product.

Bouw een team

Om uiteindelijk echt een fantastische leider te worden, moet u kunnen reflecteren. Ook heeft u een mentor of coach nodig. Het helpt om les of een training te geven, want van lesgeven kunt u het allermeeste leren. Een ‘big live event’ kan u tot inzichten brengen die u voorheen niet had. Om in uw kracht te staan focust u zich op wat u het beste kunt. Verzamel mensen om u heen die uw talenten erkennen. Bouw een team met diversiteit, zodat u tot nog meer inzichten kunt komen en u en uw bedrijf over nog meer krachten gaan beschikken. Rondom deze krachten bouwt u de activiteiten. Door elkaar te versterken wordt uw bedrijf van wereldklasse.

Delegeren

Ziet u beren op de weg? Bent u bang? Ga het toch gewoon doen! Al doende leert u meer dan dat u op enig andere wijze zou kunnen. Leer van uw fouten, werk hard aan uzelf. Werk aan uzelf, maar u moet niet te hard werken aan andere dingen. Neem niet te veel op uw schouders. Hoe meer klussen u op uw schouders neemt, hoe sneller u door uw hoeven zult zakken. Dat kan uw bedrijf niet gebruiken. Om te kunnen delegeren, moet u de taak goed kunnen beschrijven. Daarnaast moet u weten aan wie u deze taak kunt toewijzen. Wijs deze taak ook daadwerkelijk aan diegene toe. Verzeker u er zich van dat er tijdig aan gewerkt wordt. Controleer of het goed is gekomen.

Verslag door Lieneke Steverink-Jorna van een lezing door Alex Nottingham tijdens het seminar Dental Practice Excellence van Dentiva

Alex Nottingham van All-Star Dental Academy is coach en consultant voor tandartsen in de Verenigde Staten. Hij is auteur van het boek ‘Dental Practice Excellence’, coauteur van het boek ‘the E-Myth revisted’ en internationaal spreker.

/door Lees meer over: Congresverslagen, Kennis, Management, Ondernemen
Video: Protocollen. Nut, noodzaak of onzin?

Video: Protocollen. Nut, noodzaak of onzin?

De laatste jaren wordt in de mondzorg veel gesproken over het bijna magische woord ‘protocollen’. Maar wat is toch de toegevoegde waarde ervan, want vele praktijken hebben het gevoel ook prima te draaien zonder protocollen. Is het opstellen van protocollen een onzinnige en overbodige exercitie of juist noodzakelijk en nuttig voor praktijken?

In deze video wordt antwoord gegeven op de vraag: Wat is de toegevoegde waarde van protocollen? En wordt onderstaande afbeelding verder toegelicht.

Geen standaard protocollen

Het is onzinnig standaard protocollen aan te schaffen en die vervolgens in de kast te zetten. Hiermee wordt het beoogde eindresultaat (een werkwijze overeenkomstig de richtlijn) niet behaald. Door juist gebruik te maken van de tips uit de video wordt voorkomen dat het hebben van protocollen als einddoel geldt en wordt de toegevoegde waarde van het opstellen en hebben ervan uitgenut.

Bekijk de video’s in de Dental Management Toolkit

Protocollen. Nut, noodzaak of onzin?

Dental Management Toolkit

De Dental Management Toolkit ondersteunt praktijken in het zich conformeren aan geldende wet- en regelgeving. Onder andere door voorbeeld protocollen aan te leveren aangevuld met uitgebreide instructies, zodat praktijken zodoende zelf aan de slag kunnen met het verbeteren van hun eigen praktijkvoering. Lees meer over de Dental Management Toolkit

Video door Sjoerd Kuiken – initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Partnernieuws, Thema A-Z, Video