De tandartsenpraktijk is een dynamisch geheel dat beweegt in een turbulente wereld. Er zijn veel uitdagingen en regels die heel wat van het aanpassingsvermogen van de praktijk vragen. Ondanks dat het vak van tandarts hetzelfde is gebleven, verandert er veel in de manier waarop dit vak uitgeoefend wordt. Allemaal ontwikkelingen waar de tandarts niet omheen kan, maar ook vaak niet voor opgeleid is.

Een tandarts kan de keuze maken een praktijkmanager in te huren of om het zelf te gaan doen. In beide gevallen geldt: hoe worstelt iemand zich door het management van de praktijk heen? Waar liggen talenten met betrekking tot praktijkmanagement? Hoe zijn deze talenten verder te ontwikkelen?

Praktijkmanagement talent
Anna Berends van Loenen is auteur van het boek “Praktijkmanagement Talent”. Het boek houdt het praktijkmanagement talent van de tandarts of praktijkmanager tegen het licht en stimuleert. Het leidt de lezer langs de vele aspecten die iemand tegenkomt bij het managen van een tandartsenpraktijk. “Praktijkmanagement Talent” gaat niet alleen in op de praktische handvatten voor praktijkmanagement, maar ook op persoonlijk leiderschap en de communicatie en begeleiding van het team in de tandheelkundige praktijk.

Boekpresentatie
Op 18 februari 2014 zal het boek “Praktijkmanagement Talent” gepresenteerd worden in Zwolle. Tijdens deze avond wordt niet alleen stil gestaan bij het boek, maar zal er ook een korte workshop gegeven worden door Pieter Henzen over de borging van de visie binnen de tandartsenpraktijk. Er zijn nog enkele plaatsen beschikbaar voor degene die deze kosteloze avond zouden willen bijwonen. Indien u hierbij aanwezig wilt zijn of meer informatie wenst kunt u contact opnemen met Anna Berends van Loenen via info@qanz.nl

Veel praktijken kunnen hun rendement enorm verhogen door simpelweg efficiënter te werken. Een aandachtsgebied hierbij is ‘time management’. Je bepaalt je eigen agenda. Lees de tips voor het efficiënt omgaan met je tijd.

Veel praktijken worden de laatste jaren geconfronteerd met een winstdaling: het verschil tussen het tarief en de kosten wordt kleiner. Uit ervaring blijkt echter dat veel praktijken hun rendement enorm kunnen verhogen simpelweg door efficiënter te werken. Het verhogen van hun rendement moet voor deze praktijken de komende tijd een aandachtspunt zijn. Een rendementsverhoging levert op jaarbasis namelijk veel meer op dan de kleine voordelen die worden geboekt via besparingen aan de ‘kosten kant’.

De tips in de vorige artikelen over ‘Meer rendement’ waren:

1. Het gebruik van het 3 S’en model (Simplificeer, Standaardiseer, Specialiseer)
2. Een goede (efficiënte) meerkamerplanning met toepassing van taakdelegatie
3. Slimmer werken door het stellen van prioriteiten

Time management
Een aandachtsgebied voor een efficiëntere werkwijze is ‘time management’. Het kan bijvoorbeeld niet de bedoeling zijn dat patiënten de agenda van de tandarts bepalen. Jij bepaalt je eigen agenda en dient vast te houden aan deze interne afspraken. Dit kan voor veel praktijken een enorme efficiëntieslag betekenen die zijn weerslag heeft op een hogere productie.

Het gevoel ‘geleefd te worden’
Regelmatig geven tandartsen aan op een werkdag geleefd te worden door de agenda. Veel controles achter elkaar. Een pijnklacht onverhoopt tussendoor gepland. Telefoontjes van toeleveranciers. Deze acties zijn vaak ingegeven vanuit de instelling binnen de praktijk om de patiënt te ‘pleasen’. Onder het mom van: patiëntgericht werken en service verlenen. Dit leidt echter tot grote inefficiënties in de dagelijkse werkwijze en tot onrust. Het advies is een omslag te maken in denken. Een andere ‘mindset’ in de omgang met patiënten en derden.

Omslag in denken – ander perspectief
Het advies is dat praktijken veel meer gaan handelen vanuit hun eigen interne afspraken en waarden. Hiermee wordt bedoeld dat je allereerst bedenkt hoe een prettige werkdag eruitziet en wat je dagelijks minimaal wilt omzetten, om de jaarlijkse omzetdoelstelling te halen. Zo begin je met het plannen van je eigen dagschema. Kortom, plan je eigen succes. Vervolgens is het belangrijk om dit dagschema als ‘heilig’ te verklaren in de praktijk. Dit heeft als resultaat dat veel strategischer met kostbare tijd wordt omgegaan.

Tips om dit te bereiken
5 Tips om strategisch om te gaan met je tijd:

• Stel eenmalig een goede ‘blokplanning’ voor de kamers op en volg deze planning elke dag:
  Een vaste planning creëert duidelijkheid en rust, wat tijdwinst gaat opleveren.
• Afspraken worden alleen gemaakt op tijden dat het de praktijk schikt en niet andersom:
  De eigen planning is een weergave van een efficiënte werkdag en wordt daarom als ‘heilig’ verklaard. Hierin concessies doen betekent een negatieve invloed op de efficiëntie en productie van de praktijk.
• Maak de behandeltijd niet langer als deze tijd niet is gereserveerd:
  Doe alleen extra verrichtingen als de agenda dit toelaat. De wachttijd neemt toe en het zelf opgezette (efficiënte) dagschema komt daarmee direct onder druk te staan.
• Creëer momenten op een werkdag voor niet belangrijke zaken tijdens niet-productie uren:
  Beantwoord mail en telefoontjes, maak behandelplannen en verwerk de administratie buiten de tijden dat patiënten worden behandeld.
• Geef naar patiënten aan dat zij tijd hebben gereserveerd bij de tandarts:
  Het reserveren van tijd maakt duidelijk naar patiënten dat de tandarts voor hen tijd vrijmaakt.

Door: Sjoerd Kuiken en Verry van Rossum – Sjoerd Kuiken van http://kuikenpraktijkmanagement.nl/advies-tandartspraktijken/ adviseert en begeleidt praktijken op het gebied van wet- en regelgeving, kwaliteitsystemen en financieel gezonde praktijkvoering. Verry van Rossum van www.pdi-nl.nl is praktijkadviseur die praktijken de unieke werkwijze van het PDI Business Model kan leren en beschikt over een expertise van vele jaren in het begeleiden en opleiden van tandartsen.

Praktijkorganisatie, wat houdt het in en wanneer is een praktijk goed georganiseerd? Een verslag van de lezing van de lezing van Astrid Elzink-Tennekes tijdens de Nationale Kennisdag.

Praktijkorganisatie, wat houdt het in en wanneer is een praktijk goed georganiseerd? Bij veel praktijken is de organisatie nog niet optimaal en heerst er angst voor een onaangekondigd bezoek van de inspectie. Astrid Elzink-Tennekes bezoekt tandartsenpraktijken door het hele land en biedt een helpende hand bij de organisatie van de praktijk. Een verslag van haar lezing tijdens De Nationale Kennisdag voor assistenten.

Slechte praktijkorganisatie
Slechte praktijkorganisatie kost veel geld. Een goede organisatie is direct zichtbaar: De balie is netjes, geen rondslingerende gele briefjes. De wachtkamer is fris en opgeruimd, er liggen geen oude tijdschriften en het toilet is schoon. Heel belangrijk zijn de ontvangst en de serviceverlening. Door de crisis komen sommige patiënten minder vaak loopt de omzet terug en er zijn geen wachtlijsten meer. Gastvrijheid kan het verschil maken.

Als de praktijk niet goed georganiseerd is, wordt er in het team onderling vaak steeds minder gecommuniceerd, waardoor het teamgevoel soms ver te zoeken is. Respect en waardering voor elkaar mogen niet uit het oog verloren worden. Ze zorgen voor een prettig werkklimaat wat een positief effect heeft op de uitstraling van de praktijk naar de patiënt.

Om eens door de ogen van de patiënt te kunnen kijken, is het goed om een enquête af te nemen. Zo ontstaat er inzicht in de mening van patiënten over de verleende tandheelkundige zorg, maar ook over bijvoorbeeld de wachtkamer, balie en de ontvangst.

Wie neemt de praktijkorganisatie op zich?
Een organiserende rol kan weggelegd zijn voor de tandarts, mits deze er de mogelijkheid voor heeft én het leuk vindt om te doen. Ook kan er een praktijkmanager – intern of extern – worden aangesteld, die een coördinerende taak op zich neemt. Een dergelijke aanstelling kan soms leiden tot onrust en onzekerheid binnen het team. Goed overleg is noodzakelijk om dit te voorkomen.

Eigenschappen van een praktijkmanager
Een praktijkmanager is flexibel, heeft leidinggevende kwaliteiten en beschikt over het nodige organisatietalent.

Wat moet er georganiseerd worden?

• Planning afsprakenboek
  Een goede planner zorgt voor omzet. Onderzocht kan worden of de ene tandarts langer nodig heeft voor eenzelfde behandeling dan de andere, en of hierop winst te behalen is. Dit mag echter nooit ten koste gaan van de patiënt of de zorgverlening. Gouden regel bij de planning: er mag nooit een stoel leeg (zonder patiënt) zijn.
• Personeel
  Van personeelsdossiers tot inentingen, alles moet worden vastgelegd.
• Administratie
• Inkoop
  Er kan efficiënter worden ingekocht, indien hiervoor één persoon wordt aangesteld en er onderling overleg plaatsvindt. Hierbij geldt : hand op de knip en letten op extra kortingen en aanbiedingen.
• Hygiëne
  Er gelden richtlijnen (link naar de wiprichtlijnen hierachter) die nauw gehanteerd moeten worden en het is belangrijk om het overzicht te bewaren.
• Onderhoud apparatuur
  Het aanleggen van lijsten waarop wordt aangetekend wie wat doet, waar en wanneer, is erg nuttig. Afspraken kunnen meteen in de agenda verwerkt worden.
• Scholing
  Het niveau van assistentes wordt steeds hoger. Patiënten moeten ervan op de hoogte worden gesteld dat bepaalde taken worden overgenomen door assistentes, bijvoorbeeld door een bord op te hangen in de praktijk. Ook moeten mappen met certificaten en diploma’s worden aangelegd.
• Juridische zaken
  Patiënten worden steeds mondiger. Daarom is het van belang dat alles goed gearchiveerd wordt, bijvoorbeeld in de vorm van patiënten- en personeelsdossiers.
• Protocollen
  Hiermee kan een praktijk bij uitstek aantonen dat er een goede organisatie wordt gevoerd. Bekijk een video over het opzetten van protocollen

Kortom: een goede praktijkorganisatie betekent minder stress en meer omzet. Zie het als een uitdaging.

Verslag door Vera Markus voor dental INFO van de lezing EHPO; Eerste Hulp bij Praktijk Organisatie door Astrid Elzink-Tennekes op de Nationale Kennisdag.

Astrid Elzink-Tennekes is van 1973 tot 1988 werkzaam geweest als tandartsassistente. In 1986 organiseerde zij de allereerste Standbydag en richtte zij tevens het bedrijf Four Handed op. Zij was in 1988 medeoprichter van het blad Standby voor tandartsassistenten en zette tevens de eerste cursussen voor deze doelgroep op. Van 1988 tot 1996 is ze werkzaam geweest als lesassistente bij de opleiding tandartsassistente ROC te Apeldoorn. Hiernaast is ze ook nog voorlichtingsmedewerker geweest bij de ‘Sterke Tandenbus’ en dental representative bij Gaba. In 2000 richtte zij Tenel Trainingen en Congressen op en geeft sindsdien vele trainingen en cursussen. In 2009 is Astrid een samenwerking aangegaan met Henry Schein Dental. Dit bedrijf heet Dental Best Practice. 

Om de kwaliteit van uw praktijk te kunnen verbeteren, is het belangrijk om de processen in uw praktijk te evalueren. Maar hoe? Lees de tips.

De meest handzame tool voor procesverbetering is de PDCA-cyclus. De werking ervan wordt in dit filmpje uitgelegd.
Nadat u plannen heeft gemaakt om aspecten en processen te verbeteren in uw praktijk, gaat u er mee aan de slag. Echter om optimaal resultaat uit uw verbetering te halen, is het van cruciaal belang dat u de plannen ook evalueert en desgewenst aanpakt.
Voor de evaluatie van uw plannen heeft u input nodig van de mensen die betrokken zijn geweest bij het desbetreffende proces. Dat bent u als tandarts uiteraard, maar uw assistenten, verwijzers en patiënten zijn dat ook. Allen hebben een (deel)proces ervaren vanuit hun eigen standpunt. Pas als we deze verschillende punten afwegen en toepassen, kunnen we de volgende stap in kwaliteitsverbetering zetten. De input voor deze evaluatie is bij de betrokken personen op de volgende manieren te behalen:

Maak meldingen!
Er zijn verschillende soorten meldingen die u en uw medewerkers structureel zouden moeten verzamelen om te kunnen evalueren, bijvoorbeeld tijdens een werkoverleg of bij het schrijven van uw kwaliteitsjaarverslag. Klachten van uw patiënt. Uiteraard is het nooit leuk om ontevreden “klanten” te hebben, toch kunt u de klagers heel dankbaar zijn. Ontevreden patiënten die u niets vertellen, maar wél hierover praten met andere (potentiële) patiënten zijn juist schadelijk voor de reputatie van uw praktijk. Pas als een patiënt zijn ongenoegen aan u laat blijken, bent u ervan op de hoogte en kunt u er iets aan doen waarmee u klachten in de toekomst voorkomt.

• (Bijna) Incidenten
  Hieronder verstaan we incidenten in uw praktijk. Zoals een natte gedweilde vloer, waarover iemand uitgleed. Of een prikaccident.
• Verbeterpunten
  Uw medewerkers kijken door een andere bril naar uw praktijk en kunnen een waardevolle meerwaarde leveren aan de kwaliteitsverbetering. Soms komen zij met geweldige plannen waar u nooit aan gedacht zou hebben. Of ze komen met een plan, dat niet toepasbaar is, maar wat u of een andere medewerker wel op nieuwe ideeën brengt voor verdere groei van uw praktijk.

Functioneringsgesprekken
Deze gesprekken zijn tweerichtingsverkeer. Dat houdt in dat tijdens het functioneringsgesprek niet alleen het functioneren van de medewerker wordt besproken, maar ook het functioneren van de praktijk. De mooiste koppeling zal dan zijn, wanneer u vraagt hoe de desbetreffende medewerker kan bijdragen aan het functioneren en het verbeteren van de praktijk.

Vraag het aan derden
Niet alleen intern kunnen er meldingen gedaan worden, maar vragen naar ideeën van derden kan u ook helpen.

• Patiëntenquête
  Stel vragen aan uw patiënten. Het kan over uw gehele praktijk gaan of juist alleen over de ontvangst. Dit kan op papier of digitaal. Het samenvoegen en evalueren van de resultaten geeft u een schat aan informatie om uw plannen verder bij te sturen of uw kwaliteitsdoelstellingen aan te passen.
• Ideeënbus
  In het verlengde van de patiëntenquête ligt de ideeënbus. Hier kunnen patiënten hun ideeën, maar ook hun klachten kwijt die ze liever niet persoonlijk vertellen. De ideeënbus kan fysiek in de wachtkamer staan, maar kan ook een pagina op uw website zijn. Hierbij is het wel belangrijk dat u de “bus” regelmatig controleert en de resultaten terugkoppelt aan uw patiënten. Zo maakt u ook zichtbaar dat u naar uw patiënt luistert.
• Ketenpartnerenquête
  Wat vinden uw verwijzers van u? Hoe kan het verwijsproces nog meer geoptimaliseerd worden. Uw verwijzers zijn vaak maar wat blij als ze met u mee kunnen denken. Het helpt niet alleen uw praktijk, maar ook die van uw verwijzer!

Evalueer samen
Als u of uw praktijkmanager al deze informatie verzameld heeft kunt u deze gegevens zelf gaan evalueren en uw bevindingen presenteren aan uw team. Het is echter nog waardevoller, als u de evaluatie samen met uw (deel-)team doet. Zo voelt iedereen eigenaarschap in de verbetering en is het team nog meer bereid om samen met u deze kwaliteitsverbetering in te zetten en het meeste uit uw praktijk te halen. Verbeteren doet u immers samen.

Door: Anna Berends van Loenen www.qanz.nl Qanz begeleidt tandartspraktijken bij het kwaliteitsmanagementproces voor HKZ /ISO9001. Daarnaast traint en ondersteunt zij tandartspraktijken op alle zaken omtrent organisatie, communicatie en praktijkmanagement.

Het aanbod van praktijken is de komende jaren groter dan de vraag. Welke punten vinden kopers belangrijk en hoe wordt de prijs bepaald?

De komende jaren beëindigen meer tandartsen hun praktijk dan er nieuwe tandartsondernemers een praktijk starten. Dit betekent dat er meer aanbod van praktijken zal zijn dan vraag. Voor tandartsen die de komende jaren hun praktijk gaan verkopen is het dan ook goed om inzicht te hebben in wat potentiële kopers belangrijk vinden bij de keuze voor een praktijk.
In hoofdlijnen zijn de kandidaten voor praktijkovername in de volgende categorieën onder te verdelen:

1. Tandheelkundige ketens

• Zijn vooral gericht op praktijken met 3 tot 5 behandelkamers of groter
• Hebben de intentie dat de praktijkhouder na de overdracht nog enige tijd, soms enkele jaren in de praktijk blijft werken
• Tonen sterke voorkeur voor praktijken met een bovengemiddeld patiëntenbestand, met andere woorden meer dan 3.000
  actieve patiënten
• De meeste ketens zoeken groei buiten de Randstad, omdat in de Randstad de tandartsdichtheid relatief hoog is
  

2. Instroom van tandartsen die hun opleiding elders hebben genoten
Dit is een gemêleerd gezelschap met diverse wensen. Rode draad is dat zij in het algemeen na enkele jaren in Nederland te hebben gewerkt als medewerker, een eigen praktijk willen overnemen om als solist verder te werken. Tandartsen die in Duitsland of België hun opleiding hebben genoten hebben vaak een sterke voorkeur voor vestiging in de grensstreek.

3. Collega tandarts met eigen praktijk
Deze collega is over het algemeen geïnteresseerd in de koop van een patiëntenbestand in de nabije omgeving. Verder wil deze collega over het algemeen niet alle werknemers overnemen. Dit geeft specifieke problemen bij de overdracht. De overgang van personeel heeft regelmatig een drukkend effect op de koopprijs.

4. Tandartsen die in Nederland hun opleiding hebben genoten
De meerderheid van de groep tandartsen zonder eigen praktijk lijkt in de huidige situatie weinig interesse te hebben in praktijkovername. Degenen die wel een eigen praktijk ambiëren zoeken, na minimaal 5 jaar als medewerker gewerkt te hebben, een eigen praktijk met 3 tot 4 behandelkamers of treden toe tot een maatschap.

Vraag en aanbod
Het praktijkaanbod van de komende jaren zit met name bij de solopraktijken, de vraag vooral bij de wat grotere praktijken waar minstens twee tandartsen kunnen werken. Deze indeling geeft slechts een grove schets van de potentiële kopers en uiteraard zijn hier uitzonderingen op. Deze indeling helpt u te bepalen aan welke categorie u uw praktijk met het meeste succes kan verkopen.

Afbouwen
Wanneer u bijvoorbeeld af wilt bouwen, kunt u er voor kiezen om uw praktijk te verkopen aan een tandheelkundige keten wanneer u een patiëntenbestand heeft dat qua omvang past bij het aantal behandelkamers. Daarbij spreekt u af dat u na de overdracht in uw praktijk blijft werken en dat het aantal dagen dat u wilt werken binnen enkele jaren of maanden wordt gereduceerd.

Gedeeltelijk
Naast een volledige overdracht bieden ketens vaak ook de mogelijkheid tot een gedeeltelijke overdracht. De tandarts verkoopt dan een substantieel deel van de praktijk in de vorm van een aandelenbelang. De keten ondersteunt bij de praktijkvoering en het management. De tandarts blijft werkzaam in de eigen praktijk.
Overdracht aan een keten roept soms weerstand op onder tandartsen. De ene keten is echter de andere niet. Laat u goed informeren wat een keten u te bieden heeft en op welke wijze zij werken. Daardoor merkt u of de werkwijze van de keten aansluit bij die van u als praktijkhouder. Voor alle kopers geldt dat zij nagenoeg niet geïnteresseerd zijn in een tandartspraktijk aan huis.

Kwaliteitsbeleid
Een andere tendens is dat kopers, ongeacht uit welke categorie ze komen, op zoek zijn naar praktijken waar de praktijkhouder actief bezig is met kwaliteitsbeleid binnen zijn of haar onderneming. Kwaliteitsbeleid moet hier ruim geïnterpreteerd worden, dus niet alleen kwaliteit op het gebied van praktijkhygiëne, maar ook de kwaliteit van de organisatie als geheel (personeelsbeleid, werkafspraken etc.). Dit aspect gaat steeds zwaarder wegen binnen de beoordeling van de waarde van uw praktijk en daarom adviseren wij u om minimaal drie jaar voordat u uw praktijk over wenst te dragen uw praktijk door te laten lichten op dit punt. Op het moment dat u de aanbevelingen die daaruit voortkomen implementeert in uw onderneming is uw praktijk eenvoudiger te verkopen omdat er meer geïnteresseerde kopers zullen zijn. Omdat de banken terughoudend zijn met het financieren van grote investeringen zijn praktijken waarin niet of nauwelijks geïnvesteerd hoeft te worden, het meest aantrekkelijk voor kopers.

Financiële horizon
Voor de koper speelt de ‘financiële horizon’ een belangrijke rol. Een tandheelkundige keten zal vooral gericht zijn op winst op middellange en lange termijn. Een collega tandarts echter zal op korte termijn winst dienen te realiseren.
Potentiële kopers zullen altijd kijken wat hun alternatieven zijn. Met name tandheelkundige ketens wegen af waar zij hun te investeren kapitaal in gaan stoppen. Voor hen geldt de vraag of er ook andere praktijken te koop zijn waar wellicht een beter rendement te maken is. Werkt een tandheelkundige keten regionaal dan zal er gezocht worden naar een praktijk die past in dit plaatje. Werkt een keten landelijk dan zijn er meer alternatieven waardoor uw onderhandelingspositie wat minder sterk is. Een startende tandartsondernemer zal vooral ook kijken naar de aantrekkelijkheid van de regio voor wat betreft wonen en werken. Hier spelen ook subjectieve aspecten een belangrijke rol.

Collega tandartsen
Voor collega tandartsen in uw directe omgeving die op zoek zijn naar een patiëntenbestand zal de prijs die u ontvangt voor het patiëntenbestand afhangen van de mate waarop hij/zij dit bestand nodig heeft om zijn of haar praktijk te vullen. Heeft uw collega een praktijk met meerdere ingerichte behandelkamers maar te weinig patiënten dan zal hij bereid zijn daar meer voor te betalen. Voor deze koper is de meerprijs die hij/zij betaalt voor uw patiëntenbestand ook sneller terug te verdienen. Wanneer deze collega namelijk dit bestand verwerft zal hij/zij een hogere omzet binnen zijn praktijk weten te realiseren met praktijkkosten die niet direct substantieel toe zullen nemen. De overnemende partij zal daardoor een substantiële winststijging binnen de praktijk weten te realiseren.

Meerwaarde
De tandarts die het ondernemerschap nog overweegt heeft als alternatief om als medewerker bij een collega in de praktijk te werken. De beloning die de tandartsmedewerker ontvangt is vaak nog van een dermate omvang dat overname van een praktijk beperkte financiële meerwaarde oplevert. Zeker niet als dit wordt afgezet tegen de extra tijdsinspanning enen de financiële risico’s die horen bij het ondernemerschap. Overigens zijn ondernemers minder bereid dan voorheen om hoge omzetpercentages te betalen aan tandartsmedewerkers. Voor tandartsmedewerkers biedt de overstap naar het zelfstandig ondernemerschap de mogelijkheid en de uitdaging om de eigen visie op de tandheelkundige praktijk te realiseren.
 
Verkoopprijs
In de markt worden verschillende richtlijnen gehanteerd om tot een verkoopprijs te komen. Waar voorheen een vrij standaard richtlijn werd gehanteerd, lopen de goodwill bedragen tegenwoordig steeds meer uiteen. De bovengenoemde aspecten van omvang van de praktijk, kwaliteit van de bedrijfsvoering, vereiste investeringen en regionale aspecten bepalen de waarde.
Accountants maken vaak gebruik van de zogenaamde Discounted Cash Flow methode. Deze waardering is gebaseerd op de zogenaamde vrije kasgeldstromen en wordt regelmatig gehanteerd bij overnames in het bedrijfsleven. Binnen de tandheelkunde is deze methode niet gebruikelijk. Deze berekening levert vaak een bijzonder hoge goodwillsom op die geen van de eerder genoemde partijen bereid is om te betalen. Tandartsen die met hun accountant met een waardering komen die gebaseerd is op de DCF-methode, lopen in het verkooptraject vaak aan tegen kopende partijen die de praktijk wel interessant vinden, maar die niet bereid zijn om de vraagprijs te betalen.

Emotionele aspect
Bij verkoop van een tandartspraktijk speelt het emotionele aspect voor de praktijkhouder vaak een grotere rol dan het zakelijke aspect. Wij adviseren u als praktijkhouder dan ook om zich bij te laten staan door een in de tandheelkunde gespecialiseerde en ervaren adviseur. Door het inschakelen van een adviseur houdt u het hele proces namelijk meer op afstand en kunt u adviezen inwinnen alvorens u reageert op een bepaalde bieding. Ook weet een adviseur vaak al snel of een potentiële koper wel of niet bij u zal passen. Op deze manier wordt de praktijkhouder gefaciliteerd in alle facetten om zijn praktijk op een zakelijke manier te kunnen verkopen. Door het opstellen van een ‘verkoopmemorandum’ waarbij uw praktijk volledig in beeld wordt gebracht, wordt alle praktijkinformatie op een efficiënte manier overgebracht op potentiële kopers. Hierdoor hebben zij snel inzicht in wat zij kopen en zijn zo sneller bereid zijn om een goede prijs voor uw praktijk te betalen.

Passende koper
De uiteindelijke prijs die men bereid is voor uw praktijk te betalen is altijd afhankelijk van meerdere factoren. Zo spelen de kwaliteit van uw onderneming, de alternatieven die kopers hebben, plaats en locatie van uw praktijk en onderhandelingsvaardigheid allemaal een rol. Van belang is die ene passende koper te vinden en daarvoor is het van belang om een bemiddelaar in te zetten met een groot netwerk. Op die manier maakt u de beste kans om de juiste koper te vinden!

Dit is een geactualiseerde bewerking van een artikel dat eerder in Dentz verscheen.
Auteurs: Mr. Marco van Berkel en Mr. Patrick Crielaers, Praktijkadviseurs bij Dental Care Professionals

Als praktijkhouder neemt u veel beslissingen. Soms moet u daarbij harde noten kraken. Maar hoe doet u dat?

1. Definieer de beslissing helder
Aarzel niet om voor de hand liggende vragen te stellen. Waarom moet deze beslissing worden genomen? Wat levert deze beslissing de onderneming op?

2. Bedenk alternatieven
Mensen blijven vaak steken in dilemma’s, in het idee dat ze maar twee mogelijkheden hebben: wel of niet; links of rechts. Meerdere alternatieven opperen, is altijd beter. Brainstorm niet alleen met collega’s, maar eventueel ook met klanten, vrienden of kennissen. Maak ook gebruik van mensen die de conventies van uw vak niet kennen. Oordeel daarbij niet te snel. Schrijf alle alternatieve oplossingen op. Maffe ideeën stimuleren de creativiteit. Inperken kan altijd nog.

3. Verzamel informatie
Vertrouw bij afwegingen niet op brochures, verkopers of zoekmachines op het internet. Verzamel eens informatie uit een andere hoek. Zoek bijvoorbeeld ook eens mensen op die altijd klagen. De inbreng van zulke bezwarenkoningen kan leiden tot nieuwe inzichten en misschien wel nieuwe oplossingen. Kijk hoe anderen soortgelijke problemen oplossen. Raadpleeg brancheorganisaties, overheidsinstellingen, vakbladen, online diensten, boeken of consultants.

4. Bekijk het eens door oma’s ogen
Aarzel niet om de mening van mensen te raadplegen die uit een heel andere hoek komen. Of bedenk wat ze zouden kunnen vinden als ze niet ter plaatse zijn. Wat zou uw vader, oma of oude natuurkundeleraar van deze oplossing vinden?

5. Waardeer de opties
Nu alle alternatieven beoordeeld zijn, rest de vraag welke oplossing het best bij de onderneming past. Schrap opties die te duur zijn of niet bij de cultuur van de onderneming passen. Bij een pragmatisch handelsbedrijf hoort bijvoorbeeld geen state-of-the-art website.

6. Visualiseer de uitkomst
Neem de tijd om echt voor u te zien hoe de overgebleven opties binnen uw onderneming functioneren. Krijgt u bij dat visualiseren een goed gevoel of juist niet? Vat het gevoel samen in trefwoorden. Doe vervolgens een realiteitscheck: welk alternatief ligt het meest voor de hand? Welke het minst? Schrap de minst realistische opties.

7. Laat het gevoel spreken
Onze hersenen nemen meer informatie op dan we kunnen verwerken. Soms geeft het onderbewustzijn een krachtig signaal af. Neem zo’n aanwijzing serieus, ook al is de zakelijke overweging nog niet duidelijk. Succesvolle zakenmensen durven op hun intuïtie te vertrouwen.

8. Maak een duidelijke keuze
U heeft alle vragen beantwoord. U weet welke optie het beste past en wat die u oplevert. Aarzel dan niet langer. Bepaal de beste optie voor uw bedrijf en kies.

9. Wees enthousiast
U heeft zorgvuldig gekozen, dus de twijfels kunnen aan de kant. Ga aan de slag. Begin aan uw plan zodra de beslissing is genomen. Laat iedereen weten dat er een knoop is doorgehakt. Verkoop uw beslissing. Leg uit waarom deze beslissing is genomen. Maak duidelijk wat er gaat gebeuren en hoe.

10. Evalueer
Wees niet bang om de beslissing na een tijdje te evalueren. Als uw plan niet uitpakt zoals u dacht, aarzel dan niet om het beslissingsproces nog eens stapsgewijs te herhalen en uw koers bij te stellen.

Hoe vaak heeft u een conflict op uw werk? Lees hier de vijf stijlen van conflicthantering en ontdek wat de voordelen zijn van elke stijl.

Inhoud of relatie
Een conflict kan gaan om de inhoud van een kwestie (inhoudsniveau) en/of om de relatie tussen de betrokkenen (betrekkingsniveau). Elk van de partijen heeft belang bij een gunstige afloop van het conflict en voelt zich tegelijkertijd in min of meerdere mate verantwoordelijk voor de relatie met de ander. Ieder mens ontwikkelt zo zijn eigen manieren om met conflicten om te gaan. De ene persoon is assertiever van aard en presenteert zich in conflicten zeer strijdvaardig. De ander is wellicht meer coöperatief en stelt het belang van de relatie boven dat van de te behalen resultaten. Overigens kan deze houding per moment verschillen. Dit is afhankelijk van de belangen die voor ieder op het spel staan en de waarde van de relatie.

Kenneth W. Thomas en Ralph H. Kilmann ontwikkelden een model waarin zij vijf manieren benoemen om conflicten te hanteren: doordrukken, samenwerken, compromissen sluiten, vermijden en toegeven. Dit model staat bekend als het Thomas en Killman instrument conflictstijlen. Onderzoek hier of u uzelf herkent in één van de stijlen. Het is ook mogelijk dat u verschillende manieren van conflicthantering gebruikt. Elke stijl heeft zijn eigen vóór- en nadelen; de effectiviteit van elke stijl verschilt per situatie.

Doordrukken
Als u in een conflict vooral doordrukt, heeft u veel zorg om uw eigen belangen en minder zorg om de relatie met uw gesprekspartner. Als u deze stijl hanteert, probeert u uw eigen doelen en belangen door te drukken, zonder rekening te houden met die van de ander. Het gaat u puur om winnen of verliezen, waarbij u inzet op eigen winst en verlies voor uw tegenstander. Als u doordrukt bereikt u geen win-win situatie. Voor één van beiden zal het conflict onbevredigend beëindigen. Als uw gesprekspartner weerstand blijft bieden, kan uw houding steeds aanvallender worden. Daarbij kan escalatie optreden waardoor u lijnrecht tegenover uw gesprekspartner komt te staan. Het conflict wordt dan een strijd.

Het is goed om u bewust te zijn van uw eigen belangen en daarvoor op te komen. Het kan zinnig zijn om door te drukken als er weinig tijd is en u zeker weet dat u gelijk heeft. Maar als een win-win situatie uw streven is, zult u goed moeten luisteren wat de ander wenst en daar voldoende rekening mee houden. Zelfs bij grote tegenstellingen kunnen er mogelijkheden tot onderhandelen zijn. Als u goed luistert, kunt u ontdekken dat u het misschien helemaal niet zo met elkaar oneens bent en dat er wellicht raakvlakken zijn. Als u in conflicten doordrukt, is het belangrijk om te kijken of u uw relatie met de ander niet onnodig onder druk zet. Het blijft ook de vraag of u op deze manier uw doel optimaal bereikt of dat u de ander slechts onnodig tegen u opzet. U doet er verstandig aan om een combinatie van verschillende conflictstijlen te hanteren, zodat u alleen doordrukt in situaties waarbij dat voor uw gevoel echt noodzakelijk is. Drukt u te weinig door, dan kunt u zich afvragen of u wel voldoende voor uzelf opkomt en uw mening krachtig genoeg duidelijk maakt. Het is niet altijd nodig, maar in sommige situaties mag u best eens met de vuist op tafel slaan. Zo kunt u uw visie duidelijk laten blijken en ook tonen dat u in dit geval bereid bent tot het uiterste te gaan.

Samenwerken
Als samenwerken uw voorkeur heeft, heeft u voldoende zorg om hun eigen belangen en ook voldoende zorg om de relatie met de ander. Dat wil zeggen dat u uw eigen belangen behartigt en daarbij ook rekening houdt met de wensen van de ander. U legt uw tegenstrijdige belangen op tafel en tracht gezamenlijk een oplossing te vinden die gunstig is voor beide partijen. Daarbij streeft u naar een win-win situatie en ligt de nadruk op wederzijdse tevredenheid. Natuurlijk verloopt dit niet altijd probleemloos en kan een conflict soms escaleren. Toch blijft de steeds terugkerende insteek dat beide partijen er beter uitkomen. Als u deze stijl gebruikt, bent u sterk genoeg om voor uw eigen belangen op te komen, maar beseft tegelijkertijd dat u voor optimaal resultaat afhankelijk van de ander bent. Het is in de onderhandeling belangrijk om een goede onderlinge relatie in stand te houden, maar dit mag niet ten koste gaan van uw eigen belangen. Om deze stijl succesvol toe te passen, is het noodzakelijk dat er een open communicatie bestaat tussen de verschillende partijen en dat de gespreksdeelnemers beschikken over goede sociale vaardigheden.

‘Samenwerken is samen problemen oplossen’. Dit klinkt als de ideale manier van conflicthantering. Het is zeker een zinnige manier als uw belangen niet te ver uiteen liggen en als u elkaar nodig heeft voor de uitvoering. Gebruikt u deze conflicthanteringstijl frequent, dan kunt u blijkbaar goed overweg met meningsverschillen. Besef wel dat u niet aan deze stijl vast zit, maar ook wel eens een andere kunt gebruiken. U hoeft er immers niet altijd samen evengoed uit te komen. Als u steeds maar bezig bent met oplossen van onderlinge problemen, bent u feitelijk voortdurend in een conflict. Er is altijd wel iets om uit te praten en dat kan op den duur erg vermoeiend zijn. Maak er dus geen must van, zodat conflicten als gezamenlijke uitdagingen worden gezien. Het moet wel een doel dienen. U moet ervoor waken dat u niet te veel energie investeert in het zoeken naar oplossingen terwijl de andere partij daartoe weinig gemotiveerd is. Is samenwerken niet uw voorkeursstijl, bedenk dan dat het openingen biedt tot een uitkomst waarin u beiden iets wint. Zo kunt u een conflict ook zien als een gezamenlijk project waar beide partijen beter van worden. Er hoeven niet altijd verliezers te zijn. U kunt ervaren dat samenwerken meer winst oplevert dan verwacht. U kunt uw doelen ermee behalen en tegelijkertijd de relatie met de ander verbeteren.

Compromissen sluiten
Als u bij voorkeur compromissen sluit, kiest u het midden tussen zorg om hun eigen belangen en de zorg om de relatie met de ander. U bent in spanningsvolle en conflictsituaties steeds op zoek naar een middenweg. Telkens als zich een conflict aandient zoekt u naar een gelijkwaardige oplossing voor beide partijen. Het gaat er niet om wie er beter van wordt, maar dat het eerlijk verdeeld is. Samen kijkt u naar de belangen van beide partijen en dan wordt een keuze gemaakt, zodat ieder even veel krijgt. Ieder de helft lijkt een eerlijke en ook goede manier voor beide partijen, maar daarbij is sprake van een beperkte visie. Er wordt slechts verdeeld, zonder rekening te houden met de waarde van ieders belangen en de mogelijkheden. De koek wordt verdeeld, maar die koek wordt niet groter dan hij is. Soms is er een oplossing te bedenken waarbij de verdeling misschien minder eerlijk is, maar er wel meer valt te verdelen. In dat geval worden beide partijen er beter van.

Sommigen conflicten zijn gemakkelijk op te lossen door de middenweg te zoeken en te kiezen voor ‘eerlijkheid’. Een compromis is vooral nuttig als een tijdelijke oplossing helpt en de belangen niet al te groot zijn. Als u snel tot een compromis besluit scheelt dat ook veel tijd. Maar toch heeft het sluiten van een compromis niet altijd de voorkeur. Het eindresultaat lijkt positief, maar in veel gevallen kunt u meer uit een conflict halen dan slechts een eerlijke verdeling. Door andere input en oplossingen van een andere orde kunt u de koek vergroten. U kunt er meer energie uithalen dan er oorspronkelijk is ingestopt.

Vermijden
Als u in conflicten vooral vermijdt, heeft u weinig zorg om uw eigen belangen en ook weinig zorg om de relatie met de ander. Bij vermijding ontloopt u situaties die kunnen frustreren. U probeert moeilijke gesprekken uit de weg te gaan, schuift lastige zaken vooruit of neemt zelfs ontslag. Vermijden van conflicten doen we vaker dan we onder ogen willen zien. Soms doen we alles om het conflict maar te voorkomen. We gaan confrontaties uit de weg, stellen belangrijke zaken uit of ontkennen zelfs het bestaan van een conflict.

Angst voor de pijn en vrees om niet aardig gevonden te worden, zorgen ervoor dat we geen actie nemen. Als u het conflict niet aangaat, lijkt dat meer op te leveren dan wanneer u dat wel doet. Het kan zijn dat er naar uw mening werkelijk weinig te halen is door het conflict aan te gaan. Vermijding is dan de kortste weg. Het kost anders alleen maar moeite en frustratie, waaraan u slechts een onaangenaam gevoel overhoudt. Niets doen is dan gemakkelijk en soms waait het probleem vanzelf over. Het kan ook zijn dat uw eerdere pogingen niets hebben opgeleverd, en u daarom ook dit conflict maar laat.

Als u steeds maar vermijdt, kunt u zich afvragen waarom u denkt dat conflicten voor u zo weinig opleveren? Als u bang bent om de confrontatie aan te gaan, kunt u onderzoeken wat uw angst is. Bent u bang voor gezichtsverlies of negatieve effecten of bent u ‘gewoon’ niet zo strijdvaardig? Misschien meent u dat u helemaal niet vermijdt, maar eigenlijk heel weinig conflicten heeft. Is dat dan werkelijk zo of past u uw verwachtingen al op voorhand aan? Als u echter nooit iets vermijdt, kunt u zich afvragen of u overal zoveel energie in wilt steken. Maak onderscheid tussen de dingen die voor u belangrijk of minder belangrijk zijn. Het conflict vermijden hoeft niet altijd negatief te zijn. Als de ander bijvoorbeeld duidelijk machtiger is en de strijd niets oplost, is vermijden de beste keuze. Het kan u dan een hoop onnodige zorgen besparen als u zich er bij neerlegt.

Toegeven
Als u in conflictsituaties gemakkelijk toegeeft, heeft u weinig zorg om uw eigen belangen, maar veel zorg om de relatie met de ander. U streeft er vooral naar de relatie goed te houden. De belangen en eisen van de ander worden gediend en uw eigen belangen worden ondergeschoven. Dit kan verschillende redenen hebben. Zo kunt u van mening zijn dat de kwestie voor u veel minder belangrijk is dan voor uw tegenstander. Ook kan het zijn dat u meer waarde hecht aan de relatie dan de ander dan dat het conflict naar uw idee oplevert. Het kan ook zijn dat u niet zo sterk in uw schoenen staat of niet zo veel zin heeft in een strijd. U bent misschien onzeker over uzelf en bang dat de ander u zal laten vallen als u voor uzelf opkomt. Mogelijk voelt u zich bij een conflict persoonlijk aangevallen of trekt u zich de dingen erg persoonlijk aan. Dit kan bij u een schuldgevoel teweeg brengen dat gepaard gaat met irreële gedachten. U meent bijvoorbeeld dat het uw schuld is dat de ander boos wordt. U had zich beter moeten aanpassen en u beter moeten schikken naar de ander. Bij dit soort gedachten bent u sneller geneigd om maar toe te geven.

Als u vooral toegeeft in conflictsituaties, heeft u er wellicht moeite mee de zakelijke kant van het conflict te zien. Het conflict zal niet snel escaleren, maar het resultaat van een onderhandeling zal ongunstig voor u uitvallen. Als u erom bekend staat deze manier vaak te gebruiken, kunnen anderen u misbruiken. Uiteindelijk zult u zich minder prettig voelen en wellicht ook nog onzekerder en machtelozer. Dit kan leiden tot frustratie die op een andere manier toch naar buiten treedt. U kunt bijvoorbeeld klagen bij andere mensen en daarmee bent u de controle kwijt. Een conflict dat niet opgelost wordt, maar doorsuddert kan een vervelende uitwerking hebben.

Als u niet toegeeft, komt u weliswaar goed voor uzelf op, maar toch hoeft u niet altijd van alles een punt te maken. Besef dat het in sommige gevallen prima is om toe te geven. Soms kunt u er een ander gewoon een plezier mee doen terwijl het voor u niet eens van zo’n groot belang is. Wellicht is uw gesprekspartner dan de volgende keer ook wat toegeeflijker.

Bron:
Managersonline.nl

Frank van Marwijk
www.lichaamstaal.nl