Waarom een plan goed werkt - meer regie over je eigen praktijk

Waarom een plan goed werkt: meer regie over je eigen praktijk

Het is bekend, dat tandarts / praktijkhouders steeds meer werkdruk ervaren van het voeren van een eigen praktijk. Zo erg zelfs, dat sommigen zich soms bevrijd voelen met de verkoop van hun praktijk. Of dat een burn-out bijna welkom is. Dan is het hoogste tijd het heft in eigen hand te nemen.

Het is bekend, dat tandarts / praktijkhouders steeds meer werkdruk ervaren van het voeren van een eigen praktijk. Zo erg zelfs, dat sommige jonge tandarts / praktijkhouders zich soms bevrijd voelen met de verkoop van hun praktijk. Of dat een burn-out bijna welkom is, omdat het signaal ‘je hebt te lang datgene gedaan wat je eigenlijk niet wilt’ niet meer genegeerd kan worden. Dan wordt het hoogste tijd het heft in eigen hand te nemen.

De werkdruk is (te) hoog

Het is een gegeven, dat de werkdruk rondom de praktijkvoering van een tandartsenpraktijk enorm is toegenomen. Enerzijds is de administratieve last binnen de gezondheidszorg toegenomen. Anderzijds ben je als tandarts / praktijkhouders ook nog werkgever van een MKB-onderneming met alle bijbehorende eisen vanuit wet- en regelgeving.

Deze hoge werkdruk op het vlak van praktijkmanagement zorgt er vaak voor, dat het alle energie ‘wegzuigt’ bij de tandarts / praktijkhouder. De pijn ligt overduidelijk op dit terrein, maar ook de sleutel tot de oplossing.

De regie in eigen hand nemen

Er worden in de politiek debatten over gevoerd en uitgebreide lobby’s in gang gezet, maar de regel- en werkdruk binnen de zorg zal (waarschijnlijk) niet snel verminderen. Als je het anders wilt gaan doen, ligt de oplossing des te meer bij jezelf. Jij neemt de regie weer in eigen handen. En dat is maar goed ook, want alleen jij kunt bepalen hoe jouw werkzame leven eruit zou moeten zien.

Niemand anders dan jij bepaalt de richting van jouw praktijk, en misschien nog wel belangrijker de invulling van jouw werkzame leven. Daarvoor zul je voor jezelf wel helder moeten hebben wat voor jou belangrijk is. Wat geeft jou energie. Advies is om jouw persoonlijke toekomstbeeld als leidend te nemen in de toekomst van de praktijk. Bijvoorbeeld door goed na te denken over de vraag:

“Wat gaan we met de praktijk doen en waarom gaan we dat doen?”

Inside – out is de weg

Nogmaals, om te bepalen welke richting je op wilt met de praktijk, is het belangrijk allereerst te weten wat voor jou persoonlijk belangrijk is. Start dus vanuit je eigen passies en talenten en werk dat door naar de visie van je praktijk. Alleen in deze volgorde zul je in staat zijn je praktijk zodanig te organiseren, dat je weer bevlogen aan het werk zult zijn.

Ditzelfde geldt dus ook voor de beslissingen die je neemt rondom de praktijkvoering. Ook hier is het belangrijk om van binnen naar buiten te werken (‘inside – out’). Regelmatig stellen tandarts / praktijkhouders mij vragen als: ‘Mijn collega doet jaarlijks functioneringsgesprekken. Moet ik dat ook gaan doen?” Advies is dus, dat je alleen dingen doet waar je zelf voor gekozen hebt (tenzij wetgeving stelt dat iets verplicht is uiteraard). En waar je voor kiest, omdat je van mening bent dat het een toegevoegde waarde oplevert voor jou of voor de praktijk. Door te redeneren vanuit ‘inside – out’ bepaal jij weer wat goed is voor jou en voor de praktijk.

Waarom een plan

Jouw antwoorden op deze vraag zijn jouw uitgangspunten voor het organiseren en verbeteren van de praktijk. Hier goed over nadenken is om de volgende redenen van onschatbare waarde:

  • Het geeft richting en doelen
    Als je weet wat het leven voor jou meer dan de moeite waard maakt, weet je ook waar je al je energie op moet richten.
  • Eerst geloven en dan zien
    Het bepalen van jouw richting zorgt voor focus.
  • Als anker in moeilijke tijden
    Richting en focus is ook heel prettig om alles weer ’terug op de rails te krijgen’ in moeilijkere tijden.
  • Als voorbehoedmiddel tegen burn-out en depressie
    Als je weet wat je wilt en hiernaar leeft, dan is een burn-out of depressie vaak ver weg.

Van missie en visie, naar doelen, naar acties

Stilstand is achteruitgang. En als leider heb je straks een duidelijk beeld op de wat- en waaromvragen. Dit kun je vastleggen in je missie en visie. Echter, dit is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Het opstellen van een missie en visie is namelijk heel lastig. Zo lastig zelfs, dat tandarts / praktijkhouders hier soms op blijven ‘hangen’. Misschien wel omdat hun passie hier helemaal niet ligt.

Hetgeen je vooral wilt bereiken vanuit de missie en visie, is dat je in beweging komt. Dat jouw ideeën (jouw antwoorden op de wat- en waaromvragen) gerealiseerd gaan worden. In dat geval is het advies de missie en visie over te slaan en direct concreet te worden. Namelijk door het opschrijven van je doelen en zodoende te komen tot concrete acties.

Conclusie

Een plan zorgt voor richting en geeft houvast. Belangrijkste advies is een plan te hebben met je praktijk – tenzij je volkomen tevreden bent met de huidige situatie en hier niet aanvullend energie in hoeft te steken om dit zo te behouden. Maar wel een plan dat voortkomt uit je persoonlijke ambities, wensen en drijfveren. Want alleen dan zul je ook de bereidheid hebben het plan daadwerkelijk te gaan realiseren. Wees dus ook eerlijk en realistisch naar jezelf bij het opstellen van het plan.

 

Door: Sjoerd Kuiken – eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement en mede eigenaar van de Dental Management Toolkit. Via de Dental Management Toolkit worden praktische protocollen en formulieren aangereikt aan praktijken om zich te conformeren aan geldende wet- en regelgeving en de praktijk verder te helpen. Download ook het Voorbeeld praktijkplan

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
Tuchtrecht - verdwenen tandarts definitief uit functie gezet

Tuchtrecht: verdwenen tandarts definitief uit functie gezet

Het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg Amsterdam heeft een aanklacht tegen een tandarts als gegrond beoordeeld. De tandarts heeft zowel voor, tijdens als na praktijkbeëindiging zijn patiënten niet geïnformeerd omtrent de situatie en vervolgstappen.

Situatie

Deze klacht is gebaseerd op 69 klachten van patiënten die de Inspectie in 2017 heeft ontvangen. De patiënten in kwestie hadden vragen omtrent hun tandarts. De tandarts zou volgens mediaberichten zijn praktijk hebben beëindigd. De patiënten waren hier niet van op de hoogte gesteld. Ook was er geen enkele hulp wat betreft doorverwijzing naar een andere tandartspraktijk en bleven aanvragen om (digitale) dossiers onbeantwoord. De tandarts is tot op heden onbereikbaar.

Klacht

De Inspectie heeft een klacht tegen de tandarts ingediend omdat deze volgens hen in strijd heeft gehandeld met de zorg die een tandarts ten opzichte van zijn patiënten moet hebben. De tandarts heeft niet alleen diens praktijk beëindigd zonder patiënten hierover te informeren, maar is verdwenen zonder deze patiënten over te dragen of te informeren over de spoedgevallendienst. Daar komt bij dat er geen voorzieningen zijn getroffen wat betreft de patiëntendossiers.

Beoordeling

Aangezien de tandarts geen verweer heeft gevoerd, volgt het college de bevindingen van de Inspectie en de daaruit getrokken conclusies. Er moet worden aangenomen dat de tandarts na praktijkbeëindiging naar het buitenland is vertrokken. Dit gebeurde zonder diens patiënten te informeren of de continuïteit van hun zorg te waarborgen. Daar komt bij dat de dossiers van alle patiënten zijn verdwenen. Dit neemt niet alleen hun recht tot inzage weg maar kan ook gevolgen hebben voor de patiëntveiligheid. Zo kunnen zij worden blootgesteld aan onnodige straling voor het samenstellen van een nieuw dossier. Ook bevatten de dossiers persoonlijk informatie, waarvan nu onbekend is waar dit terecht is gekomen.

Uitspraak

Het Regionaal Tuchtcollege heeft alle klachten gegrond verklaard. De inschrijving in het register van de tandarts in kwestie is doorgehaald en de tandarts is geschorst. Het recht tot herschrijving is tevens ontzegd.

 

Bron:
tuchtrecht.overheid.nl

/door Lees meer over: Ondernemen, Tuchtrecht, Wet- en regelgeving

De beëindiging van de geneeskundige behandelingsovereenkomst door mondzorgprofessionals

Patiënten kunnen vrij eenvoudig een behandelingsovereenkomst met hun zorgverlener opzeggen. Andersom is het een stuk lastiger: mondzorgverleners kunnen slechts onder bepaalde omstandigheden de behandelingsovereenkomst met een patiënt opzeggen. Om welke omstandigheden gaat het?

Specifiek voor tandartsen bestaat de notitie ‘Het beëindigen of niet-aangaan van een behandelingsovereenkomst’. Deze notitie is nog steeds actueel en gebaseerd op de KNMG-richtlijn ‘Niet-aangaan of de beëindiging van de geneeskundige behandelingsovereenkomst’.

Gewichtige redenen

De wet bepaalt dat het opzeggen van de behandelingsovereenkomst alleen kan als sprake is van ‘gewichtige redenen’. Maar wanneer is er sprake van ‘gewichtige redenen’ ? In de notitie worden de navolgende situaties benoemd:

  • De patiënt gedraagt zich herhaaldelijk onheus of agressief jegens de tandarts of andere praktijkmedewerkers;
  • De patiënt weigert aan de behandeling mee te werken;
  • De tandarts heeft een aanmerkelijk belang bij het beëindigen van de behandelingsovereenkomst en wel zodanig dat voortzetting van de overeenkomst redelijkerwijs van hem niet kan worden gevergd;
  • Tussen de patiënt en de tandarts bestaan ernstige meningsverschillen over de behandeling of de behandelmethode;
  • De tandarts en/of zijn team lijden schade doordat de patiënt zich regelmatig (jegens derden) negatief uitlaat over de tandarts en/of zijn team;
  • De patiënt weigert voortdurend de rekening te betalen.

Zorgvuldigheidseisen

Ook indien bovenstaande ‘gewichtige redenen’ zich voordoen kan de behandelingsovereenkomst alleen worden opgezegd na het in acht nemen van een aantal zorgvuldigheidseisen. Deze eisen luiden als volgt:

  1. de tandarts dringt herhaaldelijk aan op verandering van het gedrag, laat weten wat het wenselijke gedrag is en wijst op de consequenties die volgen indien het gedrag niet verandert;
  2. de tandarts waarschuwt de patiënt de behandelingsovereenkomst te zullen beëindigen als het gedrag niet verandert of als plichten niet worden nageleefd. Deze waarschuwing wordt op schrift gesteld en aan de patiënt toegezonden;
  3. de tandarts beëindigt de behandelingsovereenkomst met een opgave van redenen en bevestigt deze schriftelijk aan de patiënt met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. Deze opzegtermijn kan alleen anders zijn indien deze zowel door tandarts als patiënt is geaccordeerd en schriftelijk is vastgelegd;
  4. de tandarts dient aan dossieropbouw te doen met betrekking tot het voornemen om de behandelingsovereenkomst te beëindigen;
  5. de tandarts zal behulpzaam moeten zijn bij het zoeken naar alternatieven voor zorg;
  6. de tandarts zal opgebouwde patiëntgegevens, na toestemming van de patiënt, aan de nieuwe behandelaar verstrekken;
  7. de tandarts zal de patiënt acute tandheelkundige hulp, zoals vastgelegd in de richtlijn ‘Opvang tandheelkundige spoedgevallen buiten praktijkuren’ blijven voortzetten of ervoor zorgen, in overleg met de patiënt, dat de hulp door een andere tandarts wordt verleend.

Uitzonderingsgevallen: onmiddellijke beëindiging

Slechts in uitzonderlijke/ernstige gevallen kan een behandelingsovereenkomst met onmiddellijke ingang worden beëindigd. Gedacht kan worden aan situaties waarbij sprake is van grensoverschrijdend gedrag, zoals lichamelijk geweld zoals slaan, spugen en/of dreigen met geweld om een behandeling af te dwingen. Doet een van deze omstandigheden zich voor dan zal de tandarts de patiënt mondeling moeten aangeven dat de behandelingsovereenkomst direct wordt beëindigd en daarbij de reden vermelden. Ook in dit geval blijft de tandarts verplicht acute hulp te geven of te organiseren. De beëindiging, de reden daarvoor en alternatieven van zorg moeten schriftelijk aan de patiënt worden bevestigd.

Illustratief: tuchtuitspraak

Uit het voorgaande volgt al wel dat de tandarts niet simpelweg kan overgaan tot het beëindigen van de behandelovereenkomst. De vraag of een zorgverlener terecht tot het beëindigen van een behandelingsovereenkomst is overgegaan, is regelmatig voorgelegd aan één van de tuchtcolleges. Illustratief is de volgende casus.
Een tandarts heeft in oktober 2011 een praktijk overgenomen. De patiënt was schriftelijk van de overname op de hoogte gebracht. Op 1 december 2009 had de patiënt voor de laatste keer een halfjaarlijkse controle laten verrichten. Op 28 februari 2012 werd de patiënt aangeschreven en werd benoemd dat hij al twee jaar niet bij de tandarts was geweest. Ook werd de patiënt uitgenodigd tot het maken van een afspraak binnen een, in de brief, genoemde termijn en werd aangegeven dat hij – mocht hij niet reageren – zou worden uitgeschreven als patiënt. Toen de patiënt niet reageerde, telefoontjes niet opnam en ook niet reageerde op zijn voicemail, werd hij uitgeschreven als patiënt.
Op 26 september 2012 heeft de patiënt contact opgenomen met de praktijk. De kroon van de patiënt was afgebroken: hij had geen pijnklachten maar wilde wel een afspraak. De praktijkmedewerker gaf aan dat de patiënt was uitgeschreven en een andere tandarts moest zoeken. Vervolgens diende de patiënt een tuchtklacht in jegens de tandarts. Het tuchtcollege heeft deze klacht gegrond verklaard:

“ Naar het oordeel van het college heeft verweerder de behandelovereenkomst met klager beëindigd zonder dat er sprake was van een gewichtige reden als hiervoor genoemd in de notitie van de NMT. De door verweerder ter zitting aangevoerde reden, namelijk dat hij geen patiënten in zijn praktijk wil hebben die niet binnen de gebruikelijke controletermijnen komen, omdat die patiënten juist vaker in verband met klachten met een spoedeisend karakter komen en derhalve de praktijkvoering sneller verstoren, acht het college geen gewichtige reden. […]. De klacht is derhalve gegrond.”.

Aan de tandarts werd een waarschuwing opgelegd.

Tot slot

Er is niet snel sprake van gewichtige redenen op grond waarvan de opzegging van een behandelingsovereenkomst gerechtvaardigd is. Slechts in een bepaald beperkt aantal gevallen is een zogenoemde ‘gewichtige reden’ aanwezig. Bovendien dient de tandarts, indien de tandarts van mening is dat sprake is van gewichtige redenen, aan allerlei zorgvuldigheidseisen te voldoen vóór de overeenkomst ook daadwerkelijk kan worden opgezegd. Waakzaamheid en zorgvuldige afweging van de (juridische) posities van de tandarts en de patiënt is dus geboden.

Door:
Daniël Post en Lisette Greebe – advocaten, zorgmakelaars en juridisch adviseurs bij Eldermans|Geerts

 

 

/door Lees meer over: Kennis, Ondernemen, Richtlijnen, Wet- en regelgeving
Omgaan met neppe negatieve Google recensies

Omgaan met neppe negatieve Google recensies

Online recensies spelen een grote rol in de hedendaagse digitale wereld en kunnen een grote rol spelen in het keuzeproces van potentiële klanten. Ook de meeste tandartspraktijken zullen regelmatig te maken krijgen met zowel positieve als negatieve als neppe recensies. In dit artikel wordt toegelicht waarom het raadzaam is om op beiden te reageren en hoe dit het beste kan worden gedaan.

Neppe negatieve recensies

Ook al kan het lastig zijn, het is erg belangrijk dat klachten die in recensies worden gegeven goed worden afgehandeld. Dit wordt echter nog lastiger op het moment dat een recensie wordt achtergelaten door iemand die niet daadwerkelijk klant is bij de praktijk. Helaas gebeurt dit vaker dan het geval zou moeten zijn en kunnen een aantal mensen die hun tijd verdoen met het plaatsen van neppe negatieve recensies veel kwaad aanrichten voor het online imago van bijvoorbeeld een tandartspraktijk.

Markeren als ongepast

Indien er met dergelijke neppe recensies niet goed wordt omgegaan, of als deze simpelweg worden verwijderd, kan dit negatieve effecten met zich mee brengen. Om goede met deze recensies om te gaan is het slim om als eerste te kijken wat precies wel en niet is toegestaan bij Google recensies. Bij discutabele recensies kan deze worden gemarkeerd als ongepast, door bij de recensie op de drie puntjes recht bovenin de recensie te klikken, en hier ‘Markeren als ongepast’ te selecteren.

Direct reageren op de juiste manier

Hiernaast is het raadzaam om direct te reageren op de recensie. Indien de recensent zeker geen patiënt is bij de praktijk is het belangrijk dat dit duidelijk wordt in de reactie, zowel voor de recensent als voor eventuele mensen die het bericht lezen. Vijf voorbeelden van slimme reacties op neppe negatieve recensies zijn als volgt:

  1. Bedankt voor de feedback. We hebben ons systeem gecheckt en zien dat u geen patiënt bent bij onze praktijk. U bent meer dan welkom om eens langs te komen!
  2. Wij vinden het erg belangrijk om al onze patiënten goed te kennen en weten daarom dat we u nog nooit hebben gezien. Wij verzekeren al onze patiënten van zorg en behandelingen van de hoogste standaard. Twijfel daarom niet om met ons in contact te komen om dit zelf te ervaren.
  3. Heel jammer om te zien dat u negatieve feedback heeft achtergelaten zonder onze diensten zelf te hebben ervaren. Bekijk bijvoorbeeld eens onze vijf sterren recensies om een idee te krijgen van het aantal blije patiënten dat onze praktijk verlaat.
  4. Wij vinden het oprecht heel belangrijk wat onze patiënten vinden van onze praktijk maar zien dat uw recensie niet oprecht is. Laten we alleen maar authentieke recensies plaatsen om anderen te kunnen inspireren!
  5. Weet u zeker dat u het over onze praktijk heeft? Het lijkt er namelijk op dat u tot op heden niet bij ons langs bent geweest. Aangezien we de ervaringen met onze praktijk graag laten definiëren door de mensen die hier daadwerkelijk ervaring mee hebben zouden we het fijn zijn als u kunt checken of u aan het juiste adres bent.

Balans tussen positief en negatief

Al met al is het niet erg om zo nu en dan een negatieve recensie te ontvangen, zolang deze maar goed worden behandeld en in balans zijn met het aantal positieve recensies. Hiervoor is het slim om naast in de praktijk ook te proberen om digitaal de relatie met patiënten goed te onderhouden. Op deze manier kunnen recensies juist een goede online marketing tool zijn die helpen met opbouwen van een stabiele online basis voor de toekomst.

Bron:
Dentistry.co.uk

/door Lees meer over: Communicatie, E-health, Kennis, Ondernemen

Tuchtrecht: waarschuwing voor onvoldoende kennis traumatologie

Het Regionaal Tuchtcollege in Zwolle heeft een aanklacht tegen een tandarts vanuit haar werkgever als deels gegrond verklaard. De tandarts zou tijdens een traumageval niet voldoende gehandeld hebben door gebrek aan kennis.

Situatie

Deze klacht is gebaseerd op een klacht van een patiënt. Twee boventanden van deze patiënt waren door een val tijdens het mountainbiken verplaatst naar palatinaal. De tandarts concludeerde dat de tanden vast zaten. Zij heeft vervolgens een röntgenfoto gemaakt, op welke geen fractuur te zien was, en een spalkje aan de binnenkant van de patiënt zijn gebit gezet. De patiënt werd geadviseerd de volgende dag naar zijn eigen tandarts te gaan.

De werkgever heeft hierna de werkovereenkomst met de tandarts opgezegd met een opzegtermijn van drie maanden. De tandarts heeft vervolgens zelf de overeenkomst opgezegd, weliswaar op basis van een kortere opzegtermijn wat betreft de spoeddiensten. Een discussie over onder andere de opvulling van de spoeddiensten volgde.

Klacht

De behandeling van dit trauma is volgens de werkgever niet juist geweest. Tijdsverloop bij trauma maakt het lastiger en op een gegeven moment onmogelijk om tanden weer terug te plaatsen. De klacht betreft dan ook het gebrek aan kennis en onbekwaam handelen van de tandarts. Daar komt bij dat de tandarts geen poging heeft gedaan tot bijscholing en de spoeddiensten niet uitvoert.

De tandarts verzoekt het college deze klacht(en) af te wijzen.

Beoordeling

Het klachtonderdeel omtrent de spoeddiensten is volgens het college ongegrond. De partijen hebben geen overeenkomst kunnen maken, wat niet betekent dat de tandarts tuchtrechtelijk laakbaar heeft gehandeld. Het gebrek aan kennis op het gebied van traumatologie is wel gegrond. De tandarts had niet mogen afzien van het reponeren van de tanden van de patiënt. Daarnaast hoort het spalkje aan de buitenzijde te worden gevestigd, niet aan de binnenzijde. Dat de tandarts zich na dit voorval niet heeft laten bijscholen is ook geen reden tot tuchtrechtelijk aanspreken. De tandarts heeft tot slot haar excuses aangeboden aan de patiënt, haar fout erkend en zich laten bijscholen.

Uitspraak

Het Regionaal Tuchtcollege heeft een waarschuwing gegeven aan de tandarts in kwestie.

Bron:
Overheid.nl 

 

 

/door Lees meer over: Thema A-Z, Tuchtrecht, Wet- en regelgeving

Wijzigingen wet- en regelgeving

Er vinden enkele wijzigingen plaats in de wet- en regelgeving op het gebied van onder andere declaraties, de minimumlonen en de informatieplicht energiebesparing. Hierbij een overzicht van de veranderingen die van belang kunnen zijn voor mondzorgprofessionals.

Minimumloon

Het volledige minimumloon geldt vanaf 1 juli 2019 voor medewerkers vanaf 21 jaar. Tot 2017 had iemand pas vanaf 23 jaar recht op het normale minimumloon, vanaf 2017 was dit vanaf 22 jaar.
Voor medewerkers in de leeftijd van 15 t/m 21 jaar is per 1 juli 2019 het minimumloon verhoogd.
Salaristabel KNMT-arbeidsvoorwaarden

Maximumdagloon

Het wettelijk minimumloon stijgt per 1 juli 2019 met 1,23%. Het dagloon voor de uitkeringen (WAO/WIA, WW en ZW) stijgt ook met 1,23%. Het maximumdagloon voor deze uitkeringen bedraagt daardoor per 1 juli 2019 € 216,90 per dag.

Bron: Rendement.nl

Declaraties

Voor bepaalde prestatiecodes moet je voortaan bij de declaratie aangeven in welke kaak de behandeling heeft plaatsgevonden. Als je dit niet doet, kan de declaratie door de zorgverzekeraar worden afgewezen.
Lijst prestatiecodes waarbij de kaak of het elementnummer vermeld moet worden

Cao-code loonheffing tandartsassistent

Vanaf 3 april 2019 geldt bij de aangifte loonheffingen voor tandartsassistenten een nieuwe cao-code voor tandarts-praktijkhouders die de KNMT-Arbeidsvoorwaardenregeling toepassen, namelijk cao-code 8105. Voor aangiften loonheffingen tot en met 2 april moet gebruik worden gemaakt van de cao-code 9999.

Bron: KNMT.nl

Subsidieregeling Praktijkleren

Als je een praktijkleerplaats aanbiedt, bijvoorbeeld aan een tandartsassistent, kun je gebruikmaken van de subsidieregeling Praktijkleren. Deze subsidie is bedoeld als tegemoetkoming in de kosten die je maakt bij de begeleiding van deze werknemer. Per praktijkleerplaats kun je maximaal € 2.700,- per jaar aan subsidie krijgen.
De subsidie kun je alleen achteraf aanvragen. Voor het studiejaar 2018/2019 moet de aanvraag via het eLoket van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) tussen 2 juni 2019 en 16 september 2019 ingediend worden. Tips voor het aanvragen van de subsidie zijn te vinden op de website van RVO

Bron: rvo.nl

Informatieplicht energiebesparing

In het Activiteitenbesluit milieubeheer is opgenomen dat bedrijven en instellingen energie moeten besparen. Naast een energiebesparingsplicht geldt sinds 2019 ook een informatieplicht. Deze informatieplicht geldt als een bedrijf (bijvoorbeeld een mondzorgpraktijk) meer dan 50.000 kWh elektriciteit of 25.000 m³ aardgas (of een equivalent daarvan) per jaar verbruikt. Volgens RVO is dat het geval bij een kantooroppervlakte van meer dan 1.500 vierkante meter en minstens enkele tientallen medewerkers. Er zullen dus niet veel mondzorgpraktijken zijn die onder deze regeling vallen.
Als je bedrijf wel onder deze regeling valt, moet je uiterlijk 1 juli 2019 in het eLoket van RVO rapporteren welke energiebesparende maatregelen je hebt getroffen.

Bron: rvo.nl

Verbod gezichtsbedekkende kleding

Vanaf 1 augustus 2019 is het verboden om gezichtsbedekkende kleding te dragen in het onderwijs, in overheidsgebouwen, in de zorg en in het openbaar vervoer. Dan gaat namelijk de wet ‘Gedeeltelijk verbod gezichtsbedekkende kleding’ in, ook wel boerkaverbod of nikabverbod genoemd. Behalve voor nikab en boerka, geldt dit verbod ook voor bivakmuts en integraalhelm. Reden voor deze wet is dat het op bepaalde locaties noodzakelijk is dat je elkaar kunt herkennen en aankijken.
De gezichtsbedekkende kleding is op deze locaties wel toegestaan als deze nodig is voor uitoefening van het werk of een sport en bij evenementen en feesten. Als er in andere situaties iemand toch gezichtsbedekkende kleding draagt, dan kun je als medewerker van die locatie hem of haar verzoeken om deze af te doen of het gebouw te verlaten.

/door Lees meer over: Ondernemen, Wet- en regelgeving
Tuchtrech

Tuchtrecht: schorsing vanwege oncollegiaal gedrag

Het Regionaal Tuchtcollege te Zwolle heeft een tandarts geschorst naar aanleiding van een aanklacht betreft oncollegiaal gedrag. De klacht werd ingediend door de secretaris van de tandartsenkring waarvan de praktijk deel uitmaakt. Zowel de tandarts als zijn echtgenoot werden aangeklaagd.

Situatie

De praktijk van de aangeklaagde tandarts maakt deel uit van een tandartsenkring (hierna: de Kring). De klager is tandarts en secretaris van de Kring en klaagde zowel de tandarts als zijn echtgenote, die samen hun tandartsenpraktijk binnen de kring hebben, aan.

De verhouding tussen de klager en de verweerders was al lange tijd niet al te best. Binnen de Kring zijn afspraken gemaakt voor de opvang van tandheelkundige spoedgevallen buiten praktijkuren, waarin de dienstdoende tandarts persoonlijk bereikbaar dient te zijn. Op zaterdag 12 mei maakten meerdere patiënten gebruik van deze regeling, en kregen door de telefoniste van een tandartsenbemiddelingsbureau een afspraak ingepland op zaterdagavond, om 20:30, 20:45 en 21:00. Zij kwamen echter voor een dichte deur te staan en kregen vervolgens van de telefoniste te horen dat ze de volgende dag terecht konden bij de praktijk. Een van deze patiënten wende zich die maandag tot de praktijk van de klager met deze klacht. Vervolgens werd op naam van de verweerder een email naar deze patiënt gestuurd, waarin werd verteld dat dit een fout moet zijn geweest van het bemiddelingsbureau.

De verweerder liet zelf ook weten aan de KNMT niet tevreden te zijn met de gang van zaken en de manier waarop er werd omgegaan met spoedeisende incidenten. In zijn klacht verwees hij ook naar hoe de klagende tandarts schouder ophalend en ongeïnteresseerd reageerde op de klacht van de patiënt. Naar aanleiding hiervan diende de verweerder toen ook een klacht tegen de klager in, die later werd ingetrokken.

Tussen 2017 en 2018 zijn 300 – 400 patiënten overgestapt van de praktijk van de verweerder naar de praktijk van de klager. De redenen die hiervoor werden opgegeven zijn onder andere onverklaarbaar hoge declaraties, schending van het informed consent, schending van de privacy van patiënten, opdringerige telefoontjes, wisselende tandartsen en assistentes, pijnlijke behandelingen, verlies van vertrouwen in de tandarts, ontevredenheid over uitgevoerde behandelingen en moeizame communicatie. Vervolgens ontving de klagende tandarts vaak pas laat de dossiers van de overgestapte patiënten.

In de loop van 2018 kregen alle overgestapte patiënten een email met informatie over het versturen van het dossier voor wettelijke kosten van €5, en een link naar de website van de consumentenbond. Deze link bleek echter ongeldig: het dossier kan altijd kosteloos worden vergaard. De verweerder werd hier meerdere malen op aangesproken, maar bleef doorgaan met soortgelijke praktijken.

Klacht

De klager heeft een klacht ingediend tegen de verweerders omdat hij hen verwijt in strijd te handelen met het belang van een goede uitoefening van de gezondheidszorg omdat zij
(a) zich niet houden aan de afgesproken dienstregeling;
(b) zich grievend uitlaten over een collega;
(c) geen volledige en kosteloze medische dossiers verstrekken;
(d) zorg van onvoldoende kwaliteit leveren.

Beoordeling

Door een tandartsbemiddelingsbureau in te schakelen konden de verwerende tandartsen niet rechtstreeks bereikt worden toen dit wel had gemoeten. Het eerste klachtonderdeel is daarom als gegrond beoordeeld. Ook het tweede klachtonderdeel is als gegrond beoordeeld, aangezien de tandartsen zich in de e-mails naar de patiënt en de KNMT toe expliciet negatief uitlieten tegenover de collega tandarts (de klager). Aangezien tandartsen wettelijk gezien verplicht zijn om patiënten zo spoedig mogelijk hun dossier, kosteloos, toe te sturen, is ook het derde klachtonderdeel gegrond. Of de patiënten daadwerkelijk zijn overgestapt vanwege onvoldoende kwaliteit van de tandheelkundige zorg is niet voldoende duidelijk. Aangezien dit klachtonderdeel ook verder niet is onderbouwd door de klagende tandarts kan dit laatste klachtonderdeel niet als gegrond worden beoordeeld.

Uitspraak

Het Regionaal Tuchtcollege te Zwolle heeft besloten om de bevoegdheid van de verweerder te schorsen voor de duur van een half jaar, waarvan 1 maand onvoorwaardelijk en 5 maanden voorwaardelijk.

Bron:
Overheid.nl 

/door Lees meer over: Ondernemen, Tuchtrecht, Wet- en regelgeving
Hoe laat u het telefonisch contact met uw patiënt goed verlopen?

Hoe laat u het telefonisch contact met uw patiënt goed verlopen?

Het eerste contact met een patiënt gaat vaak via de telefoon. Hoe laat u dit contact goed verlopen? En wat doet u als afspraken op het laatst afgebeld worden of als een patiënt helemaal niet komt opdagen? Alex Nottingham sprak hierover tijdens het seminar Dental Practice Excellence.

Goede telefoontechnieken van wezenlijk belang

Als praktijk wilt u mensen zo goed mogelijk helpen. U komt maar moeizaam aan nieuwe patiënten of er wordt maar weinig gebruik gemaakt van uw behandelopties. Toch zijn er patiënten genoeg en uw behandelopties zijn wel degelijk in trek. U mist dus kansen. Toch liggen deze recht voor u, namelijk aan de telefoon. Optimaliseer uw telefoontechnieken en uw praktijk bloeit als nooit tevoren.

Als er iemand naar de praktijk belt, dan is er een hulp- of zorgvraag. Deze persoon heeft deze voor zichzelf geformuleerd, heeft de moeite genomen om het telefoonnummer op te zoeken en speciaal voor u tijd gemaakt om de telefoon te pakken. En dan krijgt hij u niet te pakken, of hij krijgt geen antwoord op zijn vraag. We zien nu dat slechts 35% van de bellers een afspraak maakt. Reken maar eens uit hoeveel uw omzet zou stijgen als 100% van de bellers uiteindelijk een afspraak maakt. En hoeveel zou het over een jaar kosten als u één beller per dag zou missen? Dat is een belachelijk hoog bedrag!

Great Call Process

De oplossing is: The Great Call Process (GPC), met de nadruk op Great. Uw manier van telefoneren is ontzettend belangrijk, want dit is de eerste indruk die een patiënt van uw praktijk krijgt. En u weet: u krijgt nooit meer een tweede kans voor een eerste indruk. GCP houdt het volgende in:

  • Greeting;
  • Rapport;
  • Engage;
  • Ask for appointment;
  • Take information.

GREAT dus!

Greeting

Neem aan met de naam van de praktijk en uw eigen naam. Zorg er vervolgens voor dat u gelijk de naam van uw beller verstaat en onthoudt.

Rapport

Dit is een stap die vaak vergeten wordt, maar essentieel is. Herhaal de naam van uw beller. Dus: “Goedemorgen meneer Janssen.” Want de eigen naam horen is iets, wat we het heerlijkste geluid schijnen te vinden, welke taal we ook spreken. Ook horen we graag wat we net zelf hebben gezegd. Parafraseer dus en herhaal wederom de naam van de beller. Maak niet de vergissing dat u de beller interrumpeert, ook niet als u allang begrepen heeft wat de situatie is of wat de beller wil vragen. Maar voorkom ook dat hij zichzelf gaat herhalen. Maak duidelijk dat u echt een en al oor bent naar de beller zelf en ga dus niet typen tijdens het bellen en maak ook niet meerdere belletjes tegelijkertijd. Wees dus niet onbeschoft.

Engage

U bent niet onbeschoft, maar wel ASO:

  • Answering common questions;
  • Sharing the sizzle;
  • Overcoming objections.

U beantwoordt de vraag door het speerpunt er in te verwerken. Dit is uw Unique Selling Point (USP), hetgeen wat u onderscheidt van andere praktijken. Op de vraag “Kan ik niet gewoon een controle krijgen in plaats van een gebitsreiniging?” zou uw antwoord kunnen zijn: “U krijgt een controle bij uw gebitsreiniging. De tandarts kan dan uw gebit uitstekend beoordelen zonder dat tandsteen het zicht wegneemt. Bovendien hoeft u dan niet nog eens extra terug te komen voor de gebitsreiniging. Voor de gebitsreiniging wordt door onze mondhygiënist extra tijd ingepland, zodat de behandeling bij u zo aangenaam mogelijk verloopt. Uw gebit wordt bijvoorbeeld ook gepolijst, zodat het straks extra glad en wit is. De mondhygiënist vormt een paar extra ogen, zodat er werkelijks niks aan de aandacht kan ontglippen. Zo is er bijvoorbeeld extra aandacht voor beginnende problemen, zodat dure behandelingen voorkomen worden.” Hiermee haalt u de bezwaren van de patiënt weg.

Ask for appointment

Vraag niet of u een afspraak zal maken, maar zeg: “Laten we een afspraak inplannen. Wilt u in de ochtend of in de middag een afspraak?” Zorg ervoor dat de beller hierbij begrijpt waarom hij zal moeten komen en waarom op deze termijn. Zeg bijvoorbeeld dat het druk is in de agenda, maar dat u speciaal voor deze beller ergens nog een plekje op korte termijn heeft gevonden. Wees ook duidelijk wat er dan gebeurt. Bijvoorbeeld dat de beller voor een intake zal komen en niet voor een behandeling. Als de beller een behandeling verwacht, dan is hij teleurgesteld en zelfs boos dat hij slechts een intake heeft gehad.

Take information

Zorg ervoor, dat u dit niet te vroeg doet en wees ook volledig hierin. Zorg dat u gegevens van uw beller verzamelt, zoals zijn telefoonnummer. Noteer voor de behandelaar ook wat precies de vraag is van uw beller en wat u beloofd heeft.

Het voordeel van GREAT is, dat uw patiënt goed voorbereid naar de praktijk komt en weet wat hem te wachten staat. Hij weet waar hij zijn geld naar toe gaat brengen en is dus ‘willing to pay’. Bovendien zal de patiënt ook daadwerkelijk op de afspraak verschijnen. De patiënt zal als boter in uw handen zijn.

Een voorbeeld

Een eerste telefoontje kan er als volgt uit zien:

“Dank voor het bellen naar mondzorgpraktijk De Vries, u spreekt met Maria, waarmee kan ik u helpen?”

“Hallo Maria, met Bert, ik zou graag willen weten wat Smile Design bij jullie kost.”

“Hallo Bert, voordat ik uw vraag beantwoord, zou ik u eerst wat vragen mogen stellen, zodat ik u beter kan helpen?”

“Ja natuurlijk, wat wilt u weten?”

“U heet Bert met de voornaam en verder? Klopt het dat u nog niet ingeschreven staat?”

“Dat klopt.”

“Prima, Bert, zou ik even uw telefoonnummer mogen hebben, mocht de verbinding worden verbroken? En Bert, hoe heeft u ons gevonden?”

“Nou, ik heb even gegoogeld…”

“Ah, super Bert. Mag ik vragen of u zelf wilt tandenbleken of gaat het om iemand anders?”

“Het is voor mijzelf.”

“Oké, zou u me iets meer kunnen vertellen? Waarom wilt u precies Smile Design hebben?”

“Nou, ik ben altijd al ontevreden geweest over het uiterlijk van mijn gebit. Mijn tanden lijken gebarsten en ik heb spleetjes tussen mijn tanden.”

“Ah, dus u zou ze meer in de rij willen hebben, Bert?”

“Dat klopt.”

“En hoeveel tanden zou u mooier willen hebben?”

“Het gaat om acht voortanden.”

“Acht tanden en heeft u het hier al eens eerder met een tandarts over gehad?”

“Nee, ik ben een beetje aan het rondbellen.”

“Oké, dus nog geen enkele tandarts heeft bekeken of het wel of niet bij u zou kunnen?”

“Klopt, ik weet niet zeker of het wel kan.”

“Dan is het het beste dat u even kennis komt maken met de tandarts, hier. U vroeg wat het kostte. Als de tandarts u ziet, dan kan zij bekijken wat de mogelijkheden en de kosten zouden kunnen zijn. Ik kan het wel grofweg aangeven, zou u die prijsindicatie al willen weten?”

“Ja, graag, ik hoef nu nog geen specifieke prijs te horen, maar ik wil wel een beetje weten waar ik aan toe ben.”

“Dat begrijp ik helemaal – vertelt de indicatie – tandarts De Vries werkt al 35 jaar en heeft hier veel ervaring mee. We hebben al veel patiënten hiermee geholpen en het wordt altijd prachtig, kan ik u vertellen. Bij uw eerste afspraak wordt bekeken welke mogelijkheden er zijn voor u, vindt u dat een goed plan?”

“Ja, dat klinkt goed.”

“Fantastisch, laten we een afspraak maken.”

Afbellen

Dus de manier waarop u potentiële patiënten te woord staat, is iets waar veel te winnen valt. Waar nog meer kansen liggen, zijn de afspraken die afgebeld worden of verzet. Dit heeft echt consequenties voor de omzet. Het is funest als de patiënt een afspraak heeft staan en de behandelaar zelf is er niet. Dus wees altijd op tijd, plan goed in, laat nooit zien dat u gehaast bent en als u uitloopt, excuseert u zich. Als patiënten willen afbellen, vraag dan altijd waarom. Maak daarbij duidelijk dat u dit verbaast, want die afspraak is superbelangrijk. Vraag dus: “Wat is er aan de hand?” Maak duidelijk, dat u zich ongerust maakt. Zeg dat u de patiënt heel graag had willen zien. Ga dan op zoek naar een plek in de agenda en daar mag u even tijd insteken. “Even zien …, hier geen tijd…, hier ook niet…., ik zit al in juli…, nee ook niet…, oei oei….” Vertel dat het minstens nog 4 tot 6 weken zal duren. Zeg dan nogmaals dat u zich ongerust maakt wanneer de patiënt niet op zijn afspraak zal verschijnen en dat u de patiënt graag had willen zien. Vertel dan wanneer de volgende afspraakmogelijkheid precies is. Dus u bestraft de patiënt niet, maar u voedt de patiënt wel op.

Niet komen

Op het moment dat uw patiënt niet is komen opdagen of te laat afbelt, schiet hem dan niet gelijk af. Wees wel duidelijk dat dit niet gewenst is. “Misschien zijn wij er nog niet duidelijk over geweest, maar gewoonlijk brengen we een gemiste afspraak in rekening. Ik zal nu een uitzondering maken, maar ik noteer het wel in uw dossier.” Belt de patiënt voor de tweede keer te laat af, vertel dan dat dit een nadelig effect heeft voor andere patiënten. Zij moeten langer wachten als mensen niet komen opdagen. Ook kunt u vertellen dat u op zo’n korte termijn geen andere patiënt meer kan inroosteren. Vraag dan na of het echt nodig is om af te bellen en of het echt niet mogelijk is om nog te komen. Maar er dus een ‘big deal’ van, maar zonder de patiënt het gevoel te geven dat hij op zijn donder krijgt. Probeer het toch zo positief mogelijk te houden.

Alex Nottingham van All-Star Dental Academy is coach en consultant voor tandartsen in de Verenigde Staten. Hij is auteur van het boek ‘Dental Practice Excellence’, coauteur van het boek ‘the E-Myth revisted’ en internationaal spreker.

Verslag door Lieneke Steverink-Jorna van de lezing Time management/Reducing broken appointments and cancellations door Alex Nottingham tijdens het seminar Dental Practice Excellence van Dentiva.

/door Lees meer over: Communicatie, Congresverslagen, Kennis, Ondernemen

Inzage in medisch dossier (ongecontracteerde) mondzorgaanbieders van de baan

In 2016 is, na veel commotie door de Tweede Kamer een wetsvoorstel aangenomen op grond waarvan zorgverzekeraars de bevoegdheid zouden krijgen tot inzage in medische dossiers van patiënten van ongecontracteerde zorgaanbieders zou ontstaan. Op dit moment heeft de ongecontracteerde zorgaanbieder immers alleen de verplichting om medische gegevens aan de verzekerde (de patiënt) te verstrekken, en niet aan diens zorgverzekeraar. Eind 2018 kwam dit voorstel op de agenda van de Eerste Kamer. Deze bleek kritisch. Uiteindelijk heeft de Minister besloten het wetsvoorstel in te trekken en wijzigt de situatie voor ongecontracteerde aanbieders, hetgeen veruit de meeste mondzorgprofessionals zijn, dus niet. In dit artikel een kort overzicht van hoe het nu zit en wat de gevolgen van het intrekken van de wet zijn.

Na drie jaar nog steeds onrust

Drie jaar in de ijskast bleek toch niet voldoende om de gemoederen helemaal te bedaren. Want ook na afloop van deze tijd bleek de Eerste Kamer kritisch ten opzichte van het Wetsvoorstel ‘Verbeteren toezicht, opsporing, naleving en handhaving in de zorg’. De Minister werd geconfronteerd met een aantal kritische vragen en beloofde aanpassing van het wetsvoorstel op vier punten:

  • de onafhankelijke positie van de medisch adviseur,
  • de inzage alleen door de medisch adviseur zelf,
  • het zo vroeg mogelijk informeren van de verzekerde over inzage in zijn medisch dossier en
  • het vastleggen van waaruit de informatie aan de verzekerde ten minste uit moet bestaan.

Minister komt toezeggingen niet na, Eerste Kamer is kritisch

De briefwisseling met de Eerste Kamer is illustratief voor het kritische karakter. Daar waar de Minister de zaak op de langere baan wilde schuiven, dringt de Eerste Kamer aan op een behandeling in mei. Uit de reactie die de Minister voorafgaand (19 april 2019) aan de geplande plenaire behandeling in mei stuurt blijkt dat de Minister de toezeggingen die hij tijdens de eerdere plenaire behandeling had gedaan, maar gedeeltelijk nakomt. Opvallend is dat de verplichting dat alleen de medisch adviseur (en dus niet het gehele controleteam) inzage mocht hebben in het medisch dossier grotendeels was verlaten en beperkt was tot inzage bij de visitatie van een zorgaanbieder.

Informeren verzekerde vooraf onduidelijk

Ook ten aanzien van de informatievoorziening aan de verzekerde werden in de reactie van de Minister zoveel slagen om de arm gehouden, dat het volstrekt onduidelijk was wanneer de verzekerde wel en niet geïnformeerd zou worden. De Minister baseert zich op een schrijven van Zorgverzekeraars Nederland waarin een groot aantal situaties werd benoemd waarin vooraf informeren van de verzekerde over inzage in zijn patiëntendossier niet mogelijk zou zijn. Deze gevallen waren zodanig ruim dat niet uitgesloten was dat in de praktijk vooraf informeren nog steeds eerder uitzondering dan regel zou zijn. Redenen om dit niet te doen waren onder andere mogelijke onrust bij de verzekerde, reputatieschade voor de zorgaanbieder, vertraging of frustratie van het controleproces (bijvoorbeeld omdat de verzekerde kan protesteren) etc. etc.

Minister wacht oordeel Eerste Kamer niet af

Het lag in de lijn der verwachting dat de Eerste Kamer geen genoegen zou nemen met de door de Minister aangedragen oplossing. Het wetsvoorstel is door de Minister de dag voor de nieuwe plenaire behandeling in de Eerste Kamer ingetrokken. Daarmee is waarschijnlijk voorkomen dat het wetsvoorstel zou zijn weggestemd.

Goed nieuws voor tandartsen en andere ongecontracteerde aanbieders

Eerder schreven wij dat de huidige wet- en regelgeving onvoldoende waarborgen biedt voor zorgaanbieders die geconfronteerd worden met een controle. Bij discussie over het wel of niet verlenen van inzage aan de zorgverzekeraar trekt de gecontracteerde zorgaanbieder vaak aan het kortste eind. Dit komt omdat de zorgverzekeraar andere middelen inzet om feitelijke medewerking af te dwingen, bijvoorbeeld door betalingen op te schorten of een zorgaanbieder uit te sluiten van contractering. Daarnaast kan de NZa ook een dwangsom opleggen als een zorgaanbieder ten onrechte niet meewerkt.

Dit vervelende scenario dreigde door de het wetsvoorstel ook voor (ongecontracteerde) tandartsen en andere mondzorgprofessionals te ontstaan. Door intrekking van de wet is dat risico voorlopig van de baan. Niet-gecontracteerde aanbieders mogen nu en dus ook straks alleen inzage geven in het medisch dossier als sprake is van toestemming van de patiënt verzekerde. Deze toestemming kan niet vooraf gegeven worden door een verplichting in de polisvoorwaarden op te nemen. De toestemming moet op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vrij zijn. Er mogen dus ook geen negatieve gevolgen voor de verzekerde aan gekoppeld worden indien deze de toestemming weigert.

Aandacht vereist bij declareren via Vecozo

Voor mondzorgprofessionals die niet contracteren is er wel een aandachtspunt. Want als zij een betaalovereenkomst sluiten met de zorgverzekeraar, dan worden zij voor de wetgeving die ziet op inzage in dossiers toch gezien als gecontracteerde zorgaanbieder. Veel verzekeraars bieden tandartsen de mogelijkheid om – ook zonder contract – rechtstreeks te declareren via Vecozo. Sommige verzekeraars zien dit rechtstreeks declareren via Vecozo als een betaalovereenkomst op grond waarvan de tandarts volgens de zorgverzekeraar zou moeten meewerken aan de controle en inzage zou moeten bieden in de patiëntendossiers. Wij zien dit niet zo, omdat een eventuele overeenkomst met Vecozo, geen overeenkomst is met de zorgverzekeraar zoals de wet vereist. Uitzondering op deze regel is Zilveren Kruis. Wij hebben namelijk vernomen dat Zilveren Kruis alleen rechtstreeks declareren toestaat als er via Vecozo een betaalovereenkomst is geaccepteerd. In dat geval is de mondzorgprofessional – wellicht onbewust – een betaalovereenkomst overeengekomen en moet wel inzage gegeven worden in de gegevens.

Onwenselijke gevolgen voor gecontracteerde zorgaanbieders

Voor gecontracteerde partijen is de huidige ontwikkeling niet positief. Onderdeel van het wetsvoorstel was immers ook het wijzigen van de bestaande systematiek. Denk daarbij aan de informatieverplichting van de verzekerde en de verzwaarde rol van de medisch adviseur. Dit lijkt door het vervallen van het wetsvoorstel niet meer te worden veranderd.

Wijziging is wel wenselijk en ook mogelijk

Toch valt goed te beargumenteren dat deze wijzigingen nog steeds moet worden doorgevoerd. De argumentatie die Zorgverzekeraars Nederland in haar brief van 17 april 2019 aan de Minister heeft opgenomen gaat immers nog steeds op voor de gecontracteerde zorg.

Wij hebben vaker gepleit om de regels voor zorgverzekeraars bij controles aan te scherpen om een meer gelijk speelveld te creëren. Op zich staat niets er aan in de weg de door de Minister in het kader van het wetsvoorstel als wenselijk benoemde wijzigingen alsnog door te voeren. De wijzigingen zouden immers ook volgens het voorstel van de Minister door zorgverzekeraars zelf via zelfregulering worden doorgevoerd. Dat kan nog steeds, ook zonder nieuwe wet. Het lijkt ons logisch dat de wijzigingen die Zorgverzekeraars Nederland zelf blijkens haar brief aan de Minister ook passend acht, nog wel doorgevoerd worden. Hoewel deze wijzigingen onzes inziens nog niet ver genoeg gaan is het wel een stap in de goede richting.

Tot slot: aandacht voor de vuistregels bij controles

Ook ongecontracteerde mondzorgaanbieders hebben een verplichting om medewerking te verlenen aan controles door zorgverzekeraars. Inzage bieden in patiëntendossiers (of informatie verstrekken over individuele patiënten) mag echter niet, ook niet als de verzekeraar aangeeft dat dat wel is toegestaan. De gevolgen van controles kunnen ingrijpend zijn voor u of uw praktijk. Om de mondzorgaanbieder te helpen, vindt u hier de 10 vuistregels waar elke mondzorgaanbieder aan zou moeten voldoen bij een controle.

Door:
Karik van Berloo en Daniël Post – advocaten, zorgmakelaars en juridisch adviseurs bij Eldermans|Geerts

 

 

/door Lees meer over: Ondernemen, Thema A-Z, Wet- en regelgeving, Zorgverzekeringen
melden - toestemming - contract

Veilig incidenten melden via VIM-platform

Tijdens Praktijk Anno Nu gaf Lilian Knol een workshop over het veilig incidenten melden via het VIM-platform van VvAA. Ze ging in op welke incidenten voorkomen bij tandartsen en hoe je deze op het platform kunt delen.

Wkkgz

In de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) is onder andere vastgelegd dat zorgprofessionals veilig incidenten moeten kunnen melden. Zorgaanbieders zoals tandartsen mogen zelf weten op welke manier ze dit regelen, maar moeten wel een protocol hiervoor hebben. De achterliggende gedachte is dat collega’s met elkaar de incidenten moeten bespreken en ervan leren. Omdat het voor kleine praktijken vaak lastig is om dit goed te organiseren, biedt VvAA het VIM-platform aan.

Wat is een incident?

De Wkkgz gebruikt de volgende definitie voor een incident in de zorg: een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en heeft geleid, had kunnen leiden of zou kunnen leiden tot schade bij de cliënt. In de mondzorg gaat het hierbij niet alleen om incidenten die tijdens de behandeling in de mond van de patiënt gebeuren; het kan ook gaan om een patiënt die bijvoorbeeld over een kabel struikelt. Andere voorbeelden zijn het afbreken van een vijltje en het lekken van bijtende spoelvloeistof in de mond bij een wortelkanaalbehandeling. Andere incidenten die voorkomen zijn onder andere het trekken van een verkeerd gebitselement, gebitsbeschadiging en het uitschieten met een boor in het tandvlees of de wang. Een meningsverschil over een factuur met een patiënt is overigens geen incident. Schade aan de portemonnee, maar niet fysiek aan de patiënt, hoort niet thuis in de VIM. Hoewel het bespreken van een dergelijke casus met collega’s zeker tot verbeteringen kunnen leiden.

Het kan iedereen overkomen

Belangrijk is om je te realiseren dat iedereen fouten maakt. Het gaat bij het veilig incidenten melden niet over ergens schuld aan hebben, maar over hoe het beter kan. Incidenten en bijna-incidenten moeten bespreekbaar zijn met collega’s en medewerkers, bijvoorbeeld tijdens het teamoverleg.

VIM-platform

Het idee achter het VIM-platform is dat zorgaanbieders hier hun incidenten kunnen melden en van elkaar kunnen leren. Maar ook dat je registratie van de incidenten op orde is. Op het VIM-platform kun je (bijna-)incidenten melden op een formulier via een digitaal portaal. Je krijgt dan een pdf met de samenvatting van het incident toegestuurd, die je vervolgens met je collega’s in je praktijk kunt delen en gebruiken in de VIM-registratie. VvAA heeft een anoniem overzicht van welke meldingen gedaan worden en maakt geleerde lessen over de incidenten, die naar alle deelnemers op het VIM-platform gestuurd worden. Als je bent aangesloten bij het VIM-platform, voldoe je aan de eisen uit de Wkkgz over het veilig incidenten melden.

Voorkomen is beter dan genezen

VvAA wil met het VIM-platform zorgaanbieders ondersteunen en tegelijk data verzamelen om met elkaar van te leren. VvAA ziet de afgelopen jaren het aantal claims gestaag toenemen. Daarnaast stijgt de schadelast per incident door allerlei oorzaken, zoals bijvoorbeeld de terugtredende overheid. Burgers draaien sneller zelf op voor zorgkosten. Als fouten en onveilige situaties worden voorkomen, komt dit de kwaliteit van zorg ten goede en zullen er ook minder claims gedaan worden. Gelukkig leidt niet ieder incident tot een claim, maar voorkomen is beter dan genezen.

Meer informatie over het VIM platform.  Het VIM platform biedt een gratis proefperiode aan van zes maanden.

Verslag door Yvette in ’t Velt van de workshop Veilig incident melden: leer van uw eigen fouten (en die van anderen) door Lilian Knol tijdens Praktijk Anno Nu.

Lilian Knol werkt bij VvAA als senioradviseur preventie en is projectleider Veilig incidenten melden.

/door Lees meer over: Ondernemen, Wet- en regelgeving, Wkkgz
Meer aandacht voor hartveiligheid: AED’s en burgerhulpverleners gestegen

Meer aandacht voor hartveiligheid: AED’s en burgerhulpverleners gestegen

Er wordt steeds meer rekening gehouden met mensen met hartproblemen. Het aantal automatische externe defibrillators (AED’s) en burgerhulpverleners is gestegen. Dat brengt de Hartstichting naar buiten.

AED’s

Volgens de Hartstichting is het aantal automatische externe defibrillators (AED’s) gestegen tot 18.000. Dit is een stijging van 45 procent. Van deze apparaten is ruim 70 procent dag en nacht te gebruiken.

Burgerhulpverleners

Ook het aantal burgerhulpverleners is gestegen. Dit zijn mensen die kunnen reanimeren en een telefonische aansluiting hebben bij een alarmeringsdienst. Als iemand in hun buurt 112 belt bij een hartstilstand, krijgen zij een oproep op hun mobiel. Zij gaan dan zo snel mogelijk naar het slachtoffer voor reanimatie.

Burgerhulpverleners kunnen gemiddeld 2,5 minuut eerder bij een slachtoffer zijn, wat diens kans op overleven verhoogt. In Nederland zijn er momenteel 225.000 burgerhulpverleners, 32 procent meer dan vorig jaar.

Hartveiliger

Deze stijgingen hebben tevens de algemene overlevingskans bij een hartstilstand doen stijgen, dat stelt Floris Italianer, directeur van de Hartstichting. Volgens Italianer krijgen jaarlijks 17.000 mensen een hartstilstand buiten het ziekenhuis. Nu meer mensen hun buurt hartveiliger maken, kan er sneller en beter hulp geboden worden.

Lees meer over reanimatiecursussen op de website van de Hartstichting.

 

Bron:

Hartstichting

 

 

Maak uw eigen enquête voor feedback van gebruikers

/door Lees meer over: Ondernemen, Praktijkinrichting
Hoe kun je het beste feedback geven?

Hoe kun je het beste feedback geven?

Al jaren horen we niets anders dat de Sandwich methode, dé methode is om iemand feedback te geven op zijn gedrag. Feedback is immers een cadeautje. Maar is dat wel zo?

Video door: Anna Berends van Loenen.

/door Lees meer over: Ondernemen, Personeel, Thema A-Z, Werken met plezier
werk - laptop

Waar te beginnen om efficiënter te werken?

Er wordt tegenwoordig steeds vaker geschreven en gesproken om efficiënter te werken in de praktijk, omdat dit het rendement kan verhogen. Aangezien dit steeds meer onder druk komt te staan door de stijgende kosten. Veel praktijken stellen mij de vragen: “Hoe pak ik dat aan, efficiënter werken? En waar te beginnen?” Het antwoord op deze vragen wordt gegeven via het ‘doe-iets’ principe.

Het ‘doe-iets’ principe

Veel praktijken hebben tegenwoordig dus de wens om efficiënter te werken. En stellen mij dan ook vaak de vraag hoe dit aan te pakken. Daarnaast valt mij op, dat veel praktijken niet tot nauwelijks winst weten te behalen op dit terrein. De wens om efficiënter te werken wordt wel uitgesproken, maar er wordt ook regelmatig nauwelijks actie ondernomen. En daarom mijn advies het ‘doe-iets’ principe na te leven.

De reden – dat praktijken geen actie ondernemen – wordt veelal ingegeven door de onzekerheid over waar te beginnen. En het ontbreken van inspiratie en motivatie. Daarnaast is er altijd wel iets te doen en op te pakken in de praktijk, wat als argument kan worden gebruikt het project ‘efficiënter werken’ nog even uit te stellen. Dit is alleen zo zonde, want alle gemiste omzet kun je op een later moment nooit meer (alsnog) realiseren.

Inspiratie → Motivatie → Actie

Bovenstaande kan worden weergegeven als het lineaire verband, dat inspiratie tot motivatie leidt wat vervolgens tot actie leidt.

Waar te beginnen om efficiënter te werken

Echter, het ‘doe-iets’ principe ziet deze drie zaken niet in een lineair verband, maar in een circulaire relatie.

het ‘doe-iets’ principe

Dit houdt in, dat het ondernemen van actie dus juist tot inspiratie en vervolgens tot motivatie leidt. En ga zo maar door. Oftewel, ook al is er onzekerheid over waar te beginnen, begin gewoon met het zetten van de eerste stap.

Het is als het lopen van een marathon

Het is vergelijkbaar met het lopen van een marathon. Het kan je nogal onzeker maken, als je vooraf nadenkt over alle 42 kilometers die voor je liggen. Maar als je gewoon begint met de eerste kilometer, je geïnspireerd raakt door het publiek en je motivatie toeneemt, kun je zo maar na 4,5 uur ineens een hele marathon hebben gelopen.

Falen bepaalt de mate van succes

De onzekerheid om te beginnen wordt natuurlijk mede veroorzaakt, doordat het niet helemaal duidelijk is welke resultaten de acties zullen leiden. Logisch uiteraard, want niemand heeft een glazen bol. Met het zetten van de eerste acties, zullen dus ook zeker dingen misgaan. Of misschien niet direct helemaal misgaan, als wel dat niet 100% het gewenste resultaat wordt behaald. Sterker nog, ik kan je verzekeren dat je als praktijk nooit 100% efficiënt zult werken. Mijn advies is dan ook, dat efficiënt werken als een proces doelstelling wordt gezien in plaats van een prestatie doelstelling. Oftewel, een praktijk kan altijd efficiënter werken en het gewenste doel zul je namelijk nooit bereiken. Wat natuurlijk ook helemaal niet erg is.

Falen en fouten maken horen dus gewoon bij een proces van efficiënter werken (zoals fouten maken bij elk verbeterproces hoort). Mijn advies aan iedere praktijk is dan ook hier goed bewust van te zijn. En wel omdat de mate van succes zelfs wordt bepaald door hoe vaak je als praktijk ergens in hebt gefaald. Ergens beter in worden is gebaseerd op ontelbaar vele kleine mislukkingen. De groei van de praktijk kun je dan ook het beste zien als de continue zoektocht naar iets minder imperfect zijn.

Tips uit de praktijk

Om als praktijk efficiënter te gaan werken, is mijn belangrijkste advies dus vooral in actie te komen. En vooral heel veel kleine mislukkingen te ondergaan, zodat de praktijk vanzelf beter wordt. Dit neemt niet weg, dat ik vanuit mijn ervaring wel enkele tips kan geven waar je je wellicht op kunt richten. Hieronder dan ook een opsomming van enkele praktische tips gericht op de efficiëntie in de praktijk:

  • Een efficiënte agendaplanning is eerste prioriteit van de baliemedewerker.
    Mijn ervaring is, dat baliemedewerkers altijd druk kunnen zijn met allerhande werkzaamheden aan de balie. Daarnaast is de baliemedewerker één van de weinige personen in de praktijk, die tijd kan vrijmaken een efficiënte agendaplanning te realiseren. Van belang is dan ook, dat dit als eerste prioriteit wordt onderkend voor de balie en hier dagelijks tijd aan wordt besteed.
  • Patiënten actief krijgen en houden.
    Binnen sommige praktijken is het percentage actieve patiënten laag, terwijl een vaste controle frequentie juist kan zorgen voor continuïteit in de agenda (naast het feit dat een preventieve aanpak uiteraard goed is voor de mondgezondheid van de patiënt). Een strak protocol voor het oproepen van patiënten, zodat patiënten nooit ‘uit beeld geraken’ draagt hieraan bij.
  • Laat de agenda niet bepalen door de wensen van de patiënt.
    Binnen veel praktijken wordt bij het plannen van afspraken de wensen van de patiënt als uitgangspunt genomen. Waarbij ik je kan verzekeren, dat deze wensen geen rekening houden met de efficiëntie in de praktijk. Advies is dan ook een efficiënte agendaplanning als eerste uitgangspunt te nemen om de wensen van de patiënt hier vervolgens zo goed mogelijk in te schikken. Zo lang vorm van communiceren door de baliemedewerker uitstekend is, zal de patiënt dit ook gewoon als een goede service ervaren.
  • Bundel de werkzaamheden zo veel mogelijk.
    Binnen praktijken gaat er veel tijd verloren, doordat werkzaamheden ‘even’ tussendoor worden gedaan. Denk aan het opruimen van de sterilisatieruimte of het doen van bestellingen. Effect hiervan kan zijn, dat een tandarts op die momenten zonder assistentie aan het werk is in de behandelkamer. Iets wat inefficiënt is. Advies is dan ook dat de ‘overige’ werkzaamheden zo veel mogelijk worden ‘opgespaard’, zodat deze vervolgens in één keer kunnen worden afgehandeld.

Conclusie

De wens om efficiënter te werken en zodoende meer rendement te behalen in de praktijk moet je zien als een procesdoelstelling. De praktijk zal het gewenste doel – 100% efficiënt werken – namelijk nooit bereiken. En fouten maken is een gegeven bij ieder verbeterproces, dus ook bij het proces van efficiënter werken. Sterker nog, de mate van succes wordt zelfs bepaald door hoe vaak je als praktijk ergens in hebt gefaald. Vanuit dat gegeven is het advies om vooral in acties te komen, ondanks dat er onzekerheid is over de uitkomsten en de effecten van de ingezette acties. Het ‘doe-iets’ principe zegt namelijk, dat het ondernemen van actie ook tot inspiratie en vervolgens tot motivatie leidt.

Bron:
‘De edele kunst van not giving a f-ck’ van Mark Manson. (Lev., 2017.).

Door:
Sjoerd Kuiken, eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement. Hij adviseert en begeleidt tandartsen in het opzetten van een succesvolle praktijk: financieel gezond, kwalitatieve zorg, prettige werksfeer en professionele mentaliteit. Ook is hij initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO. Deze Toolkit biedt online protocollen, video’s en tips, met informatie én praktische oplossingen voor praktijken.

 

 

/door Lees meer over: Management, Ondernemen, Thema A-Z, Werken met plezier
De 6 beginnersfouten van de startende leidinggevende

De 6 beginnersfouten van de startende leidinggevende

Leidinggeven is een dagtaak en vraagt om kennis en vaardigheden. Leidinggeven is voor veel mensen een aantrekkelijk vooruitzicht en wanneer de kans zich aandient zeg je natuurlijk ‘ja’. Het blijkt dat de meeste leidinggevenden niet zijn opgeleid in het leidinggeven. Fouten zijn dan snel gemaakt. Ik neem je graag mee in de top 6 van beginnersfouten van leidinggevenden.

1. Jij denkt dat je alles weet

Het werk van een professional is wezenlijk anders dat van een manager/leidinggevende. Leidinggeven is een vak en een vak kun je leren. Dit betekent dat je als beginnende leidinggevende een lerende houding mag aannemen en je echt niet alles hoeft te weten. Sterker nog, het is uiteindelijk de bedoeling dat je gebruik maakt van de diverse talenten en expertises in je team. Je wordt er in ieder geval niet sympathieker van als je rondloopt met een houding ‘ik weet alles wel’. Zorg ervoor dat je een helikoperview ontwikkelt en maak gebruik van ieders expertise.

2. De koffie kopjes opruimen hoort plotseling niet meer bij jouw taken

Als vervolg op het eerste punt is je gedrag als leidinggevende bepalend of je de collega’s in je team een bijdrage willen leveren aan de het behalen van de doelstellingen of niet. Rondlopen en gedragen als baasje wordt tegenwoordig niet meer geaccepteerd. In het verleden was de top/down houding heel normaal. “ik ben de baas en jij luistert’. Uit hersenonderzoek is duidelijk gebleken dat angst voor de leidinggevende een negatief effect heeft op het totale functioneren. De huidige generatie accepteert deze houding niet meer. Ze willen gewaardeerd worden en een bijdrage leveren aan de organisatie waar zij werken. Met waardering, complimenten, feedback en duidelijke instructies ga je veel meer bereiken. Jij wilt dat je teamleden zich vertrouwt voelen en zich durven uiten bij jou, dat ga je niet bereiken met een groot ego.

3. Je mensen niet goed leren kennen

Als leidinggevende is het erg belangrijk om je teamleden goed te kennen. Kom je vanuit het team in een leidinggevende positie terecht of kom je als nieuwe leidinggevende in een onbekend team, investeer tijd in je collega’s, ga gesprekken met ze aan, praat met ze over werk maar ook over wie ze privé zijn. Wie zijn ze echt, wat vinden ze belangrijk in het leven. Wat drijft ze om elke dag naar de praktijk te komen, wat drijft ze om het thuis allemaal op orde te hebben. Hoe meer je van elkaar weet, hoe beter je met elkaar om kunt gaan. Het DISC model is hier een prachtig handvat voor.

4. Last hebben van het Horn/Halo effect

Als leidinggevende is het belangrijk om objectief naar je collega’s te kunnen kijken om zo goed sturing te kunnen geven, maar dat is moeilijk en er is een grote kans dat we last hebben van het halo- of horneffect. Het halo-effect (stralenkrans) wil zeggen dat wanneer een collega op één criterium of eigenschap goed scoort, we geneigd zijn het totale functioneren als positief te beoordelen. Ditzelfde geldt voor het horn-effect, wanneer een collega op één criterium of eigenschap slecht scoort zijn we geneigd om het totale functioneren als negatief te zien. Probeer objectief te zijn naar al je collega’s, ook al klik je met de een meer dan met de ander.

5. Geen vaste overlegmomenten met je werkgever

Om een team goed aan te kunnen sturen en het beste uit je medewerkers te kunnen halen moet je weten welke koers de praktijk wil varen. Wat zijn de doelstellingen voor de korte en lange termijn? Wat speelt er op de achtergrond, waar is aandacht en focus nodig? Welke visie wordt er ontwikkelt voor de toekomst? Welke feedback heeft je werkgever voor jou of voor je team? Welke feedback heb jij voor werkgever? Zorg voor vaste contactmomenten met je werkgever. Het is ontzettend belangrijk om samen op één lijn te zitten en zo de koers van de praktijk te bepalen. De dingen even snel in de wandelgangen bespreken is vragen om ellende.

6. Gebrek aan duidelijke kaders

Het klinkt misschien tegenstrijdig maar de meeste werknemers hebben behoefte aan duidelijkheid en richting. Zorg voor duidelijke kaders en spelregels en deadlines. De kaders geven de grenzen aan waarbinnen je collega’s zich kunnen bewegen en die vaak in overeenstemming zijn met de kernwaarden van de praktijk. De spelregels kunnen per taak verschillen. Bij goed leiderschap hoor je zo min mogelijk spelregels op te stellen maar wel hele duidelijke kaders. Laat iedere collega het spel (de taak) om zijn/haar manier spelen zolang het spel binnen de kaders gespeeld wordt. Jij hoeft als leidinggevende alleen maar te zorgen dat iedereen binnen de kaders speelt. Scheelt je een hoop tijd.

Leidinggeven is een dagtaak, je hebt een helikopter view nodig, mensenkennis en empathie. Je moet objectief zijn en durven aanspreken, feedback geven, doelen stellen en delegeren. Besef dat leidinggeven tijd kost en je dit niet even naast je werk kunt doen wanneer je het goed wilt doen. Een coachende leider is een leider die gelijk is aan zijn collega’s maar op cruciale momenten beslissingen kan nemen die goed zijn voor de praktijk zonder dat je collega’s over je heen vallen.

‘ Leidinggeven is een dagtaak’. T. Smit

Door:
Thalita Smit, van Smit en Cornelder Bedrijfstrainingen. Dit bedrijf ontwikkelt het commercieel vermogen van niet-commerciële mensen in de paramedische- en zorgsector.

 

 

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
data

Follow the data in de mondzorg

Met (big) data en algoritmes is het makkelijker geworden om een meer feitelijke basis voor beslissingen aan te boren, ook in de zorg. Dat betekent dat wij niet langer enkel op basis van ons gezonde verstand beslissingen kunnen nemen, maar ook meer onderbouwd. Een ontwikkeling met veel potentie, maar ook veel risico’s. Dit artikel belicht de mogelijkheden en legt uit waarom u er als zorgaanbieder verstandig aan doet grip te houden op het gebruik van die data.

Betrokkenheid algoritmen en data

Algoritmen zijn ingewikkelde formules en bevatten gevoelige data. Zeker gelet op de Algemene verordening gegevensbescherming moet men hier voorzichtig mee omgaan. Het is dan ook lastig om hier als individuele praktijk grip op te krijgen. Echter, kan het u zowel als zorgaanbieder als ondernemer helpen.

De maker van het algoritme en de verzamelaar van de data kleurt de resultaten, door de gemaakte keuzes. Laat u dit over aan een ander, bijvoorbeeld de verzekeraar, dan kan dit in uw nadeel werken. Omdat de ontwikkelingen nog in de kinderschoenen staan, is er nog veel ruimte voor discussie. Daarom is dit het moment om met elkaar om de tafel te zitten om de invulling van dit soort toepassingen te bespreken. Eventueel kan dit gezamenlijk opgepakt worden via de branchevereniging. Kennis is en blijft macht.

Toepassing data

Nu hebben we het wel over algoritmen, data en het belang daarvan, maar hoe wordt dit nu ingezet in de praktijk? Binnen de zorg zijn er ontelbaar veel mogelijkheden. Een aantal opvallende is de volgende:

  • Behandelplan formuleren

    Een eerste toepassing is er één vanuit de zorggedachte. Namelijk computers die op basis van data de beste zorg kunnen uitstippelen. Op dit gebied bestaan al diverse initiatieven, zoals Watson Health van IBM maar ook de gemiddelde medicatiecheck bij een apotheek. Onderzocht kan worden wat voor wie de beste behandeling is. Met een hoeveelheid informatie waar wij als mens lastig een conclusie aan kunnen verbinden. Hier gaat het om de kwaliteit van zorg voor de patiënt, maar simpelere toepassingen op het gebied van kwaliteit zien we nu al vanuit de zorgverzekeraars.

  • Waardegedreven zorg

    In steeds meer zorgsoorten willen zorgverzekeraars zich er zeker van stellen dat de ingekochte zorg ook van voldoende kwaliteit is. Diversen systemen worden bedacht om de kwaliteit meetbaar te maken. Binnen de mondzorg komt dit vooralsnog weinig voor, maar gelet op de trends binnen andere zorgsoorten zullen verzekeraars er waarschijnlijk wel naartoe willen. Allerlei systemen worden ingezet en bijna alle systemen gaan uit van data. Soms gaat het om tevredenheidsonderzoeken bij patiënten, soms gaat het om het aantal behandelingen (behandelindex) of de (soort en hoeveelheid) prestaties die gedeclareerd worden. Zorgverzekeraars bepalen vervolgens aan de hand van dit soort data wat zij de maatstaf vinden als het aankomt op de kwaliteit van zorg. Op basis daarvan wordt de (hoogte van de) vergoeding bepaald of komt de zorgaanbieder wel of niet in aanmerking voor een contract.

  • Controles

    Ook achteraf kan via data gekeken worden naar de kwaliteit van zorg, denk aan controles. Een zorgverzekeraar is verplicht te controleren of de gedeclareerde zorg wel doelmatig is. Zij doet dit aan de hand van allerlei controles. Om dit zo efficiënt mogelijk te maken, beoordelen verzekeraars aan de hand van de beschikbare data, veelal vanuit Vektis, of een praktijk afwijkt van de gemiddelden. Wijkt een praktijk af, dan is de kans aanwezig dat een verzekeraar daarover vragen stelt. Vervolgens is het aan u als zorgaanbieder om de verschillen te verklaren. Voor die discussie is het handig als u uw eigen analyse van diezelfde data hebt gemaakt.

Privacy

In alle drie de situaties bent u afhankelijk van data; deze data kan tot veel goeds leiden. Een aspect om rekening mee te houden is de privacy. Verzamelde data bevatten binnen de zorg veelal bijzondere persoonsgegevens en zijn daarmee zeer gevoelig. Bij gebruik van deze data moet goed nagedacht worden over de grondslag en de toelaatbaarheid ervan. Zeker bij  het meten van de waarde van zorg, stuit dit nog op veel problemen. Meestal is toestemming van de patiënt vereist, voordat persoonsgegevens verwerkt mogen worden. In de praktijk kan het lastig zijn dit onderdeel te maken van het proces.

Conclusie

Data zijn de toekomst, mede vanwege de vele mogelijkheden. Pas wel op dat u als zorgaanbieder betrokken bent bij deze toekomst. U heeft bij uitstek zeggenschap over de behandelmethode, kwaliteit van zorg en doelmatigheid van zorg. Wettelijk gezien mogen (alleen) algoritmes met bijzondere persoonsgegevens ook niet leiden tot besluitvorming. De menselijke maat dient doorslaggevend te blijven in een zorgwereld, ook al is die omgeven van veel data.

Door:
Kitty ten Bras – www.eldermans-geerts.nl
Advocaten | Zorgmakelaars | Juristen | Adviseurs in de zorg

/door Lees meer over: ICT, Ondernemen, Thema A-Z, Zorgverzekeringen
Hoe kun je verzuim voorkomen?

Hoe kun je verzuim voorkomen?

Iedere werkgever krijgt wel een keer te maken met een zieke werknemer. Sommige ziekten zijn niet te voorkomen, maar aan andere ziektegevallen kun je als werkgever wel degelijk iets doen. Diana in den Bosch-Hoornik, operationeel manager bij Jeugdtandarts Waalsprong en Beuningen, vertelde op Praktijk Anno Nu over verzuimbeleid.

Wit, grijs en zwart verzuim

Bij verzuim is er onderscheid te maken in wit, grijs en zwart verzuim. Onder wit verzuim vallen de gebroken benen en andere ziektebeelden waaraan zowel werknemer als werkgever niet zo veel kan doen. Grijs is de categorie ‘je niet zo lekker voelen’, waarbij niet altijd duidelijk is of er nog doorgewerkt kan worden. Bij zwart verzuim zijn er altijd andere oorzaken in het spel. Volgens het CBS zijn er 765.000 langdurige ziektemeldingen per jaar. Bij slechts 30% van deze meldingen is sprake van een duidelijke medische reden, dus 535.000 ziekmeldingen per jaar hebben geen zuiver medische oorzaak.

Wat kun je als praktijk doen?

Een praktijk is verplicht om een verzuimprotocol te hebben. Hierin zijn zaken rondom verzuim vastgelegd, bijvoorbeeld bij wie en hoe laat je je ziek moet melden.

Als een medewerker voor langere tijd ziek is, is het belangrijk om een reïntegratieplan op te stellen. Dit gebeurt in de driehoek arbodienst/bedrijfsarts – werkgever – medewerker. Hierbij moet een evaluatie plaatsvinden en een plan opgesteld worden, waardoor de medewerker kan terugkeren naar de werkvloer.

Arboarts of bedrijfsarts

De meeste tandartspraktijken zijn aangesloten bij een arbodienst. Bij een langdurige zieke werknemer moet dan contact opgenomen worden met de arboarts om deze werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Arboartsen hebben echter vaak een zeer lange wachtlijst. Je kunt ook een bedrijfsarts inschakelen. Deze heeft vaak een kortere wachtlijst en de lijnen met de bedrijfsarts kunnen korter zijn. Ook verwijst deze gemakkelijker door naar bijvoorbeeld een psycholoog of orthopeed.

Teambuilding

Teambuilding is van belang om het ziekteverzuim omlaag te brengen. Bij een goed team heb je een laag ziekteverzuim. Het is daarom belangrijk als praktijkmanager de werkvloer op te gaan en de sfeer te proeven. Zorg dat je weet wat er speelt en toon betrokkenheid. Het tonen van empathie is van grote invloed op het verzuim. Iedereen heeft wel eens een aai over zijn bol nodig.

Als een medewerker problemen heeft, is het de kunst deze aan het werk te houden. Geef bijvoorbeeld een medewerker met jonge kinderen die gaat scheiden, de ruimte. Laat weten dat ze eerder naar huis kan als ze geen kinderopvang heeft. Zo vergroot je de kans dat ze zich niet ziek meldt. Vertel dat als het een dag niet goed gaat, ze dat kan aangeven, waarna er een oplossing wordt gezocht.

Evaluatie

Evaluatie met medewerkers is erg belangrijk. Je moet steeds blijven communiceren. Bij problemen met medewerkers moet je het gesprek aangaan. Je kunt vragen of er iets is, of je ergens mee kunt helpen. Een goede vraag is: “Heb je het hier nog naar je zin?” Benadruk dat je iemand wilt helpen.

Achter de medewerker zit een mens en die moet je benaderen. Voordat problemen ontstaan, moet je iemand al vertellen dat hij erg belangrijk is. Als er punten spelen, kun je die in jaargesprekken aan de orde stellen en in een verslag vastleggen. Ook als je alles goed voor elkaar hebt, kan het soms toch mis gaan. Het kan voorkomen dat je van iemand afscheid moet nemen als hij niet op zijn plaats zit.

Diana in den Bosch-Hoornik is operationeel manager bij Jeugdtandarts Waalsprong en Beuningen. Zij heeft een bedrijfskundige achtergrond en is arbeids- en organisatiepsychologe.

Verslag door Yvette in ’t Velt van de lezing door Diana in den Bosch-Hoornik ‘Bestrijden van verzuim’ op Praktijk Anno Nu.

/door Lees meer over: Congresverslagen, Kennis, Ondernemen, Personeel
Nuttige KPI’s voor effectief managen tandartspraktijk

Nuttige KPI’s voor effectief managen tandartspraktijk

Als eigenaar van een tandartspraktijk is het belangrijk om ook de zakelijke kant van de praktijk goed te managen, en om te zien of er efficiënt en effectief wordt gewerkt. Aan de hand van verschillende KPI’s (key performance indicators) kan goed worden gezien hoe de praktijk ervoor staat. Het is daarom raadzaam om de volgende KPI’s goed in de gaten te houden:

  1. Behandelkosten per uur
    Hoeveel kost het om open te zijn als praktijk? En hoeveel moet er worden verdiend om het break-even punt te bereiken?
  2. Inkomsten per uur, per patiënt
    Een overzicht van het gemiddelde inkomen per uur, per patiënt, helpt met het bepalen of er veranderingen nodig zijn, bijvoorbeeld in de duur van afspraken of de kosten van een behandeling. Hiernaast is het slim om ook te kijken naar het bedrag dat medewerkers opleveren, om te kijken of zij efficiënt werk leveren.
  3. Bezettingsgraad
    Worden alle mogelijke afspraken gevuld? Zo niet, dan kan het nuttig zijn om de openingstijden aan te passen of meer patiënten te werven. Mochten alle opties juist ver vooraf vol zitten, dan kan het slim zijn om te kijken naar uitbreidingsmogelijkheden om meer nieuwe patiënten te kunnen verwelkomen.
  4. Aantal nieuwe patiënten dat vaste klant wordt
    Als een groot aantal nieuwe patiënten na de eerste afspraak vaker terug komt bij de praktijk is dit een goed teken.
  5. Percentage van omzet naar personeelskosten
    Dit kan een indicatie zijn dat er meer of minder personeel moet worden aangenomen.
  6. Percentage van omzet naar materialen
    Mocht dit percentage hoog zijn dan kan het zo zijn dat er bijvoorbeeld (te) grote voorraden worden ingeslagen. Het is raadzaam om dit in de gaten te houden.
  7. Wachttijden
    De tijd dat patiënten gemiddeld moeten wachten voor hun afspraak, vanwege uitloop of andere redenen, moet goed in de gaten worden gehouden. Bij lange wachttijden is de kans groot dat patiënten niet tevreden zijn. Daarnaast zijn lange wachttijden een indicatie dat afspraken bijvoorbeeld ruimer moeten worden ingepland.

Bron:
Dentistry.co.uk

/door Lees meer over: Management, Ondernemen
Vanaf 1 augustus gedeeltelijk verbod gezichtsbedekkende kleding van start

Vanaf 1 augustus gedeeltelijk verbod gezichtsbedekkende kleding van start

Vanaf 1 augustus 2019 gaat de wet ‘Gedeeltelijk verbod gezichtsbedekkende kleding” in. Deze wet, ook wel het boerka- of nikabverbod genoemd, houdt in dat er geen gezichtsbedekkende kleding meer mag worden gedragen in overheidsgebouwen, het onderwijs, de zorg en openbaar vervoer.

Uitgesteld

Eerder was er sprake van ingang van de wet vanaf 1 juli 2019, maar minister Ollongren heeft besloten één moment van het in werk treden voor alle sectoren te kiezen. Op deze manier wordt er tevens rekening gehouden met de onderwijssector.

Implementatie

Deze wet werd in 2016 al in de Tweede Kamer aangenomen. De Eerste Kamer volgde echter pas op 26 juni 2018. De komende maanden werkt het parlement aan de implementatie van de wet.

Bron:
Rijksoverheid.nl

 

 

/door Lees meer over: Ondernemen, Werken met plezier, Wet- en regelgeving

De vervanging van de Wet Dba: wat is de status en wat biedt de toekomst?

Binnen de mondzorg zijn op dit moment zeer veel professionals werkzaam als ZZP-er. Of dit nog mogelijk is indien de huidige plannen rondom de vervanging van de Wet DBA worden doorgezet is de grote vraag. Het antwoord op deze vraag is op dit moment moeilijk te geven maar samenwerking met behulp van ZZP-ers zal binnen de mondzorg zeker gaan veranderen.

Huidige situatie

De zorgprofessional die als ZZP-er werkzaam is, maakt als het goed is gebruik van de modelovereenkomst zoals deze is samengesteld door de belastingdienst (in overleg met diverse beroepsorganisaties). Indien zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer werken conform hetgeen is afgesproken in deze modelovereenkomst zal de opdrachtgever gevrijwaard zijn van mogelijke naheffingen als gevolg van het feit dat belastingdienst achteraf zou stellen dat er sprake was van een dienstverband. Indien de opdrachtnemer naast het werken met de modelovereenkomst ook voldoet aan de diverse overige fiscale eisen voor het zijn van “ondernemer” dan kan de ZZP-er in zijn of haar aangifte inkomstenbelasting het resultaat aangeven als “Winst uit onderneming” en gebruik maken van de diverse fiscale ondernemersfaciliteiten zoals “Zelfstandigenaftrek” en “MKB-Winstvrijstelling”. Ondanks dat er rondom het wel of niet aanwezig zijn van ondernemerschap van de ZZP-professional de nodige discussie kan ontstaan is de huidige situatie, mede ook omdat er weinig controles plaatsvinden door de belastingdienst, voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer een prima werkbare situatie.

Vervanging Wet DBA

Bij veel mensen leeft de gedachten dat de Wet DBA er niet meer is maar dat is niet terecht. Op dit moment is de Wet DBA gewoon van toepassing en controleert de belastingdienst zeker tot 1 januari 2020 (en waarschijnlijk nog langer) ook op de juiste toepassing van deze wet. De belastingdienst heeft vanaf 1 juli 2018 haar handhavings-beleid zelfs verruimt door de handhaving niet langer alleen te richten op de ernstigste gevallen van kwaadwillenden, maar op alle kwaadwillenden. Om kwaadwillendheid aan te tonen bestaat overigens een zware bewijslast voor de belastingdienst.

Het kabinet is druk doende met het uitwerken van de plannen over de positie van de zzp-ers op de arbeidsmarkt. De plannen ter vervanging van de Wet DBA blijven op hoofdlijnen zoals deze in het regeerakkoord zijn geschetst. Hoe zien de hoofdlijnen er uit en wanneer zal introductie plaatsvinden?

• Arbeidsovereenkomst bij laag tarief:

Het kabinet heeft het voornemen om indien een zzp-er minder dan tussen de € 15 en € 18 per uur ontvangt er sprake te laten zijn van een arbeidsovereenkomst. Doordat het mogelijk is dat deze regeling in strijd is met EU-recht zal introductie wellicht vertraging oplopen tot tenminste 2021. In de mondzorg zal deze regel weinig impact hebben verwachten wij.

• Opt-out regeling bij hoog tarief:

Het voornemen is er om een bepaalde groep zelfstandigen de mogelijkheid te bieden om opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk te laten kiezen om de opdrachtnemer niet als verzekerde voor de werknemersverzekeringen te beschouwen. De opdrachtgever is dan ook gevrijwaard van loonheffingen. Gezien het op dit moment genoemde tarief van boven de € 75 zou het wellicht mogelijk zijn voor een aantal zorgprofessionals om hier gebruik van te maken echter er moet dan echter sprake zijn van een korte duur van het contract of het niet verrichten van reguliere kernactiviteiten van de opdrachtgever. Deze twee aanvullingen zullen in veel gevallen er voor zorgen dat de Opt-out regeling géén optie is voor de ZZP-mondzorgprofessional. Voor de echte “korte waarneem situatie” zou de situatie wel van toepassing kunnen zijn. Maar wellicht lukt het beroepsorganisaties om binnen deze groep meer mogelijkheden te creëren voor de ZZP-mondzorgprofessional maar dat is op dit moment nog niet duidelijk. Overigens zal deze regeling niet eerder ingaan dan per 2021.

• Webmodule:

Voor zelfstandigen boven het “Laag tarief” en die niet kunnen/willen gebruik maken van de Opt-out regeling wordt een “Opdrachtgeversverklaring” ingevoerd die via het invullen van een webmodule verstrekt kan gaan worden. Helaas is over de inhoud van deze module zeer weinig bekend. De kans is echter groot dat hier vragen over “Duur van opdracht” en “Werkzaam in kernactiviteiten” terug gaan komen waardoor de kans op het verkrijgen van deze “Opdracht-geversverklaring” voor de ZZP-mondzorgprofessional klein zal zijn. De doelstelling van de belastingdienst is dat deze Webmodule per eind 2019 gereed is.

Hoe nu verder?

In deze fase is het lastig om als opdrachtgever of opdrachtnemer een duidelijke keuze te maken voor de toekomst. De onduidelijkheid rondom ZZP-er in Nederland, die er al lang is, is op dit moment nog niet opgelost en de kans is niet groot dat dit voor het einde van dit jaar zal gaan gebeuren. Of de hiervoor beschreven plannen uiteindelijk de gewenste duidelijkheid gaan geven is ook zeker de vraag. Gezien het handhavingsbeleid wijzen wij u wel op een juiste naleving van de in de modelovereenkomst gemaakt afspraken om te voorkomen dat de belastingdienst “Kwaadwillendheid”” zou kunnen stellen. Tevens is het verstandig dat u de ontwikkelingen rondom de vervanging van de Wet DBA nauwgezet blijft volgen en u laat informeren door adviseurs en beroepsorganisaties. Tot slot zou u ook al na moeten gaan denken over de (on)mogelijkheden hoe u met uw huidige ZZP-mondzorgprofessional kan blijven samenwerken als het net zich toch zou gaan sluiten.

Door:
Alex van Dijk, Van Helder, accountancy, belastingadvies en consultancy voor de zorg

/door Lees meer over: Ondernemen, ZZP-er
Voorwaarden voor een succesvol team

Voorwaarden voor een succesvol team

Als tandarts / praktijkhouder van het tandheelkundig team werk je keihard om de praktijk succesvol te laten zijn. Veelal als zorgverlener (tandarts), maar tevens als leider van de praktijk en het team. Waaraan moet je jouw tijd besteden als leider om alles uit het team te halen? Welke voorwaarden dien je als leider te creëren?

Rol van de tandarts

Als tandartsen het over het (gewenste) functioneren van hun team hebben, worden vaak termen gebruikt als: verantwoordelijkheid, proactiviteit, patiëntgerichtheid, empathie en samenwerken. Al deze woorden gaan over hóe mensen hun werk doen. Oftewel, medewerkers wordt gevraagd bepaald gedrag te vertonen. Hiermee rekening houdende vraagt dit van de tandarts / praktijkhouder (oftewel, de leider van het tandheelkundig team) een bepaalde rol van leiding geven. Deze rol gaat in op het formuleren van een praktijkdoel en het zoeken van medewerkers die hierbij passen. Om hen vervolgens te faciliteren, te enthousiasmeren en te helpen de praktijk succesvol te laten zijn en eventueel ook zichzelf te ontwikkelen. Leiderschap vraagt om visie, vertrouwen en het vermogen om los te laten.

Creëren van voorwaarden

Binnen zijn rol als leider van het team dient de tandarts / praktijkhouder de volgende voorwaarden te creëren.

  1. Zorg voor een duidelijke visie en missie (= ambitie)
    De visie en missie zou je ook kunnen formuleren als de kernwaarden en ambitie van het team. Door deze helder te formuleren zijn de uitgangspunten helder voor jezelf en voor het team. Dit geeft richting en toekomst aan de praktijk wat ook de bijdrage voor iedere medewerker aan het succes van de praktijk veel beter inzichtelijk maaktJe kunt op een eenvoudige manier boven water halen wat de kernwaarden zijn binnen het team, oftewel waar jullie met elkaar voor staan. Als je wilt weten waarom je medewerkers iedere dag weer naar de praktijk komen, leg ze dan de volgende vraag voor: “Wat ga je missen als je hier niet meer mag werken?” En waarom is het zo interessant dit te weten? Omdat dat wat je medewerkers missen is wat ze met elkaar delen.
  2. Selecteer medewerkers die passen bij je visie en missie (= gedeelde ambitie)
    Succesvolle teams hebben een gedeelde ambitie, dus bij het selecteren van nieuwe medewerkers is het belangrijk mensen te zoeken met dezelfde ambitie als de praktijk. En selecteer nieuwe medewerkers dus vooral niet om hun vaardigheden.Het doel is alleen mensen aan te nemen die geloven wat jij als tandarts / praktijkhouder gelooft. Mensen die zich dus geïnspireerd voelen hierdoor. Vaardigheden zijn namelijk altijd aan te leren bij medewerkers, maar hun houding en motivatie niet. Door op deze manier een groep van mensen bij elkaar te zetten, creëer je een team van gelijkgestemden. Niet van gelijkgestemde karakters, maar wel van mensen met eenzelfde doel of ambitie.
  3. Maak de praktijk als een ‘warm nest’ voor jouw team
    Belangrijkste punt wellicht om hierbij te vermelden is dat zorg altijd wordt geleverd door mensen. En medewerkers zullen dus niet als kostenpost moeten worden gezien, maar als dé toegevoegde waarde in het leveren van tandheelkundige zorg. Oftewel, op de juiste manier investeren in medewerkers zal zich terugverdienen. Er wordt weleens gezegd: alles wat je aandacht geeft groeit. Dit geldt uiteraard ook voor medewerkers. En dat begint direct bij het aannemen en inwerken van nieuwe medewerkers. Een warm welkom is een belangrijke start. Medewerkers willen namelijk niets liever dan ergens bij horen. Ze willen onderdeel zijn van de praktijk en het team.
  4. Faciliteer ontwikkeling en opleiding
    Eén van de veelgehoorde redenen voor goede medewerkers om te vertrekken is het gebrek aan persoonlijke ontwikkeling en onvoldoende persoonlijke uitdaging. Een reden voor onvrede is ook het ontbreken van de juiste materialen en middelen om het werk goed te kunnen uitvoeren.Uitdaging voor de tandarts / praktijkhouder is dus medewerkers te faciliteren in hun werk met de juiste kennis en de juiste middelen. Het opleiden van medewerkers vergt uiteraard tijd en investering, maar dit verdient zich terug. Enerzijds in de kwaliteit van het werk, maar anderzijds ook in betrokken en gemotiveerd personeel dat loyaal wordt aan een praktijk. En juist die continuïteit van een goed team is een belangrijke voorwaarde voor een succesvol team.
  5. Zorg voor werkzame kaders
    Uitgangspunt is allereerst dat de medewerkers veel verantwoordelijkheid wordt gegeven in het uitvoeren van de werkzaamheden. De medewerkers worden beoordeeld op het resultaat en niet op het uitvoeren van de afzonderlijke taken of procedures. Naast deze ‘vrijheden’ is het heel belangrijk om duidelijke (glasheldere) kaders vast te stellen. De kaders werken niet als een beperking, maar juist als verheldering. De kaders worden gesteld door elke medewerker heel duidelijk te maken waarvoor hij verantwoordelijk is en welk resultaat wordt verwacht. Tevens dient glashelder gemaakt te worden buiten welke grenzen de medewerker zich niet mag bewegen. Dit betekent ook dat je als leider duidelijk optreedt indien de kaders worden doorbroken.
  6. Evalueer de resultaten
    Zonder evaluatie is tijdige bijsturing niet mogelijk. Naast het evalueren van de interne processen is het misschien nog wel belangrijker het ‘welbevinden’ van iedere medewerker te evalueren en samen te kijken naar de toekomst. Het welbevinden van de medewerker staat namelijk in nauw verband met de manier van samenwerken en het enthousiasme waarmee mensen hun werk doen.Gemotiveerde medewerkers zijn altijd op zoek naar informatie over hun presteren om te horen wat zij nog kunnen leren en verbeteren. Met het aanleveren van deze informatie zullen medewerkers nog meer gemotiveerd raken. Iets wat je bijvoorbeeld vaak ziet gebeuren na een functioneringsgesprek. Medewerkers hebben dan (eindelijk) inzicht gekregen in wat goed gaat en waarop zij kunnen verbeteren, waarop zij in de periode daarna weer vol enthousiasme aan de slag gaan. Kortom, het is dus vooral van belang voor de tandarts / praktijkhouder om in gesprek te blijven met je medewerkers. Niet door ze alleen te beoordelen op welke wijze zij hun functie vervullen, maar vooral ook door te beoordelen in hoeverre hun passie en talent tot hun recht komen binnen de praktijk.

Conclusie

Als tandarts / praktijkhouder heb je tevens de rol van ‘leider’ van de praktijk. Binnen deze rol is het advies allereerst (en vooral) te focussen op het creëren van een succesvol team. Zorg wordt namelijk geleverd door mensen en jouw medewerkers zijn dan ook dé toegevoegde (en onderscheidende) factor hierin. In dit artikel is duidelijk aangegeven welke voorwaarden je als leider dient te creëren om een succesvol team te bouwen.

Bron:

Dit artikel is mede gebaseerd op het boek ‘Turbo management’ van Jeroen Busscher. (Business Contact, 2010.)

Door:

Sjoerd Kuiken is eigenaar van Kuiken Praktijkmanagement. Hij adviseert en begeleidt tandartsen in het opzetten van een succesvolle praktijk: financieel gezond, kwalitatieve zorg, prettige werksfeer en professionele mentaliteit. Ook is hij initiatiefnemer van de Dental Management Toolkit, samen met dental INFO. Deze Toolkit biedt online protocollen, video’s en tips, met informatie én praktische oplossingen voor praktijken. Bekijk de documenten voor Management en Organisatie.

/door Lees meer over: Ondernemen, Personeel, Thema A-Z, Werken met plezier