Personeel: Hoe werft u de juiste medewerker?

Een vacature invullen is voor veel tandartspraktijken een niet- alledaags klusje. Hoe pakt u de werving aan, waar zoekt u naar sollicitanten en hoe vinden sollicitanten uw praktijk?

Het functieprofiel

Allereerst is van belang om vast te stellen waar de behoefte ligt. Wat voor persoon zoekt u? Welke competenties moet de nieuwe medewerker hebben? Maar ook: Wat voor persoonlijkheid past binnen uw praktijk? Welke vaardigheden zijn van belang? Kortom, er moet een zogenaamd functieprofiel worden opgesteld dat een duidelijk beeld geeft van de functie en van de persoon die de functie gaat uitvoeren.

Als u een advertentie plaatst voor dit functieprofiel, via werving & selectie bureaus, sociale media of de krant, vergeet dan niet te vermelden wat de tandartspraktijk de kandidaat allemaal te bieden heeft. Een praktijk aantrekkelijk maken voor patiënten is één. Door goede arbeidsvoorwaarden en een fijne werkomgeving in een prettig team te bieden, maakt u de functie nog veel aantrekkelijker voor kandidaten.

Er kan overwogen worden om een stagiaire aan te nemen. Van belang is dan dat er wel genoeg ruimte is om deze stagiaire te begeleiden. Voorop staat dat een stagiaire een goedkope arbeidskracht is, maar er moet daarnaast geïnvesteerd worden in tijd om deze stagiaire dingen uit de praktijk te leren.

De selectie

In lokale – of vakbladen kan geadverteerd worden voor tandarts vacatures, dit kan online, maar ook netwerken op LinkedIn, Facebook kunnen benaderd worden om de vacature bekend te maken. Kunnen sollicitanten bellen of schriftelijk reageren? Binnen welke termijn? Hoeveel kandidaten bent u van plan uit te nodigen? Plan tijd in voor sollicitatiegesprekken en wellicht een korte rondleiding in de praktijk.

Het sollicitatiegesprek

Bereidt u vervolgens voor op het sollicitatiegesprek. De praktijk heeft niet alleen vragen voor de sollicitant, maar de sollicitant zal waarschijnlijk ook vragen hebben voor de praktijk. Maak bijvoorbeeld een checklist met vragen die u de verschillende sollicitanten zou willen stellen. Hierdoor kunt u de antwoorden van de verschillende sollicitanten ook beter achteraf vergelijken.

Uitverkoren?

Heeft u de keuze voor de meest geschikte kandidaat gemaakt, dan komt het moment van aanstelling.
Meld de kandidaat schriftelijk, telefonisch of persoonlijk dat hij of zij aangenomen is. Het is fatsoenlijk om iedere kandidaat te berichten over de uitkomst van de sollicitatie en het liefst persoonlijk. Een kandidaat kan wellicht later nog geschikt zijn. Ook voor de kandidaat is het leerzaam om te horen waarom hij/zij niet is gekozen uit de sollicitanten.

Onderhandeling

Maak vervolgens een afspraak waarin de arbeidsvoorwaarden, de proeftijd en het contract besproken worden. Dit is de fase van onderhandeling. Een kandidaat kan bepaalde eisen stellen, en het is aan u om daarmee akkoord te gaan of niet. Dit is puur een kwestie van vraag en aanbod. De arbeidsvoorwaarden van KNMT kunnen gebruikt worden als richtlijn maar zijn niet per se bindend. Het is aan te raden om eigen arbeidsvoorwaarden en huisregels op te stellen, waarmee u uw praktijk een eigen identiteit geeft. Zo staat niet alleen uw praktijk goed op de kaart, maar leert u nieuwe (maar ook huidige) medewerkers gelijk een professionele manier van werken aan.

Het bieden van aanvullende scholing, kan eveneens als belangrijke arbeidsvoorwaarde worden gezien. Hiermee houdt u de professionaliteit van uw medewerkers in de praktijk op peil.

Een vliegende start

Ook al heeft een nieuwe medewerker veel ervaring, hij moet wel worden ingewerkt. Een vast inwerkprogramma kan heel veel tijd schelen. Zo hoeft de praktijk niet bij iedere nieuwe medewerker (of stagiair) het wiel opnieuw uit te vinden. Het geeft op een vaste manier duidelijk aan hoe de praktijk werkt. Een goed inwerkprogramma geeft niet alleen de huisregels van de praktijk weer, maar laat ook zien met welke protocollen de praktijk werkt en wat er van de nieuwe medewerker of stagiaire verwacht wordt en wie hem of haar gaat begeleiden.

Maak daarnaast een checklist met alle gegevens die u van de nieuwe medewerker of stagiaire nodig heeft. Denk hierbij aan de administratieve verplichtingen voor de salarisadministratie, maar ook de diplomas en de Hepatitis B inenting. Dit is meteen de basis van een goed personeelsdossier.

Monique Heijtel, www.care4hr.nl
Care4HR biedt helder advies over Human Resources, verzorgt trainingen en kan uw personeelszaken uit handen nemen. Het doel is het verbeteren van de prestaties van uw organisatie en de groei van uw medewerkers.

Anna Berends van Loenen