Slecht nieuws: breng het zakelijk

9 juni 2011

Slecht nieuws brengen is lastig. Hoe houdt u het zakelijk, positief en blijft u de dirigent over het gesprek? Acht tips.

1. De juiste persoon
Slecht nieuws moet door de juiste persoon gebracht worden. Dat betekent de direct verantwoordelijke of iemand die een centrale plaats in de organisatie inneemt. Leidinggeven is minder populaire beslissingen durven nemen én presenteren.

2. Niet uitstellen
Wacht niet onnodig met het vertellen van slecht nieuws. Zodra iets speelt, is het verstandig om dit ook direct te melden. Anders zit u uzelf en de werknemer in de weg. Door het direct te vertellen loopt u ook niet het gevaar dat de persoon in kwestie het slechte nieuws per ongeluk van een ander te horen krijgt.

3. Voorbereiding
Bereid het gesprek goed voor. Ga niet af op de automatische piloot of dat enge buikgevoel, maar koers op de feiten. Zorg er ook voor dat u zich tijdens het gesprek niet laat storen.

4. Houding
Het is vreemd om u bij voorbaat empathisch op te stellen naar een medewerker die het slechte nieuws nog van u moet ontvangen. Sommige managers doen dat echter wel. Ze hebben te doen met de medewerker en uiten dit door hun houding. Wees echter zakelijk. Bij het brengen van het slechte nieuws is een formele benadering op zijn plaats. Dit stelt u in staat om vanaf het begin een meer confronterende en zakelijke lichaamstaal aan te nemen.

5. To the point
Formuleer kort de reden van het gesprek en kom direct to the point. Draai niet om het slechte nieuws heen, wees duidelijk en motiveer helder en zonder aarzelingen uw beslissing.

6. Vermijd discussie
Het is belangrijk om de ontvanger even de tijd te geven om het slechte nieuws op de eigen manier te verwerken en ruimte te bieden voor emoties. De gesprekspartner zal ook willen reageren op het slechte nieuws en meestal naar een uitweg zoeken. Laat de ander zijn verhaal vertellen, maar ga niet in discussie. Luister vooral.

7. Samenvatten
Herhaal vervolgens de argumenten van de ander. Herhaal ook uw eigen argumenten, zodat het verschil van inzicht helder wordt. Vat alle hoofdpunten nog eens samen en check per punt of de ander zich in de samenvatting kan vinden.

8. Vervolggesprek
Stel voor nog een tweede gesprek te hebben: niet om alles nog eens even dunnetjes over te doen, maar om er allebei van te leren. Tevens kunt u dan – los van de eerste directe emoties – de zaak netjes afhandelen.

Aanbevolen websites
– Online cursus slecht-nieuws-gesprek (www.leren.nl)
– Zo brengt u slecht nieuws (www.lichaamstaal.nl)