Wtza-verplichtingen voor mondzorgaanbieders

Lees ook de laatste update: Minister Helder stelt jaarverantwoordingsplicht Wtza met 2 jaar uit

1) Meldplicht

Verplichting

Een van de verplichtingen op grond van de Wtza is de meldplicht. De meldplicht geldt voor mondzorgaanbieders die mondzorg gaan verlenen, maar dat op dit moment nog niet doen. Dit worden ook wel ‘nieuwe zorgaanbieders’ genoemd. Dit betreft zowel instellingen, als solistisch werkend zorgverleners (zoals bijvoorbeeld zzp’ers).

Voor mondzorgaanbieders die op 1 januari 2022 of daarna al mondzorg verleenden, gold in principe ook een meldplicht (‘bestaande zorgaanbieders’). De meldtermijn is echter inmiddels verstreken. Het is in dat geval raadzaam om na te gaan of de mondzorgaanbieder was uitgezonderd van de meldplicht op grond van het Uitvoeringsbesluit Wtza. Zo is specifiek voor mondzorgaanbieders relevant dat zorgaanbieders die op 1 januari 2022 in het Landelijk Register Zorgaanbieders (‘LRZa’) stonden, zijn uitgezonderd van de meldplicht. Het lijkt erop dat de meeste mondzorgaanbieders in het LRZa staan. Het is echter wel raadzaam dit voor de eigen mondzorgpraktijk na te gaan; indien er immers een meldplicht gold (en er geen uitzondering van toepassing was) én niet is gemeld, kan dat leiden tot een boete.

Tijdstip en wijze melding

Nieuwe mondzorgaanbieders moeten zich vóór aanvang van de zorgverlening melden bij het CIBG. Deze melding dient niet eerder dan drie maanden voor deze aanvang gedaan te worden. Zorgaanbieders kunnen zich melden via een formulier op de website van het CIBG. In het meldformulier wordt onder andere gevraagd naar de aard van de te verlenen zorg, de (personele en materiële) organisatorische inrichting en voorwaarden aan de kwaliteit van zorg.

Let dus op: er dient gemeld te worden, voordat wordt gestart met de mondzorg.

2) Vergunningplicht

Verplichting

De vergunningplicht geldt voor 2 soorten zorginstellingen (dus niet voor solistisch werkend zorgverleners):

1. Instellingen die medisch specialistische zorg (doen) verlenen
   In de Uitvoeringsregeling Wtza is het begrip ‘medische specialistische zorg’ gedefinieerd. Voor mondzorgaanbieders is relevant dat kaakchirurgie onder dit begrip valt. Indien door of namens een mondzorginstelling dus kaakchirurgische zorg wordt verleend, geldt een vergunningplicht. Dit ongeacht het aantal zorgverleners binnen die instelling.
2. Instellingen die Wlz- of Zvw-zorg (doen) verlenen met meer dan 10 zorgverleners
   Daarnaast geldt een vergunningplicht voor instellingen die Wlz- of Zvw-zorg verlenen met meer dan 10 zorgverleners (dus 11 of meer). Voor ‘gewone’ mondzorgaanbieders (waarbij geen kaakchirurgische zorg wordt verleend) komt het er dus op neer dat een vergunningplicht geldt indien er 11 of meer zorgverleners werkzaam zijn. Voor het tellen van het aantal zorgverleners, is van belang dat alle natuurlijke personen die beroepsmatig (dus betaald) zorg verlenen meetellen. Een stafmedewerker, vrijwilliger of stagiaire telt niet mee. Welke personen binnen de mondzorgpraktijk kwalificeren als zorgverlener, is niet altijd even duidelijk. Van belang is dat gekeken dient te worden naar de feitelijke werkzaamheden. Voor zover een persoon daadwerkelijk zorg(taken) verleent, is dat in principe een zorgverlener in de zin van de Wtza.

Het aantal FTE’s van de zorgverlener, is niet relevant (een zorgverlener die parttime werkt, telt dus mee als één zorgverlener). Daarnaast is ook de juridische basis op grond waarvan de zorgverlener werkzaam is (dus een dienstverband, of een opdracht in geval van bijvoorbeeld zzp’ers) niet relevant. Kortom: het gaat om koppen tellen. Daarbij geldt nog dat uitbesteding van zorg en meerdere vestigingen worden meegeteld: dat betekent dat zorgverleners bij bijvoorbeeld een onderaannemer of een andere locatie van de instelling, meetellen voor het aantal zorgverleners.

Tijdstip en wijze aanvraag vergunning

Zorginstellingen kunnen een vergunning aanvragen via een formulier op de website van het CIBG, en dienen daarbij verschillende vragen te beantwoorden (onder andere over het intern toezicht). De vergunning wordt vervolgens toegekend of geweigerd; in het laatste geval staat daartegen bezwaar en beroep open.

Wanneer is vastgesteld dat een vergunningplicht geldt, is nog van belang dat de vergunning tijdig moet worden aangevraagd. Voor ‘nieuwe zorgaanbieders’ (die op dit moment nog geen zorg verlenen), geldt dat de vergunning voorafgaand aan de zorgverlening aangevraagd (en verkregen) moet zijn. Voor mondzorgaanbieders die op 1 januari 2022 of daarna al mondzorg verleenden (‘bestaande zorgaanbieders’) geldt dat zij vóór 1 januari 2024 een vergunning moeten aanvragen. Gelet op de beoordelingstermijnen van het CIBG en de eisen in de aanvraag, is het raadzaam niet te lang te wachten met de aanvraag.

Let wel op: Indien door of namens een mondzorginstelling dus kaakchirurgische zorg wordt verleend, heeft de mondzorgaanbieder mogelijk automatisch al een Wtza-vergunning omdat eerder sprake was van een actief aangevraagde Wtzi-toelating. Het is raadzaam dit na te vragen bij het CIBG.

Let op: als op dit moment nog geen vergunningplicht geldt omdat er minder dan 11 zorgverleners werkzaam zijn maar op een bepaald moment de grens van 10 zorgverleners wordt overschreden, dient binnen zes maanden na overschrijving van die grens een vergunning aangevraagd worden.

3) Intern toezicht

Verplichting

Sommige (mond)zorgaanbieders moeten daarnaast een interne toezichthouder – zoals een Raad van Commissarissen of een Raad van Toezicht – aanstellen. Specifiek voor mondzorgaanbieders geldt dat een interne toezichthouder verplicht is indien de zorg wordt verleend met meer dan 25 zorgverleners (dus 26 of meer). Als er kaakchirurgische zorg wordt verleend, ligt de grens op meer dan 10 zorgverleners (dus 11 of meer).

Indien is vastgesteld dat een verplichting bestaat om een interne toezichthouder aan te stellen, is van belang dat dit in orde moet zijn vóór de vergunningsaanvraag. Bij de aanvraag dienen hier immers vragen over ingevuld te worden.

Eisen

Aan een interne toezichthouder worden verschillende eisen gesteld. Zo dient de toezichthouder uit drie natuurlijke personen te bestaan en worden er verschillende onafhankelijkheidseisen gesteld. Daarnaast volgt uit de wet- en regelgeving ook (deels) welke taken en bevoegdheden een interne toezichthouder heeft. De taken en bevoegdheden volgen ook uit andere bronnen, zoals de Governancecode Zorg 2022, maar voor veel mondzorgaanbieders zal niet direct de verplichting volgen deze code integraal te volgen.

Mondzorgaanbieders doen er goed aan om advies in te winnen over de eisen die worden gesteld aan de interne toezichthouder, indien de verplichting bestaat om een interne toezichthouder aan te stellen.

4) Financiële verplichtingen

Naast de meldplicht, vergunningplicht en de verplichting om een interne toezichthouder aan te stellen, brengt de (Aanpassingswet) Wtza ook verschillende financiële verplichtingen met zich. Dit ziet op de jaarverantwoordingsplicht en de transparante financiële bedrijfsvoering. In het algemeen geldt dat meer (mond)zorgaanbieders aan deze verplichtingen dienen te voldoen. Welke verplichtingen precies gelden, hangt erg af van de rechtsvorm en de wijze waarop de praktijk wordt uitgeoefend. Mondzorgaanbieders doen er goed aan hier ook advies over in te winnen. De NZa heeft inmiddels verschillende Handreikingen over de openbaarmaking gepubliceerd. Ook is een nieuwe beleidsregel handhaving openbaarmaking jaarverantwoording gepubliceerd en een nieuwe beleidsregel Transparante bedrijfsvoering en verbod op winstoogmerk.

Door:
Mr. Nina Amini Abyaneh, www.eldermans-geerts.nl
Advocaten | Zorgmakelaars | Juristen | Adviseurs in de zorg