Zo voert u een ontslaggesprek

Niemand zal met plezier een ontslaggesprek voeren. Toch is dit soms noodzakelijk. Hoe voert u zon gesprek op een goede manier?

Doelen
Het ontslaggesprek kent drie doelen:
het overbrengen van de boodschap: de werknemer wordt ontslagen.
het opvangen van de emoties van de werknemer.
het bevorderen van de acceptatie: de werknemer moet begrijpen dat het nieuws definitief is en niet onderhandelbaar.

Voorbereiding
Wanneer u iemand ontslaat dient u zich aan de wet te houden. Check dus of u alles volgens de regels doet. Past u de opzegtermijn correct toe? Is het personeelsdossier in orde?
Daarnaast verdiept u zich in de redenen van ontslag. Wat is er aan het ontslag vooraf gegaan? Kan hij zijn taakomschrijving niet aan, lukt het hem niet te verbeteren, is er een andere reden bij hem, of ligt de reden bij u, bijvoorbeeld in bezuinigingen? Bereid u goed voor en inventariseer de redenen van ontslag die u aan de werknemer gaat voorleggen.

Twee à drie solide, zakelijke redenen zijn voldoende
U onderzoekt of u de persoon kan en wil helpen bij het zoeken naar een andere baan. Indien u daar mogelijkheden voor ziet, kunt u dat meenemen in het gesprek.
U denkt na over het karakter van de persoon die u wilt ontslaan. Welke reactie kunt u verwachten? Hoe kunt u daar het beste op anticiperen?
Mogelijk roept het ontslag of het ontslaggesprek ook bij u emoties op. Hoe zit u in het gesprek? Sta hier voor het gesprek bij stil, om verrassingen over uzelf te voorkomen.

Zorg voor privacy
Een ontslaggesprek voert u in een aparte ruimte, zonder bijzijn van collegas en met de deur dicht.

Kom snel ter zake
Het eerste doel van een ontslaggesprek is de boodschap dat de werknemer ontslagen wordt, duidelijk over te brengen. Laat de werknemer het niet zelf ontdekken met vragen als hoe vind je het zelf gaan. Een ontslaggesprek is niet de gelegenheid om vriendschap te sluiten met de persoon die u ontslaat. Uiteraard vertelt u het netjes, maar draai niet om de hete brij heen. Laat blijken dat uw beslissing definitief is.

Laat de werknemer stoom afblazen
Een ontslag is een emotionele gebeurtenis. Reacties variëren van ongeloof tot woede en van verdriet tot opluchting over duidelijkheid. Vang de werknemer op door te hem te laten praten. Ga niet in discussie en ga niet in op verwijten, alles wat u nu zegt verergert de situatie. Troost de werknemer niet, dat is een rol die niet bij u past als brenger van het slechte nieuws. U luistert en kunt af en toe vragen stellen.

Geef de redenen van het ontslag
U beargumenteert de redenen van het ontslag. Beperk u tot aantoonbare feiten en houd het simpel. Redenen die voor u belangrijk zijn, kunt u eventueel toelichten. Indien u een argument vaker moet uitleggen, gebruik dan dezelfde woorden opnieuw, zodat er geen ruimte voor een verkeerde interpretatie kan ontstaan. Vermijd ook hier discussie. Eventueel kunt u in een vervolggesprek verder op de redenen ingaan. Wijs de ontslagen werknemer op zijn rechten. Indien u hem wilt helpen, geef dan aan waarmee, bijvoorbeeld het zoeken van een andere baan.

Afronding
Probeer het gesprek zo goed mogelijk af te ronden. Besteed aandacht aan wat er na het gesprek gaat gebeuren. Wie vertelt het de collegas? Stelt u de medewerker per onmiddellijk op non-actief of blijft hij nog enige tijd bij u werken? Hoe zit het met de sleutels, toegangspasjes en andere eigendommen van de praktijk? Er zullen financiële zaken moeten worden afgehandeld. Maak een vervolgafspraak om een en ander verder te kunnen bespreken.

Bron: BusinessCompleet.nl